Mẫu giấy chứng nhận chất lượng miễn phí (do nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu cấp)

Giấy chứng nhận chất lượng là văn bản có chữ ký xác nhận hàng hóa đã giao đáp ứng thông số kỹ thuật đã thỏa thuận. Mẫu này dùng cho trường hợp người mua hoặc thư tín dụng chấp nhận giấy chứng nhận do chính nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu cấp. Đây không phải là giấy chứng nhận phân tích (certificate of analysis) của phòng thí nghiệm hay giấy chứng nhận giám định độc lập.

Tải .xlsx Tất cả mẫu miễn phí →

Giấy chứng nhận chất lượng – Ví dụ được điền bằng công cụ tạo miễn phí (dữ liệu mẫu)

Mẫu bao gồm những gì

Tên và địa chỉ bên cấp (nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu), số và ngày của giấy chứng nhận
Người mua hoặc người nhận hàng, số hợp đồng hoặc đơn hàng, số hóa đơn và, nếu theo thư tín dụng, số L/C
Số chứng từ vận tải và ký mã hiệu hàng hóa
Mô tả sản phẩm, HS code, số lượng và quy cách đóng gói
Số lô sản xuất, ngày sản xuất và thời hạn sử dụng hoặc ngày hết hạn
Thông số kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn dùng để kiểm tra hàng hóa
Từng chỉ tiêu chất lượng kèm giới hạn quy định và kết quả
Tuyên bố phù hợp kèm họ tên, chức danh và chữ ký của người có thẩm quyền

Nguồn tham khảo

Hướng dẫn liên quan

Bất hợp lệ trong thư tín dụng: vì sao ngân hàng từ chốiNhững lý do phổ biến nhất khiến ngân hàng từ chối chứng từ theo thư tín dụng, dựa trên UCP 600 và ISBP 821, kèm checklist trước khi xuất trình…Letter of credit (L/C) là gì? Quy trình từng bước cho nhà xuất khẩuHướng dẫn L/C cho nhà xuất khẩu: các bên tham gia, từ hóa đơn chiếu lệ đến khi L/C được phát hành, kiểm tra và sửa đổi, thời hạn giao hàng và xuất…Các loại thư tín dụng (UCP 600): trả ngay, trả chậm, xác nhận, chuyển nhượngCác loại thư tín dụng theo UCP 600: không thể hủy ngang theo mặc định, thanh toán trả ngay, thanh toán chậm, chấp nhận hối phiếu, thương lượng,…Phương thức thanh toán xuất khẩu: T/T, L/C, D/P, D/A, ghi sổSo sánh T/T trả trước, đặt cọc 30% và 70% khi có copy B/L, L/C, D/P, D/A và ghi sổ (open account): ai chịu rủi ro, mỗi phương thức vận hành ra sao…

Ai có thể cấp

Nếu thư tín dụng yêu cầu giấy chứng nhận chất lượng mà không nói ai cấp, thì bất kỳ bên nào, kể cả người thụ hưởng, đều có thể cấp (ICC Banking Commission, Technical Advisory Briefing No. 8, 2023). Nếu thư tín dụng gọi bên cấp là độc lập, chính thức hoặc có đủ năng lực, người thụ hưởng không thể cấp (UCP 600 điều 3), và nếu thư tín dụng nêu tên một công ty giám định hay phòng thí nghiệm thì chỉ giấy chứng nhận của bên đó mới được chấp nhận. Giấy chứng nhận do người bán cấp cũng có thể không đáp ứng hợp đồng mua bán, vì vậy hãy thống nhất với người mua.

Hãy chứng nhận, đừng chỉ chép lại thư tín dụng

Giấy chứng nhận phải chứng nhận một điều gì đó: nêu rõ hàng của lô sản xuất đã giao đã được kiểm tra và phù hợp với thông số kỹ thuật nêu tên, đồng thời thể hiện các kết quả. ICC lưu ý rằng người thụ hưởng thường chỉ lặp lại nội dung của thư tín dụng thay vì chứng nhận. Giống mọi giấy chứng nhận theo thư tín dụng, nó phải có chữ ký (ISBP 821, đoạn A3), và dữ liệu trong đó, như người nhận hàng và ký mã hiệu, không được mâu thuẫn với các chứng từ khác (UCP 600 điều 14(d)).

Khi giấy chứng nhận của người bán chưa đủ

Một số người mua, ngân hàng và nước nhập khẩu yêu cầu bên thứ ba. Giấy chứng nhận phân tích phải cho thấy đã tiến hành phân tích, thường do phòng thí nghiệm thực hiện, và một số nước yêu cầu giấy chứng nhận phù hợp từ tổ chức kiểm tra được chấp thuận trước khi giao hàng, chẳng hạn chương trình xác minh sự phù hợp trước khi xuất khẩu (PVoC) của Kenya. Chỉ dùng mẫu này khi giấy chứng nhận của nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu được chấp nhận.

Câu hỏi thường gặp

Giấy chứng nhận chất lượng trong xuất khẩu là gì?

Văn bản có chữ ký nêu rằng hàng hóa đã giao đáp ứng thông số kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn đã thỏa thuận, thường kèm số lô sản xuất và các kết quả thử nghiệm chính. Do nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu cấp, hoặc do công ty giám định hay phòng thí nghiệm cấp khi hợp đồng hoặc thư tín dụng yêu cầu bên thứ ba.

Nhà xuất khẩu có thể tự cấp giấy chứng nhận chất lượng theo thư tín dụng không?

Có, nếu thư tín dụng không nói ai phải cấp (ICC Technical Advisory Briefing No. 8). Nếu thư tín dụng yêu cầu bên cấp độc lập, chính thức hoặc có đủ năng lực, hoặc nêu tên một công ty giám định, thì giấy chứng nhận do chính người thụ hưởng cấp sẽ không phù hợp.

Giấy chứng nhận chất lượng khác giấy chứng nhận phân tích thế nào?

Giấy chứng nhận chất lượng nêu rằng hàng hóa phù hợp với một thông số kỹ thuật. Giấy chứng nhận phân tích báo cáo kết quả phân tích hàng hóa và phải cho thấy đã tiến hành phân tích, thường do phòng thí nghiệm thực hiện. Khi thư tín dụng yêu cầu loại này thì loại kia không thay thế được, trừ khi chứng từ làm đúng điều thư tín dụng yêu cầu.

Giấy chứng nhận có nên ghi số hóa đơn và số B/L không?

Nên ghi, đó là thông lệ tốt để giấy chứng nhận gắn rõ với lô hàng. Theo thư tín dụng, mọi dữ liệu ghi trên đó, như người nhận hàng, ký mã hiệu hoặc mô tả hàng hóa, không được mâu thuẫn với thư tín dụng và các chứng từ khác.

Giấy chứng nhận chất lượng có cần ngày tháng và chữ ký không?

Phải có chữ ký (ISBP 821, đoạn A3). Ghi ngày là lựa chọn an toàn, và các kết quả phải thuộc về lô sản xuất thực tế đã giao.

Công cụ miễn phí khác

Chia sẻ với đồng nghiệpWhatsApp LinkedIn X

Triplicate miễn phí và ngày càng tốt hơn. Bạn thấy hữu ích chứ? Ủng hộ Triplicate ♥