Modèle gratuit de liste de contrôle des documents d'export (suivi par expédition)

Une liste par expédition

Bien des retards en fin d'expédition viennent d'un document que personne n'a relancé : un certificat d'origine jamais demandé, un projet de connaissement en attente d'approbation, un certificat d'assurance absent d'un jeu de documents de crédit documentaire. Une liste de contrôle par expédition montre d'un coup d'œil ce qui est nécessaire, qui l'émet et où il en est.

Quels documents sont nécessaires

Le socle comprend généralement la facture commerciale, la liste de colisage, le document de transport et la déclaration d'exportation. Les autres documents dépendent de la marchandise, de la règle Incoterms (assurance sous CIF et CIP), de la destination, de l'acheteur et des conditions de paiement. Ne cochez que ce dont cette expédition a besoin, et vérifiez dans les instructions de l'acheteur ou dans le crédit documentaire la liste exacte, le nombre d'originaux et de copies, ainsi que le libellé.

Projets, approbation et envoi

Envoyez les projets tôt et demandez à l'acheteur de les approuver avant l'émission des originaux, en particulier le connaissement et le certificat d'origine, difficiles à corriger par la suite. Notez la date d'envoi des documents définitifs et la référence de l'envoi express. Avec un crédit documentaire, présentez les documents dans le délai fixé par le crédit (selon l'UCP 600, par défaut au plus tard 21 jours calendaires après l'expédition lorsque des documents de transport originaux sont inclus) et avant l'expiration du crédit.