Mẫu danh mục kiểm tra chứng từ xuất khẩu miễn phí (bảng theo dõi từng lô hàng)

Một danh sách cho mỗi lô hàng

Nhiều sự chậm trễ ở cuối một lô hàng xuất phát từ một chứng từ không ai đốc thúc: giấy chứng nhận xuất xứ chưa từng được xin cấp, bản nháp vận đơn đang chờ duyệt, hay giấy chứng nhận bảo hiểm còn thiếu trong bộ chứng từ theo thư tín dụng. Danh mục kiểm tra cho từng lô hàng cho thấy ngay cần chứng từ nào, ai phát hành và chứng từ đang ở đâu.

Cần những chứng từ nào

Bộ chứng từ cốt lõi thường gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải và tờ khai xuất khẩu. Các chứng từ khác tùy thuộc vào hàng hóa, quy tắc Incoterms (bảo hiểm theo CIF và CIP), nơi đến, người mua và điều kiện thanh toán. Chỉ đánh dấu những gì lô hàng này cần, và đối chiếu hướng dẫn của người mua hoặc thư tín dụng để biết danh sách chính xác, số bản gốc và bản sao, cũng như cách diễn đạt.

Bản nháp, duyệt và gửi đi

Hãy gửi bản nháp sớm và đề nghị người mua duyệt trước khi phát hành bản gốc, đặc biệt là vận đơn và giấy chứng nhận xuất xứ vì rất khó sửa sau này. Ghi lại thời điểm gửi chứng từ bản cuối và mã theo dõi chuyển phát nhanh. Với thư tín dụng, hãy xuất trình chứng từ trong thời hạn thư tín dụng quy định và trước khi thư tín dụng hết hiệu lực (theo UCP 600, mặc định không muộn hơn 21 ngày theo lịch sau ngày giao hàng khi có kèm chứng từ vận tải bản gốc).