Documents d'export : checklist et qui délivre chaque document

Le jeu de base et qui délivre chaque document

La plupart des documents d'export proviennent du vendeur. Le transporteur, ou un transitaire agissant comme transporteur, émet le document de transport ; l'exportateur ou son commissionnaire en douane dépose la déclaration d'exportation ; les chambres de commerce, les assureurs et les organismes d'inspection délivrent les certificats. Établissez d'abord les documents commerciaux, car les autres en reprennent les données.

En EXW, l'acheteur doit s'occuper du dédouanement à l'export, le vendeur ne faisant que l'assister. Si vous chargez malgré tout la marchandise ou déposez vous-même la déclaration d'exportation, vendez plutôt en FCA dans vos locaux (voir la note de Triplicate sur les erreurs courantes d'Incoterms).

• Facture pro forma (vendeur) : l'offre ou la confirmation de prix avant l'expédition. L'acheteur approuve la commande, paie d'avance ou demande un crédit documentaire sur cette base et, dans certains pays, s'en sert pour obtenir une licence d'importation ou acheter des devises.
• Facture commerciale (vendeur) : la facture définitive de la marchandise effectivement expédiée, une par expédition. La douane s'en sert pour vérifier la nature, la valeur et l'origine de la marchandise, et les banques paient contre elle dans le cadre d'un crédit.
• Liste de colisage (vendeur) : le contenu de chaque colis, avec numéros de cartons, quantités, poids net et brut, dimensions et marques ; les prix restent généralement sur la facture. L'Inde cite une commercial invoice cum packing list (facture commerciale avec liste de colisage) parmi les documents d'export obligatoires.
• Shipping instruction (du vendeur au transitaire ou au transporteur) : chargeur, destinataire, partie à notifier, marques, description, colis, poids brut et volume, et type de B/L souhaité. Le transporteur reporte ces éléments sur le connaissement.
• Déclaration d'exportation (exportateur, ou son commissionnaire en douane ou agent) : en Inde, un shipping bill déposé sur ICEGATE, après quoi la douane émet le Let Export Order ; aux États-Unis, les Electronic Export Information déposées dans l'AES par la partie principale intéressée américaine (USPPI) ou son agent.

Document de transport : connaissement, sea waybill ou lettre de transport aérien (AWB)

Le transporteur, ou un transitaire agissant comme transporteur, émet le document de transport lorsqu'il prend en charge la marchandise. Un connaissement (B/L) est le reçu de la marchandise et la preuve du contrat de transport, et un original établi « à ordre » est aussi un titre représentatif de la marchandise : le détenteur d'un original peut la réclamer. Les originaux sont normalement émis en un jeu, souvent de trois (« 3/3 »), et une fois l'un d'eux remis à destination, les autres sont nuls.

Un sea waybill n'est pas négociable : le destinataire nommé retire la marchandise sur justification d'identité, sans original. Un telex release n'est pas un document distinct ; les originaux sont rendus à l'origine et le transporteur libère la marchandise sans eux. Si vous passez par un transitaire (NVOCC), vous recevez son B/L house, tandis que le transitaire détient le B/L master de la compagnie maritime. Le fret aérien voyage sous une lettre de transport aérien et les colis express sous la lettre de transport du coursier.

Choisissez le document en fonction des conditions de paiement. Si vous comptez sur le papier pour être payé, comme pour un solde contre copie de B/L, un D/P ou la plupart des crédits documentaires, expédiez sur des connaissements originaux à ordre et conservez le jeu complet jusqu'au paiement, ou remettez-le à votre banque. Un sea waybill ou un telex release convient à un paiement d'avance ou à un acheteur de confiance (voir la note de Triplicate sur le telex release, le sea waybill et le B/L original).

Certificat d'origine, assurance et numéros d'enregistrement

Un certificat d'origine (C/O) n'est nécessaire que lorsque le pays importateur, le contrat ou un crédit documentaire l'exige, ou lorsque l'importateur réclame un taux issu d'un accord commercial. Un C/O non préférentiel indique où les marchandises ont été fabriquées et émane généralement d'une chambre de commerce, dans quelques pays d'un organisme public (au Viêt Nam, le ministère de l'Industrie et du Commerce depuis le 5 mai 2025). Une preuve préférentielle est, selon l'accord, un certificat de la douane ou d'un autre organisme émetteur, comme le Form E, le Form RCEP ou un EUR.1, ou une déclaration de l'exportateur, du producteur ou de l'importateur (voir la note de Triplicate sur les certificats d'origine).

Seuls CIF et CIP obligent le vendeur à assurer : CIF au moins selon les Institute Cargo Clauses (C), CIP selon les clauses (A), pour au moins le prix du contrat majoré de 10 %, sauf accord contraire. Dans le cadre d'un crédit documentaire, le document d'assurance doit être émis et signé par un assureur, un souscripteur ou leur agent nommé, et non par une note de couverture de courtier ; il doit être libellé dans la devise du crédit, pour au moins 110 % de la valeur CIF ou CIP sauf indication contraire du crédit, et daté au plus tard de l'expédition ou montrer une couverture à compter de cette date. Certains pays, comme le Brésil et le Nigeria, n'autorisent pas l'assurance transport étrangère à l'import ; vérifiez donc avant de vendre en CIF ou CIP vers ces pays.

La douane identifie les parties par leurs numéros d'enregistrement, et les commissionnaires et les transporteurs les recopient souvent depuis la facture commerciale et la liste de colisage ; indiquez donc sur ces documents les numéros de l'exportateur et de l'importateur.

• UE : toute entreprise établie dans l'UE a besoin d'un numéro EORI pour importer, exporter ou faire transiter des marchandises ; une entreprise hors UE n'en a besoin que pour certaines activités, comme le dépôt de déclarations en son nom. Un numéro de TVA n'est pas un EORI.
• Royaume-Uni : un GB EORI (GB suivi de 12 chiffres) pour déplacer des marchandises entre la Grande-Bretagne et d'autres pays, et un numéro XI pour acheminer des marchandises vers l'Irlande du Nord depuis la Grande-Bretagne, ou depuis l'Irlande du Nord vers un pays hors UE.
• Inde : un Importer-Exporter Code (IEC) délivré par la DGFT, identique aux 10 caractères du PAN de l'entreprise, à mettre à jour chaque année d'avril à juin ; le code AD de la banque enregistré sur ICEGATE ; et, pour exporter sans payer l'IGST, une Letter of Undertaking (LUT) déposée à chaque exercice fiscal.

Documents qui dépendent du produit

Vérifiez la marchandise avant de coter, car certains de ces documents prennent du temps et doivent exister avant le chargement. Une petite quantité ou une exonération de droits n'écarte pas les règles applicables au produit : des échantillons de produits alimentaires, de cosmétiques ou de marchandises contenant des batteries au lithium peuvent exiger les mêmes autorisations, enregistrements ou manutention de marchandises dangereuses qu'une commande complète.

• Licence d'exportation ou autorisation générale (exportateur, auprès de son autorité nationale) : pour les biens à double usage listés, comme ceux de l'annexe I du règlement (UE) 2021/821, et pour certains produits américains dotés d'un ECCN sur la Commerce Control List, selon la destination et l'utilisation finale. La plupart des biens de consommation ne sont pas listés, mais filtrez quand même l'acheteur, le destinataire et l'utilisateur final.
• Déclaration de marchandises dangereuses (chargeur, signée par un personnel formé) : une Shipper's Declaration for Dangerous Goods par voie aérienne, ou une déclaration de marchandises dangereuses et un certificat d'empotage du conteneur par voie maritime selon le Code IMDG. Les transitaires et les compagnies aériennes demandent la fiche de données de sécurité (SDS), dont la section 14 donne les données de transport, et les batteries au lithium exigent un résumé d'essais UN 38.3. Le parfum (UN1266), les aérosols (UN1950) et les batteries au lithium sont des cas courants ; les petites batteries au lithium peuvent relever de règles allégées.
• Emballage en bois ISPM 15 (fournisseur des palettes ou des caisses, sous l'autorité de l'organisation nationale de la protection des végétaux) : les palettes, caisses et bois de calage en bois massif doivent être écorcés, traités et revêtus de la marque IPPC, qui remplace un certificat phytosanitaire. Indiquez l'emballage et son statut ISPM 15 sur la liste de colisage ; n'obtenez un certificat de traitement que si l'acheteur, la banque ou la destination le demande.
• Enregistrements de produits (autorité de régulation de la destination, demandés par le fabricant, l'importateur ou une personne responsable locale, selon la règle) : par exemple l'enregistrement d'établissement FDA et le prior notice pour chaque envoi alimentaire vers les États-Unis, la notification CPNP par une personne responsable dans l'UE (Responsible Person) pour les cosmétiques, ou l'enregistrement GACC des usines alimentaires pour la Chine, dont le numéro figure sur l'emballage et dans la déclaration d'importation.
• Certificat de conformité (organisme d'inspection désigné ou agréé par l'autorité de régulation de la destination) : requis pour chaque envoi de marchandises réglementées à destination du Kenya, du Nigeria (SONCAP), de la Tanzanie, de l'Ouganda, de la Côte d'Ivoire et de l'Irak ; l'Arabie saoudite utilise les certificats de produit et d'expédition SABER. Les marchandises qui arrivent sans certificat s'exposent à une inspection à destination, à des frais supplémentaires pouvant atteindre 15 % de la valeur CIF, ou à un refus.

Documents qui dépendent du paiement

En compte ouvert, vous envoyez les documents directement à l'acheteur, et avec un paiement d'avance un sea waybill ou un telex release fait gagner du temps de coursier. Dans le cadre d'un crédit documentaire, les banques ne paient que contre des documents conformes au crédit : en général la facture commerciale, le document de transport (pour le fret maritime, normalement le jeu complet de B/L originaux), le document d'assurance en CIF ou CIP, une liste de colisage et un certificat d'origine s'ils sont demandés, et souvent une traite (lettre de change). Présentez-les dans les 21 jours calendaires suivant l'expédition, sauf si le crédit fixe un autre délai, et avant l'expiration.

La facture commerciale d'un crédit doit être émise par le bénéficiaire, établie au nom du donneur d'ordre et dans la devise du crédit, avec une description des marchandises qui correspond à celle du crédit, et elle ne doit pas être intitulée pro forma. Les autres documents peuvent décrire les marchandises en termes généraux ; leurs données n'ont pas à être identiques, mais ne doivent pas contredire le crédit ni les autres documents (UCP 600 Art. 14(d)). Si le crédit désigne un émetteur, par exemple une chambre de commerce pour le C/O, seul cet émetteur peut le délivrer (voir la note de Triplicate sur les irrégularités en L/C).

Dans un encaissement documentaire (D/P ou D/A selon les URC 522), votre banque envoie les documents à une banque du pays de l'acheteur, qui les remet contre paiement ou acceptation d'une traite ; les banques ne garantissent pas le paiement. N'utilisez l'encaissement que pour les expéditions maritimes avec un jeu complet de B/L originaux à ordre envoyé par l'intermédiaire de la banque, car avec un telex release, un sea waybill ou un fret aérien, l'acheteur peut prendre la marchandise sans passer par la banque.

Garder des documents cohérents

La douane compare la déclaration avec la facture, la liste de colisage et le manifeste du transporteur, et un nombre de colis, un poids, une quantité, une description ou un destinataire différent est un motif courant de blocage. Les banques appliquent le même test dans le cadre d'un crédit, et les organismes d'inspection comparent les marchandises avec la facture finale et la liste de colisage avant d'émettre un CoC. Établissez chaque document à partir d'un seul jeu de données, et finalisez la facture et la liste de colisage avant que le C/O ou le CoC n'en reprenne les données.

Les écarts ne sont acceptables que lorsque l'expédition elle-même diffère de la commande, comme les quantités et les poids réellement expédiés dans la limite d'une tolérance prévue au contrat ou au crédit. Corrigez une facture déjà envoyée par une facture rectificative, un avoir ou une note de débit, jamais en la modifiant discrètement.

• Parties : mêmes noms et adresses du chargeur, du destinataire et de la partie à notifier, avec le même EORI ou les mêmes autres numéros.
• Marchandises : même description et même code HS sur la facture, le C/O et tout CoC ; la liste de colisage et le B/L peuvent utiliser une description générale qui ne les contredit pas.
• Colis : même nombre et même type de colis, mêmes marques et mêmes numéros de cartons ; pour les palettes, indiquez les deux unités, par exemple 4 PALLETS STC 160 CARTONS.
• Poids et volume : mêmes poids net et brut et même CBM, dans une seule unité avec le même nombre de décimales ; le poids brut du B/L est égal au total de la liste de colisage.
• Conditions : même Incoterm, même lieu nommé et mention « Incoterms 2020 », même devise et mêmes conditions de paiement sur la pro forma, la facture et le crédit, et une mention de fret sur le B/L qui concorde (prepaid en CIF ou CFR, collect en FOB ou FCA).
• Références et valeur : les numéros de pro forma, de commande et de L/C sur la facture, le numéro de facture sur le C/O, et le prix réel avec le fret et l'assurance indiqués séparément.