Документы для экспорта: что нужно и кто выдаёт каждый

Основной комплект и кто выдаёт каждый документ

Большинство экспортных документов составляет продавец. Транспортный документ выдаёт перевозчик или экспедитор, выступающий в роли перевозчика; экспортную декларацию подаёт экспортёр или его таможенный брокер; сертификаты выдают торговые палаты, страховщики и инспекционные органы. Сначала оформляйте коммерческие документы, потому что остальные берут данные из них.

По EXW оформление экспорта должен организовать покупатель, а продавец лишь содействует. Если вы всё равно сами грузите товар или подаёте экспортную декларацию, продавайте на условиях FCA на своей территории (см. заметку Triplicate о типичных ошибках с Incoterms).

• Проформа-инвойс (продавец): предложение или подтверждение цены до отгрузки. По нему покупатель утверждает заказ, вносит предоплату или открывает аккредитив, а в некоторых странах использует его для получения импортной лицензии или покупки иностранной валюты.
• Коммерческий инвойс (продавец): окончательный счёт на фактически отгруженный товар, по одному на каждую отгрузку. Таможня по нему проверяет, что это за товар, сколько он стоит и откуда происходит, а банки платят против него по аккредитиву.
• Упаковочный лист (продавец): что находится в каждом месте, с номерами коробок, количеством, весом нетто и брутто, габаритами и маркировкой; цены обычно остаются в инвойсе. Индия включает commercial invoice cum packing list (коммерческий инвойс, совмещённый с упаковочным листом) в число обязательных экспортных документов.
• Shipping instruction (от продавца экспедитору или перевозчику): грузоотправитель, грузополучатель, сторона для уведомления, маркировка, описание, места, вес брутто и объём, а также желаемый тип B/L. Перевозчик переносит эти данные в коносамент.
• Экспортная декларация (экспортёр или его таможенный брокер либо агент): в Индии — shipping bill, подаваемый на ICEGATE, после чего таможня выдаёт Let Export Order; в США — Electronic Export Information, подаваемая в AES американской главной заинтересованной стороной сделки (USPPI) или её агентом.

Транспортный документ: коносамент, sea waybill или авианакладная (AWB)

Транспортный документ выдаёт перевозчик или экспедитор, выступающий в роли перевозчика, когда принимает товар. Коносамент (B/L) — это расписка в получении товара и доказательство договора перевозки, а оригинал, оформленный «приказу» (to order), — ещё и товарораспорядительный документ: держатель оригинала может востребовать товар. Оригиналы обычно выпускаются комплектом, часто по три («3/3»), и как только один сдан в пункте назначения, остальные теряют силу.

Sea waybill необоротен: названный грузополучатель получает товар по подтверждению личности, без оригинала. Telex release — не отдельный документ: оригиналы возвращаются в порту отправления, и перевозчик выдаёт груз без них. Если вы отправляете груз через экспедитора (NVOCC), вы получаете его House B/L, а у экспедитора остаётся Master B/L судоходной линии. Авиагруз перевозится по авианакладной, а экспресс-посылки — по накладной курьерской службы.

Выбирайте документ с учётом условий оплаты. Если вы рассчитываете на бумажный документ, чтобы получить деньги, например при остатке против копии коносамента, D/P или большинстве аккредитивов, отгружайте по ордерным оригиналам коносамента и держите полный комплект у себя до оплаты либо передайте его банку. Sea waybill или telex release подходят при предоплате или для покупателя, которому вы доверяете (см. заметку Triplicate о telex release, sea waybill и оригинале B/L).

Сертификат происхождения, страхование и регистрационные номера

Сертификат происхождения (C/O) нужен, только если его требует страна импорта, контракт или аккредитив либо если импортёр претендует на ставку по торговому соглашению. Непреференциальный C/O указывает, где изготовлен товар, и обычно выдаётся торговой палатой, а в некоторых странах — государственным органом (во Вьетнаме — Министерством промышленности и торговли с 5 мая 2025 года). Преференциальное подтверждение — в зависимости от соглашения — это либо сертификат таможни или другого органа выдачи, например Form E, Form RCEP или EUR.1, либо заявление экспортёра, производителя или импортёра (см. заметку Triplicate о сертификатах происхождения).

Обязывают продавца страховать груз только CIF и CIP: по CIF — не менее чем на условиях Institute Cargo Clauses (C), по CIP — Clauses (A), на сумму не менее цены контракта плюс 10%, если не согласовано иное. По аккредитиву страховой документ должен быть выдан и подписан страховой компанией, страховщиком или их назначенным агентом, а не брокерским ковернотом; он должен быть выписан в валюте аккредитива, не менее чем на 110% стоимости CIF или CIP, если аккредитив не предусматривает иное, и иметь дату не позднее отгрузки либо показывать покрытие с этой даты. Некоторые страны, например Бразилия и Нигерия, не разрешают иностранное транспортное страхование при импорте, поэтому проверьте это до продажи на условиях CIF или CIP в такие страны.

Таможня идентифицирует стороны по регистрационным номерам, а брокеры и перевозчики часто переписывают их из коммерческого инвойса и упаковочного листа, поэтому указывайте в них номера экспортёра и импортёра.

• ЕС: каждому предприятию, учреждённому в ЕС, нужен номер EORI для импорта, экспорта или транзита товаров; предприятию из-за пределов ЕС он нужен только для отдельных видов деятельности, например для самостоятельной подачи деклараций. Номер VAT — это не EORI.
• Великобритания: GB EORI (GB плюс 12 цифр) для перемещения товаров между Great Britain (Англия, Шотландия и Уэльс) и другими странами и номер XI для ввоза товаров в Северную Ирландию из Great Britain либо вывоза из Северной Ирландии в страну вне ЕС.
• Индия: Importer-Exporter Code (IEC) от DGFT, совпадающий по 10 символам с PAN предприятия и обновляемый каждый год с апреля по июнь; код AD банка, зарегистрированный на ICEGATE; а для экспорта без уплаты IGST — Letter of Undertaking (LUT), подаваемый в каждом финансовом году.

Документы, зависящие от товара

Проверяйте товар до выставления предложения, потому что на оформление некоторых из этих документов нужно время, а они должны существовать до погрузки. Небольшое количество или освобождение от пошлин не отменяет правил для товара: образцы продуктов питания, косметики или товаров с литиевыми батареями могут требовать тех же разрешений, регистраций или обращения как с опасными грузами, что и полный заказ.

• Экспортная лицензия или генеральное разрешение (экспортёр, в своём национальном органе): для товаров двойного назначения из перечней, например из Приложения I к Регламенту (ЕС) 2021/821, и для некоторых американских товаров с ECCN из Commerce Control List — в зависимости от страны назначения и конечного использования. Большинство потребительских товаров в перечни не входит, но покупателя, грузополучателя и конечного пользователя всё равно проверяйте.
• Декларация опасных грузов (грузоотправитель, подписывает обученный персонал): Shipper's Declaration for Dangerous Goods для авиаперевозки либо декларация опасных грузов и сертификат загрузки контейнера для морской перевозки по Кодексу IMDG. Экспедиторы и авиакомпании запрашивают паспорт безопасности (SDS), раздел 14 которого содержит данные для перевозки, а для литиевых батарей нужен протокол испытаний UN 38.3. Духи (UN1266), аэрозоли (UN1950) и литиевые батареи — типичные случаи; для малых литиевых батарей могут действовать более мягкие правила.
• Деревянная упаковка ISPM 15 (поставщик паллет или ящиков, под надзором национальной организации по карантину и защите растений): паллеты, ящики и дюнаж из массивной древесины должны быть окорены, обработаны и промаркированы знаком IPPC, который заменяет фитосанитарный сертификат. Указывайте упаковку и её статус по ISPM 15 в упаковочном листе; сертификат обработки получайте, только если его запрашивает покупатель, банк или страна назначения.
• Регистрации продукции (регулятор страны назначения; подаёт производитель, импортёр или местное ответственное лицо — в зависимости от правила): например, регистрация предприятия в FDA и Prior Notice для каждой партии продуктов питания в США, уведомление CPNP от ответственного лица в ЕС (Responsible Person) для косметики или регистрация пищевых предприятий в GACC для Китая, номер которой указывают на упаковке и в импортной декларации.
• Сертификат соответствия (инспекционный орган, назначенный или лицензированный регулятором страны назначения): нужен на каждую партию регулируемых товаров для Кении, Нигерии (SONCAP), Танзании, Уганды, Кот-д'Ивуара и Ирака; Саудовская Аравия использует сертификаты продукта и партии SABER. Товары, прибывшие без него, сталкиваются с инспекцией в стране назначения, сборами до 15% стоимости CIF или отказом во ввозе.

Документы, зависящие от оплаты

При открытом счёте вы отправляете документы напрямую покупателю, а при предоплате sea waybill или telex release экономит время на курьерской доставке. По аккредитиву банки платят только против документов, соответствующих аккредитиву: как правило, это коммерческий инвойс, транспортный документ (для морской перевозки обычно полный комплект оригиналов B/L), страховой документ при CIF или CIP, упаковочный лист и сертификат происхождения, если они предусмотрены, и часто тратта (переводной вексель). Предъявляйте их в течение 21 календарного дня после отгрузки, если аккредитив не устанавливает иной срок, и до истечения срока действия.

Коммерческий инвойс по аккредитиву должен быть выдан бенефициаром, выписан на имя приказодателя и в валюте аккредитива, с описанием товара, соответствующим аккредитиву, и не должен называться pro-forma. Другие документы могут описывать товар в общих выражениях; их данные не обязаны быть идентичными, но не должны противоречить аккредитиву и друг другу (UCP 600, ст. 14(d)). Если аккредитив называет выдающую организацию, например торговую палату для C/O, выдать документ может только она (см. заметку Triplicate о расхождениях по L/C).

При документарном инкассо (D/P или D/A по URC 522) ваш банк направляет документы в банк страны покупателя, который выдаёт их против платежа либо акцепта тратты; банки не гарантируют оплату. Используйте инкассо только для морских отправок с полным комплектом ордерных оригиналов B/L, пересылаемых через банк, потому что при telex release, sea waybill или авиаперевозке покупатель может получить товар, минуя банк.

Как обеспечить согласованность документов

Таможня сверяет декларацию с инвойсом, упаковочным листом и манифестом перевозчика, и частая причина задержки — расхождение в количестве мест, весе, количестве, описании или грузополучателе. Банки применяют ту же проверку по аккредитиву, а инспекционные органы сверяют товар с окончательными инвойсом и упаковочным листом, прежде чем выдать CoC. Составляйте все документы из одного набора данных и завершайте инвойс и упаковочный лист до того, как C/O или CoC возьмут из них данные.

Расхождения допустимы лишь там, где сама отгрузка отличается от заказа, например по количеству и весу, фактически отгруженным в пределах допуска, указанного в контракте или аккредитиве. Уже отправленный инвойс исправляйте корректирующим инвойсом либо кредит-нотой или дебет-нотой, но никогда не правьте его втихую.

• Стороны: одинаковые названия и адреса грузоотправителя, грузополучателя и стороны для уведомления, с теми же EORI или другими номерами.
• Товар: одинаковые описание и код HS в инвойсе, C/O и любом CoC; упаковочный лист и B/L могут использовать общее описание, не противоречащее остальным.
• Места: одинаковые количество и вид мест, маркировка и номера коробок; для паллет указывайте обе единицы, например 4 PALLETS STC 160 CARTONS.
• Вес и объём: одинаковые вес нетто и брутто и CBM, в одной единице с одинаковым числом знаков после запятой; вес брутто в B/L равен итогу в упаковочном листе.
• Условия: одно и то же условие Incoterms, названное место и «Incoterms 2020», одинаковые валюта и условия оплаты в проформе, инвойсе и аккредитиве, а также подходящая отметка о фрахте в B/L (prepaid при CIF или CFR, collect при FOB или FCA).
• Ссылки и стоимость: номера проформы, заказа и L/C в инвойсе, номер инвойса в C/O и реальная цена с отдельно указанными фрахтом и страховкой.