Template konfirmasi pesanan gratis (konfirmasi pesanan pembelian)

Ketika pembeli mengirimkan pesanan pembelian (PO), pemasok sebaiknya mengonfirmasinya secara tertulis: apa yang akan dikirim, dengan harga berapa dan kapan, serta apakah ada yang berbeda dari pesanan. Lembar ini mengulang setiap baris PO di samping kuantitas, harga, dan tanggal pengiriman yang dikonfirmasi, menandai baris yang berubah, serta mencantumkan aturan Incoterms, syarat pembayaran, dan dokumen, sehingga kedua pihak memulai produksi dengan pemahaman yang sama.

Unduh .xlsx Semua template gratis →

Konfirmasi pesanan – Contoh yang diisi dengan generator gratis (data contoh)

Isi template

Pemasok dan pembeli, nomor dan tanggal konfirmasi, nomor dan tanggal PO
Setiap baris PO dengan barang, kuantitas pesanan, dan harga satuan pesanan
Kuantitas, harga satuan, dan tanggal pengiriman yang dikonfirmasi untuk setiap baris, dengan jumlah yang dihitung dengan rumus
Penanda perubahan pada setiap baris yang konfirmasinya berbeda dari PO, dengan rumus
Aturan Incoterms dan tempat yang disebutkan, mata uang, dan syarat pembayaran
Pengemasan, dokumen, dan inspeksi, sesuai kesepakatan
Catatan tentang setiap perubahan dan hal yang perlu diterima pembeli
Tanda tangan pemasok dan penerimaan pembeli atas perubahan tersebut

Sumber

Panduan terkait

Apa Itu CISG? Kapan Berlaku untuk Kontrak Ekspor dan Apa yang Perlu DicantumkanApa itu Konvensi Perserikatan Bangsa-Bangsa tentang Kontrak Jual Beli Barang Internasional (CISG), dari 97 negara mana saja yang menerapkannya…Apa Itu Proforma Invoice? Perbedaan dengan Commercial Invoice dan Aturan Bea CukaiProforma invoice vs commercial invoice: fungsi masing-masing, kapan bea cukai atau bank menolak proforma (19 CFR 141.91, UCP 600 Art. 18), sampel…Syarat Pembayaran Ekspor: T/T, L/C, D/P, D/A, Open AccountPerbandingan T/T di muka, deposit 30% dan pelunasan 70% terhadap copy B/L, L/C, D/P, D/A, dan open account: siapa yang menanggung risiko, cara…Kesalahan Umum Incoterms 2020: FOB vs FCA, EXW, DDP, Asuransi CIFKesalahan Incoterms 2020 yang paling sering dibuat eksportir: FOB atau CIF untuk kontainer, jebakan EXW dan DDP, tempat yang tidak jelas, asuransi…

Mengapa perlu mengonfirmasi pesanan pembelian

Konfirmasi tertulis menunjukkan bahwa pemasok telah menerima pesanan dan atas syarat apa. Konfirmasi ini membantu mendeteksi kesalahan sejak dini, seperti harga lama, kuantitas yang tidak sesuai dengan isi karton penuh, atau tanggal pengiriman yang tidak dapat dipenuhi pabrik, serta memberi kedua pihak satu acuan untuk produksi, proforma invoice, dan commercial invoice.

Perubahan merupakan penawaran balik

Berdasarkan Konvensi Perserikatan Bangsa-Bangsa tentang Kontrak Jual Beli Barang Internasional (CISG), jika berlaku, balasan yang menambah atau mengubah ketentuan merupakan penolakan, dan penawaran balik apabila perubahan tersebut bersifat material, misalnya harga, pembayaran, mutu dan kuantitas, tempat dan waktu penyerahan, tanggung jawab, atau penyelesaian sengketa. Karena itu, apabila konfirmasi mengubah suatu baris, tandai dengan jelas dan minta pembeli menerima perubahan tersebut secara tertulis.

Baris demi baris, dengan referensi yang sama

Pertahankan nomor baris PO dan kode barang pembeli, tampilkan nilai pesanan dan nilai yang dikonfirmasi secara berdampingan, dan biarkan lembar ini menandai perbedaannya. Ulangi aturan Incoterms dan tempat yang disebutkan, syarat pembayaran, pengemasan, serta dokumen yang diperlukan, dan gunakan referensi yang sama pada proforma invoice, commercial invoice, dan packing list berikutnya.

Pertanyaan umum

Apa itu konfirmasi pesanan (order acknowledgement)?

Konfirmasi tertulis dari pemasok atas suatu pesanan pembelian, yang menyatakan barang, kuantitas, harga, tanggal pengiriman, dan syarat yang diterimanya, serta setiap perubahan.

Apakah konfirmasi pesanan sama dengan proforma invoice?

Tidak persis. Konfirmasi pesanan mengonfirmasi pesanan pembeli; proforma invoice menyatakan harga dan syarat, sering kali untuk meminta pembayaran atau izin impor. Banyak pemasok mengirimkan keduanya, dengan referensi yang sama.

Bagaimana jika syarat yang dikonfirmasi berbeda dari PO?

Tandai perubahan dengan jelas dan minta pembeli menerimanya secara tertulis. Berdasarkan CISG, jika berlaku, perubahan yang bersifat material membuat balasan tersebut menjadi penawaran balik, bukan penerimaan.

Kapan pemasok sebaiknya mengirim konfirmasi pesanan?

Sesegera mungkin setelah menerima pesanan pembelian, dan sebelum membeli bahan atau memulai produksi.

Apakah template ini menghitung jumlahnya?

Ya. Template mengalikan kuantitas yang dikonfirmasi dengan harga satuan yang dikonfirmasi untuk setiap baris, menjumlahkan total pesanan, dan menandai baris yang kuantitas, harga, atau tanggalnya berbeda dari PO.

Alat gratis lainnya

Bagikan ke rekan kerjaWhatsApp LinkedIn X

Triplicate gratis dan terus diperbaiki. Merasa terbantu? Dukung Triplicate ♥