এক্সপোর্ট ডকুমেন্ট চেকলিস্ট: কোন কোন ডকুমেন্ট লাগে এবং কে ইস্যু করে

মূল সেট এবং প্রতিটি কে ইস্যু করে

বেশির ভাগ এক্সপোর্ট ডকুমেন্ট আসে সেলারের কাছ থেকে। ট্রান্সপোর্ট ডকুমেন্ট ইস্যু করে ক্যারিয়ার, বা ক্যারিয়ার হিসেবে কাজ করা ফরওয়ার্ডার; এক্সপোর্ট ডিক্লারেশন ফাইল করে এক্সপোর্টার বা তার কাস্টমস ব্রোকার; আর সার্টিফিকেট ইস্যু করে চেম্বার অফ কমার্স, ইন্স্যুরার ও ইন্সপেকশন বডি। কমার্শিয়াল ডকুমেন্ট আগে বানান, কারণ বাকিগুলো তাদের ডেটা ওখান থেকেই কপি করে।

EXW-তে এক্সপোর্ট ক্লিয়ারেন্স সামলাতে হয় বায়ারকে, সেলার শুধু সহায়তা করে। তবু যদি আপনি নিজেই মাল লোড করেন বা এক্সপোর্ট ডিক্লারেশন ফাইল করেন, তাহলে নিজের প্রাঙ্গণে FCA-তে বিক্রি করুন (Triplicate-এর Incoterms-এর সাধারণ ভুল নিয়ে নোট দেখুন)।

• প্রোফর্মা ইনভয়েস (সেলার): শিপমেন্টের আগে অফার বা প্রাইস কনফার্মেশন। বায়ার এর ভিত্তিতে অর্ডার অনুমোদন করে, অগ্রিম পেমেন্ট করে বা লেটার অফ ক্রেডিটের জন্য আবেদন করে, আর কিছু দেশে এটি দিয়ে ইমপোর্ট লাইসেন্স নেয় বা বিদেশি মুদ্রা কেনে।
• কমার্শিয়াল ইনভয়েস (সেলার): আসলে শিপ করা মালের চূড়ান্ত বিল, প্রতিটি শিপমেন্টের জন্য একটি। কাস্টমস এটি দিয়ে যাচাই করে মালটা কী, এর মূল্য কত এবং এটি কোথা থেকে এসেছে, আর ক্রেডিটের অধীনে ব্যাংক এর বিপরীতেই পেমেন্ট করে।
• প্যাকিং লিস্ট (সেলার): প্রতিটি প্যাকেজে কী আছে, কার্টন নম্বর, কোয়ান্টিটি, নেট ও গ্রস ওয়েট, ডাইমেনশন ও মার্কসসহ; প্রাইস সাধারণত ইনভয়েসেই থাকে। ভারত বাধ্যতামূলক এক্সপোর্ট ডকুমেন্টের তালিকায় কমার্শিয়াল ইনভয়েস-কাম-প্যাকিং লিস্টও রাখে।
• শিপিং ইনস্ট্রাকশন (সেলার থেকে ফরওয়ার্ডার বা ক্যারিয়ারের কাছে): শিপার, কনসাইনি, নোটিফাই পার্টি, মার্কস, বিবরণ, প্যাকেজ, গ্রস ওয়েট ও ভলিউম, এবং কোন ধরনের B/L চাই। ক্যারিয়ার এই তথ্যগুলো বিল অফ লেডিংয়ে কপি করে।
• এক্সপোর্ট ডিক্লারেশন (এক্সপোর্টার, বা তার কাস্টমস ব্রোকার বা এজেন্ট): ভারতে ICEGATE-এ ফাইল করা শিপিং বিল, যার পর কাস্টমস Let Export Order ইস্যু করে; US-এ AES-এ ফাইল করা Electronic Export Information, যা U.S. principal party in interest বা তার এজেন্ট ফাইল করে।

ট্রান্সপোর্ট ডকুমেন্ট: বিল অফ লেডিং, সি ওয়েবিল বা এয়ার ওয়েবিল

ট্রান্সপোর্ট ডকুমেন্ট ক্যারিয়ার, বা ক্যারিয়ার হিসেবে কাজ করা ফরওয়ার্ডার, ইস্যু করে যখন সে মাল নিজের দখলে নেয়। বিল অফ লেডিং (B/L) হলো মালের রসিদ ও ক্যারেজ চুক্তির প্রমাণ, আর "to order" হিসেবে তৈরি করা অরিজিনাল একটি ডকুমেন্ট অফ টাইটেলও: অরিজিনালের ধারক মাল দাবি করতে পারে। অরিজিনাল সাধারণত একটি সেট হিসেবে ইস্যু হয়, প্রায়ই তিনটি ("3/3"), আর ডেস্টিনেশনে একটি সারেন্ডার হলেই বাকিগুলো বাতিল হয়ে যায়।

সি ওয়েবিল নন-নেগোশিয়েবল: নামিত কনসাইনি পরিচয়ের প্রমাণে, অরিজিনাল ছাড়াই, মাল সংগ্রহ করে। টেলেক্স রিলিজ আলাদা কোনো ডকুমেন্ট নয়; অরিজিনাল উৎসস্থলে ফেরত দেওয়া হয় এবং ক্যারিয়ার সেগুলো ছাড়াই রিলিজ করে। ফরওয়ার্ডারের (NVOCC) মাধ্যমে আপনি পান তার হাউস B/L, আর ফরওয়ার্ডারের কাছে থাকে শিপিং লাইনের মাস্টার B/L। এয়ার ফ্রেইট চলে এয়ার ওয়েবিলে, আর এক্সপ্রেস পার্সেল কুরিয়ারের ওয়েবিলে।

ডকুমেন্টটি বেছে নিন পেমেন্ট শর্তের সাথে মিলিয়ে। পেমেন্ট পেতে যদি আপনি কাগজের ওপর নির্ভর করেন, যেমন কপি B/L-এর বিপরীতে বাকি অর্থ, D/P বা বেশির ভাগ লেটার অফ ক্রেডিটে, তাহলে অরিজিনাল টু-অর্ডার বিলে শিপ করুন এবং পেমেন্ট না পাওয়া পর্যন্ত বা ব্যাংকের হাতে তুলে না দেওয়া পর্যন্ত পুরো সেট নিজের কাছে রাখুন। অগ্রিম পেমেন্ট বা এমন বায়ারের ক্ষেত্রে সি ওয়েবিল বা টেলেক্স রিলিজ মানানসই, যাকে আপনি বিশ্বাস করেন (Triplicate-এর টেলেক্স রিলিজ, সি ওয়েবিল ও অরিজিনাল B/L নিয়ে নোট দেখুন)।

সার্টিফিকেট অফ অরিজিন, ইন্স্যুরেন্স ও রেজিস্ট্রেশন নম্বর

সার্টিফিকেট অফ অরিজিন (C/O) লাগে শুধু তখনই, যখন আমদানিকারক দেশ, চুক্তি বা লেটার অফ ক্রেডিট এটি চায়, অথবা ইমপোর্টার কোনো বাণিজ্য চুক্তির হার দাবি করে। নন-প্রেফারেনশিয়াল C/O বলে মাল কোথায় তৈরি হয়েছে এবং সাধারণত আসে চেম্বার অফ কমার্স থেকে, কয়েকটি দেশে সরকারি সংস্থা থেকে (ভিয়েতনামে 5 মে 2025 থেকে শিল্প ও বাণিজ্য মন্ত্রণালয়)। প্রেফারেনশিয়াল প্রুফ, চুক্তি অনুযায়ী, কাস্টমস বা অন্য কোনো ইস্যুকারী সংস্থার সার্টিফিকেট, যেমন Form E, Form RCEP বা EUR.1, অথবা এক্সপোর্টার, প্রোডিউসার বা ইমপোর্টারের বিবৃতি (Triplicate-এর সার্টিফিকেট অফ অরিজিন নিয়ে নোট দেখুন)।

শুধু CIF ও CIP-তে সেলার ইন্স্যুরেন্স করতে বাধ্য: CIF-এ কমপক্ষে Institute Cargo Clauses (C), CIP-তে Clauses (A), চুক্তিমূল্যের চেয়ে কমপক্ষে 10% বেশি অঙ্কের জন্য, অন্য কিছু সম্মত না হলে। লেটার অফ ক্রেডিটের অধীনে ইন্স্যুরেন্স ডকুমেন্ট ইন্স্যুরার, আন্ডাররাইটার বা তাদের নামিত এজেন্টের ইস্যু ও স্বাক্ষর করা হতে হবে, ব্রোকারের কভার নোট নয়, ক্রেডিটের কারেন্সিতে, CIF বা CIP মূল্যের কমপক্ষে 110%-এর জন্য, যদি না ক্রেডিট অন্য কিছু বলে, এবং এর তারিখ শিপমেন্টের তারিখের পরের হতে পারবে না, অথবা সেই তারিখ থেকে কভার দেখাতে হবে। ব্রাজিল ও নাইজেরিয়ার মতো কিছু দেশ ইমপোর্টের ক্ষেত্রে বিদেশি ট্রান্সপোর্ট ইন্স্যুরেন্স অনুমোদন করে না, তাই সেখানে CIF বা CIP-তে বিক্রির আগে যাচাই করে নিন।

কাস্টমস পক্ষগুলোকে চেনে রেজিস্ট্রেশন নম্বর দিয়ে, আর ব্রোকার ও ক্যারিয়াররা প্রায়ই এগুলো কমার্শিয়াল ইনভয়েস ও প্যাকিং লিস্ট থেকে কপি করে, তাই সেখানে এক্সপোর্টার ও ইমপোর্টারের নম্বর দেখান।

• EU: EU-তে প্রতিষ্ঠিত প্রতিটি ব্যবসার মাল ইমপোর্ট, এক্সপোর্ট বা ট্রানজিটের জন্য EORI নম্বর লাগে; নন-EU ব্যবসার এটি লাগে শুধু তালিকাভুক্ত কার্যক্রমের জন্য, যেমন নিজে ডিক্লারেশন ফাইল করা। VAT নম্বর EORI নয়।
• UK: গ্রেট ব্রিটেন ও অন্য দেশের মধ্যে মাল চলাচলের জন্য GB EORI (GB ও 12টি ডিজিট), আর গ্রেট ব্রিটেন থেকে নর্দার্ন আয়ারল্যান্ডে, বা নর্দার্ন আয়ারল্যান্ড থেকে কোনো নন-EU দেশে মাল পাঠাতে XI নম্বর।
• ভারত: DGFT থেকে ইমপোর্টার-এক্সপোর্টার কোড (IEC), যা ব্যবসার PAN-এর মতোই 10 ক্যারেক্টারের এবং প্রতি বছর এপ্রিল থেকে জুনের মধ্যে আপডেট করতে হয়; ICEGATE-এ রেজিস্টার করা ব্যাংকের AD code; আর IGST না দিয়ে এক্সপোর্ট করতে প্রতি আর্থিক বছরে ফাইল করা লেটার অফ আন্ডারটেকিং (LUT)।

পণ্যের ওপর নির্ভরশীল ডকুমেন্ট

কোট দেওয়ার আগে মালটা যাচাই করে নিন, কারণ এর কিছু ডকুমেন্ট বানাতে সময় লাগে এবং লোডিংয়ের আগেই থাকতে হয়। অল্প কোয়ান্টিটি বা ডিউটিতে ছাড় পণ্যের নিয়ম তুলে দেয় না: ফুড, কসমেটিকস বা লিথিয়াম ব্যাটারিযুক্ত মালের স্যাম্পলেও পূর্ণ অর্ডারের মতোই পারমিট, রেজিস্ট্রেশন বা ডেঞ্জারাস গুডস হ্যান্ডলিং লাগতে পারে।

• এক্সপোর্ট লাইসেন্স বা জেনারেল অথরাইজেশন (এক্সপোর্টার, নিজের দেশের কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে): তালিকাভুক্ত ডুয়াল-ইউজ আইটেমের জন্য, যেমন Regulation (EU) 2021/821-এর Annex I-এর আইটেম, এবং গন্তব্য ও এন্ড ইউজ অনুযায়ী Commerce Control List-এ ECCN আছে এমন কিছু US আইটেমের জন্য। বেশির ভাগ কনজিউমার গুডস তালিকাভুক্ত নয়, তবুও বায়ার, কনসাইনি ও এন্ড ইউজার স্ক্রিন করুন।
• ডেঞ্জারাস গুডস ডিক্লারেশন (শিপার, প্রশিক্ষিত কর্মীর স্বাক্ষরসহ): এয়ারে Shipper's Declaration for Dangerous Goods, অথবা সি-তে IMDG Code-এর অধীনে ডেঞ্জারাস গুডস ডিক্লারেশন ও কন্টেইনার প্যাকিং সার্টিফিকেট। ফরওয়ার্ডার ও এয়ারলাইন সেফটি ডেটা শিট (SDS) চায়, যার Section 14-এ ট্রান্সপোর্ট ডেটা থাকে, আর লিথিয়াম ব্যাটারির জন্য লাগে UN 38.3 টেস্ট সামারি। পারফিউম (UN1266), অ্যারোসল (UN1950) ও লিথিয়াম ব্যাটারি সাধারণ উদাহরণ; ছোট লিথিয়াম ব্যাটারি তুলনামূলক হালকা নিয়ম ব্যবহার করতে পারে।
• ISPM 15 কাঠের প্যাকেজিং (প্যালেট বা ক্রেট সরবরাহকারী, ন্যাশনাল প্ল্যান্ট প্রোটেকশন অর্গানাইজেশনের অধীনে): সলিড কাঠের প্যালেট, ক্রেট ও ডানেজের ছাল ছাড়ানো, ট্রিটমেন্ট করা এবং IPPC মার্কের স্ট্যাম্প দেওয়া থাকতে হবে, যা ফাইটোস্যানিটারি সার্টিফিকেটের বিকল্প। প্যাকিং লিস্টে প্যাকেজিং ও তার ISPM 15 অবস্থা লিখুন; ট্রিটমেন্ট সার্টিফিকেট নিন কেবল বায়ার, ব্যাংক বা গন্তব্য চাইলে।
• পণ্যের রেজিস্ট্রেশন (গন্তব্যের রেগুলেটর; নিয়ম অনুযায়ী ম্যানুফ্যাকচারার, ইমপোর্টার বা স্থানীয় রেসপনসিবল পারসন আবেদন করেন): যেমন US-এ যাওয়া প্রতিটি ফুড শিপমেন্টের জন্য FDA ফ্যাসিলিটি রেজিস্ট্রেশন ও প্রায়র নোটিশ, কসমেটিকসের জন্য EU রেসপনসিবল পারসনের CPNP নোটিফিকেশন, বা চীনের জন্য ফুড কারখানার GACC রেজিস্ট্রেশন, যার নম্বর যায় প্যাকেজিংয়ে ও ইমপোর্ট ডিক্লারেশনে।
• সার্টিফিকেট অফ কনফর্মিটি (গন্তব্যের রেগুলেটরের নিযুক্ত বা লাইসেন্সপ্রাপ্ত ইন্সপেকশন বডি): কেনিয়া, নাইজেরিয়া (SONCAP), তানজানিয়া, উগান্ডা, কোত দিভোয়ার ও ইরাকের জন্য রেগুলেটেড মালের প্রতিটি শিপমেন্টে লাগে; সৌদি আরব ব্যবহার করে SABER প্রোডাক্ট ও শিপমেন্ট সার্টিফিকেট। এটি ছাড়া পৌঁছানো মালে ডেস্টিনেশন ইন্সপেকশন, CIF মূল্যের 15% পর্যন্ত সারচার্জ, বা প্রত্যাখ্যানের ঝুঁকি থাকে।

পেমেন্টের ওপর নির্ভরশীল ডকুমেন্ট

ওপেন অ্যাকাউন্টে আপনি ডকুমেন্ট সরাসরি বায়ারকে পাঠান, আর অগ্রিম পেমেন্টে সি ওয়েবিল বা টেলেক্স রিলিজ কুরিয়ারের সময় বাঁচায়। লেটার অফ ক্রেডিটের অধীনে ব্যাংক পেমেন্ট করে শুধু সেই ডকুমেন্টের বিপরীতে যা ক্রেডিটের শর্ত মেনে চলে: সাধারণত কমার্শিয়াল ইনভয়েস, ট্রান্সপোর্ট ডকুমেন্ট (সি ফ্রেইটে সাধারণত অরিজিনাল B/L-এর সম্পূর্ণ সেট), CIF বা CIP-তে ইন্স্যুরেন্স ডকুমেন্ট, চাওয়া হলে প্যাকিং লিস্ট ও সার্টিফিকেট অফ অরিজিন, এবং প্রায়ই একটি ড্রাফট। এগুলো শিপমেন্টের 21 ক্যালেন্ডার দিনের মধ্যে, ক্রেডিট অন্য সময় না দিলে, এবং মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে উপস্থাপন করুন।

ক্রেডিটের অধীনে কমার্শিয়াল ইনভয়েস বেনিফিশিয়ারির ইস্যু করা হতে হবে, অ্যাপ্লিক্যান্টের নামে ও ক্রেডিটের কারেন্সিতে, মালের বিবরণ ক্রেডিটের সাথে মেলানো, এবং এর শিরোনাম "pro-forma" হতে পারবে না। অন্য ডকুমেন্টগুলো মালের সাধারণ বর্ণনা দিতে পারে; এগুলোর ডেটা হুবহু এক হওয়া জরুরি নয়, তবে ক্রেডিট বা একে অপরের সাথে সাংঘর্ষিক হতে পারবে না (UCP 600 Article 14(d))। ক্রেডিট কোনো ইস্যুকারীর নাম উল্লেখ করলে, যেমন C/O-র জন্য চেম্বার অফ কমার্স, শুধু সেই-ই এটি ইস্যু করতে পারে (Triplicate-এর L/C ডিসক্রিপেন্সি নিয়ে নোট দেখুন)।

ডকুমেন্টারি কালেকশনে (URC 522-এর অধীনে D/P বা D/A) আপনার ব্যাংক ডকুমেন্ট পাঠায় বায়ারের দেশের একটি ব্যাংকে, যা পেমেন্ট বা ড্রাফটের অ্যাকসেপ্টেন্সের বিপরীতে সেগুলো ছাড়ে; ব্যাংক পেমেন্টের গ্যারান্টি দেয় না। কালেকশন ব্যবহার করুন শুধু সেই সি শিপমেন্টে, যেখানে অরিজিনাল টু-অর্ডার B/L-এর সম্পূর্ণ সেট ব্যাংকের মাধ্যমে পাঠানো হয়, কারণ টেলেক্স রিলিজ, সি ওয়েবিল বা এয়ার ফ্রেইটে বায়ার ব্যাংকের মধ্য দিয়ে না গিয়েই মাল নিয়ে নিতে পারে।

ডকুমেন্টগুলোর মধ্যে সামঞ্জস্য রাখা

কাস্টমস ডিক্লারেশনকে ইনভয়েস, প্যাকিং লিস্ট ও ক্যারিয়ারের ম্যানিফেস্টের সাথে মেলায়, আর প্যাকেজ সংখ্যা, ওজন, কোয়ান্টিটি, বিবরণ বা কনসাইনিতে অমিল হোল্ডের একটি সাধারণ কারণ। ক্রেডিটের অধীনে ব্যাংকও একই যাচাই করে, আর ইন্সপেকশন বডি CoC ইস্যুর আগে মালকে চূড়ান্ত ইনভয়েস ও প্যাকিং লিস্টের সাথে মেলায়। প্রতিটি ডকুমেন্ট একই ডেটা সেট থেকে বানান, এবং C/O বা CoC কপি করার আগে ইনভয়েস ও প্যাকিং লিস্ট চূড়ান্ত করে নিন।

অমিল ঠিক কেবল তখনই, যখন শিপমেন্ট নিজেই অর্ডার থেকে আলাদা, যেমন চুক্তি বা ক্রেডিটের টলারেন্সের মধ্যে আসলে শিপ করা কোয়ান্টিটি ও ওজন। ইতিমধ্যে পাঠানো ইনভয়েস সংশোধন করুন সংশোধিত ইনভয়েস বা ক্রেডিট বা ডেবিট নোট দিয়ে, কখনো চুপিসারে এডিট করে নয়।

• পক্ষ: শিপার, কনসাইনি ও নোটিফাই পার্টির একই নাম ও ঠিকানা, একই EORI বা অন্য নম্বরসহ।
• মাল: ইনভয়েস, C/O ও যেকোনো CoC-তে একই বিবরণ ও HS কোড; প্যাকিং লিস্ট ও B/L-এ এমন সাধারণ বিবরণ চলতে পারে যা সাংঘর্ষিক নয়।
• প্যাকেজ: একই সংখ্যা ও ধরনের প্যাকেজ, মার্কস ও কার্টন নম্বর; প্যালেটের ক্ষেত্রে দুটি ইউনিটই দেখান, যেমন 4 PALLETS STC 160 CARTONS।
• ওজন ও ভলিউম: একই নেট ও গ্রস ওয়েট এবং CBM, একই ইউনিটে ও একই দশমিক সংখ্যায়; B/L-এর গ্রস ওয়েট প্যাকিং লিস্টের মোটের সমান।
• শর্ত: প্রোফর্মা, ইনভয়েস ও ক্রেডিটে একই Incoterm, নামিত স্থান ও "Incoterms 2020", কারেন্সি ও পেমেন্ট শর্ত, এবং B/L-এ মানানসই ফ্রেইট বিবৃতি (CIF বা CFR-এ prepaid, FOB বা FCA-তে collect)।
• রেফারেন্স ও মূল্য: ইনভয়েসে প্রোফর্মা, অর্ডার ও L/C নম্বর, C/O-তে ইনভয়েস নম্বর, এবং আসল দাম, যেখানে ফ্রেইট ও ইন্স্যুরেন্স আলাদা করে দেখানো।