Mẫu thư xuất trình chứng từ theo thư tín dụng (L/C) miễn phí

Khi xuất trình bộ chứng từ vận chuyển theo thư tín dụng, ngân hàng của bạn thường yêu cầu một thư xuất trình (covering letter) hoặc mẫu riêng của ngân hàng, trong đó liệt kê thư tín dụng, số tiền bạn yêu cầu thanh toán, từng chứng từ cùng số bản gốc và bản sao, và việc cần làm nếu có sai biệt. Hãy điền vào mẫu này, hoặc dùng để đối chiếu với mẫu của ngân hàng trước khi đến.

Tải .xlsx Tất cả mẫu miễn phí →

Thư xuất trình chứng từ L/C – Ví dụ được điền bằng công cụ tạo miễn phí (dữ liệu mẫu)

Mẫu bao gồm những gì

Gửi ngân hàng được chỉ định, ngân hàng chiết khấu hoặc ngân hàng thông báo, kèm ngày tháng và số tham chiếu của bạn
Số thư tín dụng, ngày phát hành, ngân hàng phát hành và ngày hết hạn
Người thụ hưởng (bạn) và người yêu cầu mở thư tín dụng (người mua), đúng như trong thư tín dụng
Số tiền yêu cầu thanh toán và loại tiền, cùng số hối phiếu và kỳ hạn nếu thư tín dụng yêu cầu hối phiếu
Từng chứng từ xuất trình kèm số bản gốc và bản sao
Thông tin lô hàng: số và ngày của chứng từ vận tải, tàu hoặc chuyến bay, các cảng
Việc ngân hàng cần làm nếu phát hiện sai biệt, và nơi nhận tiền thanh toán
Họ tên, chức danh và chữ ký của người có thẩm quyền

Nguồn tham khảo

Hướng dẫn liên quan

Bất hợp lệ trong thư tín dụng: vì sao ngân hàng từ chốiNhững lý do phổ biến nhất khiến ngân hàng từ chối chứng từ theo thư tín dụng, dựa trên UCP 600 và ISBP 821, kèm checklist trước khi xuất trình…Letter of credit (L/C) là gì? Quy trình từng bước cho nhà xuất khẩuHướng dẫn L/C cho nhà xuất khẩu: các bên tham gia, từ hóa đơn chiếu lệ đến khi L/C được phát hành, kiểm tra và sửa đổi, thời hạn giao hàng và xuất…Các loại thư tín dụng (UCP 600): trả ngay, trả chậm, xác nhận, chuyển nhượngCác loại thư tín dụng theo UCP 600: không thể hủy ngang theo mặc định, thanh toán trả ngay, thanh toán chậm, chấp nhận hối phiếu, thương lượng,…Cách lập hối phiếu (draft) trong xuất khẩu: D/P, D/A và thư tín dụngHối phiếu là gì, ai là người ký phát, người trả tiền và người nhận tiền, kỳ hạn trả ngay và trả chậm, số tiền bằng chữ và bằng số, cùng các quy…

Xuất trình đúng hạn: 21 ngày và ngày hết hạn

Theo UCP 600, bộ chứng từ xuất trình có kèm chứng từ vận tải gốc phải được xuất trình chậm nhất 21 ngày theo lịch sau ngày giao hàng, và trong mọi trường hợp không muộn hơn ngày hết hạn của thư tín dụng (điều 14(c)), trừ khi thư tín dụng quy định thời hạn khác. Ngân hàng có tối đa 5 ngày làm việc của ngân hàng sau ngày xuất trình để quyết định bộ chứng từ có phù hợp hay không (điều 14(b)), vì vậy hãy xuất trình sớm đủ để kịp sửa sai biệt trước hạn chót.

Liệt kê mọi chứng từ đúng tên theo thư tín dụng

Dùng đúng tên chứng từ cũng như số bản gốc và bản sao mà thư tín dụng yêu cầu, và kiểm tra để các dữ liệu như mô tả hàng hóa, số tiền, ngày tháng và tên gọi không mâu thuẫn giữa các chứng từ (UCP 600 điều 14(d)). Mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong thư tín dụng (điều 18(c)). Hãy giữ một bản sao của thư xuất trình và của mọi chứng từ bạn giao.

Nói rõ cách xử lý khi có sai biệt

Nếu ngân hàng phát hiện sai biệt, ngân hàng phát hành có thể tự quyết định liên hệ người yêu cầu mở thư tín dụng để xin miễn trừ (waiver) sai biệt (UCP 600 điều 16(b)). Hãy cho ngân hàng của bạn biết nên liên hệ bạn trước, gửi bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành theo cơ sở chờ chấp thuận (approval basis), hay trả lại để sửa. Lưu ý rằng ngân hàng không có nghĩa vụ thanh toán theo bộ chứng từ có sai biệt, nên thường tốt hơn là sửa kịp thời.

Câu hỏi thường gặp

Thư xuất trình chứng từ L/C là gì?

Là thư hoặc bảng kê mà người thụ hưởng giao cho ngân hàng cùng bộ chứng từ xuất trình theo thư tín dụng. Thư nêu rõ thư tín dụng và số tiền yêu cầu thanh toán, liệt kê chứng từ kèm số bản gốc và bản sao, và đưa ra hướng dẫn về sai biệt và thanh toán.

Tôi có bao lâu để xuất trình chứng từ theo thư tín dụng?

Theo UCP 600 điều 14(c), chậm nhất 21 ngày theo lịch sau ngày giao hàng khi bộ chứng từ xuất trình có kèm chứng từ vận tải gốc, và không bao giờ sau ngày hết hạn của thư tín dụng, trừ khi thư tín dụng quy định thời hạn khác.

Ngân hàng có bao lâu để kiểm tra chứng từ?

Mỗi ngân hàng kiểm tra chứng từ có tối đa 5 ngày làm việc của ngân hàng sau ngày xuất trình để quyết định bộ chứng từ có phù hợp hay không (UCP 600 điều 14(b)).

Tôi có thể dùng mẫu riêng của ngân hàng thay thế không?

Có. Nhiều ngân hàng có mẫu xuất trình hoặc chiết khấu riêng và có thể yêu cầu dùng mẫu đó. Mẫu này giúp bạn chuẩn bị cùng những thông tin đó và kiểm tra xem có thiếu gì không.

Điều gì xảy ra nếu chứng từ có sai biệt?

Ngân hàng có thể từ chối thanh toán (honour) hoặc chiết khấu (negotiate). Ngân hàng phát hành có thể hỏi người yêu cầu mở thư tín dụng xem họ có miễn trừ sai biệt hay không (UCP 600 điều 16(b)); cho đến lúc đó, ngân hàng không có nghĩa vụ thanh toán. Nếu còn thời gian, hãy sửa chứng từ và xuất trình lại trước hạn chót.

Công cụ miễn phí khác

Chia sẻ với đồng nghiệpWhatsApp LinkedIn X

Triplicate miễn phí và ngày càng tốt hơn. Bạn thấy hữu ích chứ? Ủng hộ Triplicate ♥