Chứng từ xuất khẩu cần có: danh sách và đơn vị cấp

Bộ chứng từ cơ bản và đơn vị cấp từng loại

Phần lớn chứng từ xuất khẩu do người bán lập. Người chuyên chở, hoặc forwarder đóng vai người chuyên chở, phát hành chứng từ vận tải; nhà xuất khẩu hoặc đại lý hải quan của họ nộp tờ khai xuất khẩu; phòng thương mại, công ty bảo hiểm và tổ chức giám định cấp các giấy chứng nhận. Hãy lập chứng từ thương mại trước, vì các chứng từ khác sao chép dữ liệu từ đó.

Theo EXW, người mua phải làm thủ tục thông quan xuất khẩu, người bán chỉ hỗ trợ. Nếu bạn vẫn tự xếp hàng hoặc tự nộp tờ khai xuất khẩu, hãy bán theo FCA tại cơ sở của bạn (xem ghi chú của Triplicate về các lỗi thường gặp với Incoterms).

• Hóa đơn chiếu lệ (người bán): chào giá hoặc xác nhận giá trước khi giao hàng. Người mua dựa vào đó để duyệt đơn hàng, thanh toán trước hoặc xin mở thư tín dụng, và ở một số nước còn dùng để xin giấy phép nhập khẩu hoặc mua ngoại tệ.
• Hóa đơn thương mại (người bán): hóa đơn cuối cùng cho hàng hóa thực tế đã giao, mỗi lô một bộ. Hải quan dùng để kiểm tra hàng là gì, trị giá bao nhiêu và xuất xứ từ đâu; ngân hàng thanh toán theo hóa đơn này trong phương thức thư tín dụng.
• Phiếu đóng gói (người bán): nêu nội dung từng kiện, kèm số thùng, số lượng, trọng lượng tịnh và cả bì, kích thước và ký mã hiệu; giá thường chỉ ghi trên hóa đơn. Ấn Độ xếp hóa đơn thương mại kiêm phiếu đóng gói (commercial invoice cum packing list) vào các chứng từ xuất khẩu bắt buộc.
• Shipping instruction (SI) (người bán gửi forwarder hoặc người chuyên chở): ghi người gửi hàng, người nhận hàng, bên nhận thông báo (notify party), ký mã hiệu, mô tả hàng hóa, số kiện, tổng trọng lượng và thể tích, cùng loại B/L cần phát hành. Người chuyên chở sao chép các thông tin này lên vận đơn.
• Tờ khai xuất khẩu (nhà xuất khẩu, hoặc đại lý hải quan hay đại diện của họ): tại Ấn Độ là shipping bill nộp trên ICEGATE, sau đó hải quan cấp Let Export Order; tại Mỹ là Electronic Export Information nộp trong AES bởi bên có lợi ích chính tại Mỹ (U.S. principal party in interest) hoặc đại diện của họ.

Chứng từ vận tải: vận đơn, sea waybill hoặc vận đơn hàng không

Người chuyên chở, hoặc forwarder đóng vai người chuyên chở, phát hành chứng từ vận tải khi nhận hàng. Vận đơn (B/L) là biên nhận hàng hóa và bằng chứng của hợp đồng vận chuyển; bản gốc lập "theo lệnh" (to order) còn là chứng từ sở hữu hàng hóa: người giữ bản gốc có thể yêu cầu nhận hàng. Bản gốc thường được phát hành thành bộ, hay gặp nhất là ba bản ("3/3"), và khi một bản được xuất trình (surrender) tại nơi đến thì các bản còn lại vô hiệu.

Sea waybill không thể chuyển nhượng: người nhận hàng có tên nhận hàng khi chứng minh được danh tính, không cần bản gốc. Telex release không phải là một chứng từ riêng; bản gốc được trả lại tại nơi đi và người chuyên chở giao hàng mà không cần bản gốc. Nếu đi qua forwarder (NVOCC), bạn nhận house B/L của họ, còn forwarder giữ master B/L của hãng tàu. Hàng không đi theo vận đơn hàng không, còn bưu kiện chuyển phát nhanh đi theo vận đơn của hãng chuyển phát.

Hãy chọn chứng từ theo phương thức thanh toán. Nếu bạn dựa vào chứng từ giấy để được trả tiền, như thanh toán phần còn lại khi có copy vận đơn, D/P hoặc đa số thư tín dụng, hãy giao hàng bằng vận đơn gốc theo lệnh và giữ trọn bộ cho đến khi được thanh toán hoặc giao cho ngân hàng. Sea waybill hoặc telex release phù hợp với thanh toán trước hoặc người mua mà bạn tin tưởng (xem ghi chú của Triplicate về telex release, sea waybill và vận đơn gốc).

Giấy chứng nhận xuất xứ, bảo hiểm và mã số đăng ký

Chỉ cần giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) khi nước nhập khẩu, hợp đồng hoặc thư tín dụng yêu cầu, hoặc khi nhà nhập khẩu muốn hưởng thuế suất theo hiệp định thương mại. C/O không ưu đãi cho biết hàng được sản xuất ở đâu, thường do phòng thương mại cấp, ở một số ít nước do cơ quan nhà nước cấp (tại Việt Nam là Bộ Công Thương từ ngày 5/5/2025). Chứng từ xuất xứ ưu đãi, tùy hiệp định, là giấy chứng nhận do hải quan hoặc cơ quan cấp khác phát hành, như Form E, Form RCEP hoặc EUR.1, hoặc là bản khai của nhà xuất khẩu, nhà sản xuất hay nhà nhập khẩu (xem ghi chú của Triplicate về giấy chứng nhận xuất xứ).

Chỉ CIF và CIP bắt buộc người bán mua bảo hiểm: CIF tối thiểu theo Institute Cargo Clauses (C), CIP theo Clauses (A), với số tiền tối thiểu bằng giá hợp đồng cộng 10%, trừ khi có thỏa thuận khác. Trong phương thức thư tín dụng, chứng từ bảo hiểm phải do công ty bảo hiểm, người nhận bảo hiểm hoặc đại lý được nêu tên của họ phát hành và ký, không phải giấy xác nhận bảo hiểm (cover note) của người môi giới; phải bằng đồng tiền của thư tín dụng, tối thiểu 110% giá trị CIF hoặc CIP trừ khi thư tín dụng quy định khác, và có ngày không muộn hơn ngày giao hàng hoặc thể hiện bảo hiểm có hiệu lực từ ngày đó. Một số nước, như Brazil và Nigeria, không cho phép mua bảo hiểm vận tải nước ngoài cho hàng nhập khẩu, nên hãy kiểm tra trước khi bán theo CIF hoặc CIP sang các nước này.

Hải quan nhận diện các bên qua mã số đăng ký, và đại lý hải quan hay người chuyên chở thường sao chép các mã số này từ hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói, vì vậy hãy ghi mã số của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu trên các chứng từ đó.

• EU: mọi doanh nghiệp thành lập tại EU đều cần số EORI để nhập khẩu, xuất khẩu hoặc quá cảnh hàng hóa; doanh nghiệp ngoài EU chỉ cần khi thực hiện các hoạt động được liệt kê, chẳng hạn tự nộp tờ khai. Số VAT không phải là EORI.
• Anh: cần GB EORI (GB cộng 12 chữ số) để chuyển hàng giữa Great Britain và các nước khác, và cần số XI để chuyển hàng vào Bắc Ireland từ Great Britain hoặc từ Bắc Ireland sang nước ngoài EU.
• Ấn Độ: mã số xuất nhập khẩu (Importer-Exporter Code, IEC) do DGFT cấp, gồm 10 ký tự trùng với PAN của doanh nghiệp, cập nhật hằng năm từ tháng 4 đến tháng 6; mã AD của ngân hàng đăng ký trên ICEGATE; và, để xuất khẩu mà không nộp IGST, thư cam kết (Letter of Undertaking, LUT) nộp mỗi năm tài chính.

Chứng từ phụ thuộc vào sản phẩm

Hãy kiểm tra hàng hóa trước khi báo giá, vì một số chứng từ mất thời gian và phải có trước khi xếp hàng. Số lượng nhỏ hay được giảm thuế không làm mất hiệu lực quy định về sản phẩm: mẫu thực phẩm, mỹ phẩm hoặc hàng có pin lithium cũng có thể cần cùng loại giấy phép, đăng ký hoặc cách xử lý hàng nguy hiểm như một đơn hàng đầy đủ.

• Giấy phép xuất khẩu hoặc giấy phép chung (nhà xuất khẩu xin từ cơ quan có thẩm quyền của nước mình): áp dụng cho các mặt hàng lưỡng dụng nằm trong danh mục, như các mặt hàng trong Phụ lục I (Annex I) của Regulation (EU) 2021/821, và cho một số mặt hàng của Mỹ có ECCN trong Danh mục kiểm soát thương mại (Commerce Control List), tùy nơi đến và mục đích sử dụng cuối cùng. Phần lớn hàng tiêu dùng không nằm trong danh mục, nhưng vẫn nên sàng lọc người mua, người nhận hàng và người dùng cuối.
• Tờ khai hàng nguy hiểm (tờ khai DG) (người gửi hàng, do nhân viên đã được đào tạo ký): Shipper's Declaration for Dangerous Goods đối với hàng không, hoặc tờ khai hàng nguy hiểm và giấy chứng nhận đóng hàng vào container (container packing certificate) đối với đường biển theo IMDG Code. Forwarder và hãng hàng không yêu cầu bảng dữ liệu an toàn (SDS), trong đó Section 14 cung cấp dữ liệu vận chuyển; pin lithium cần thêm báo cáo tóm tắt thử nghiệm UN 38.3. Nước hoa (UN1266), bình xịt (UN1950) và pin lithium là các trường hợp thường gặp; pin lithium nhỏ có thể áp dụng quy định nhẹ hơn.
• Bao bì gỗ theo ISPM 15 (nhà cung cấp pallet hoặc thùng gỗ, thuộc quản lý của tổ chức bảo vệ thực vật quốc gia): pallet, thùng gỗ và gỗ chèn lót (dunnage) làm từ gỗ nguyên phải được bóc vỏ, xử lý và đóng dấu IPPC; dấu này thay cho giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. Hãy ghi loại bao bì và tình trạng ISPM 15 của nó trên phiếu đóng gói; chỉ xin giấy chứng nhận xử lý khi người mua, ngân hàng hoặc nơi đến yêu cầu.
• Đăng ký sản phẩm (cơ quan quản lý nơi đến; nhà sản xuất, nhà nhập khẩu hoặc người chịu trách nhiệm tại địa phương nộp đơn tùy quy định): ví dụ đăng ký cơ sở với FDA và thông báo trước (prior notice) cho mọi lô thực phẩm đi Mỹ, thông báo CPNP do người chịu trách nhiệm tại EU (Responsible Person) thực hiện đối với mỹ phẩm, hoặc đăng ký GACC đối với nhà máy thực phẩm xuất sang Trung Quốc, số đăng ký này được ghi trên bao bì và trong tờ khai nhập khẩu.
• Giấy chứng nhận hợp chuẩn (CoC) (do tổ chức giám định được cơ quan quản lý nơi đến chỉ định hoặc cấp phép): cần cho từng lô hàng thuộc diện quản lý đi Kenya, Nigeria (SONCAP), Tanzania, Uganda, Bờ Biển Ngà (Côte d'Ivoire) và Iraq; Ả Rập Xê Út dùng chứng nhận sản phẩm và chứng nhận lô hàng của SABER. Hàng đến nơi mà không có giấy chứng nhận sẽ bị kiểm tra tại nơi đến, bị phụ phí tới 15% trị giá CIF, hoặc bị từ chối.

Chứng từ phụ thuộc vào phương thức thanh toán

Với ghi sổ (open account), bạn gửi chứng từ trực tiếp cho người mua; với thanh toán trước, dùng sea waybill hoặc telex release giúp tiết kiệm thời gian chuyển phát chứng từ. Trong phương thức thư tín dụng, ngân hàng chỉ thanh toán khi chứng từ phù hợp với thư tín dụng: thường gồm hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải (với hàng đường biển thường là trọn bộ vận đơn gốc), chứng từ bảo hiểm theo CIF hoặc CIP, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận xuất xứ nếu được yêu cầu, và thường có cả hối phiếu (draft). Hãy xuất trình trong vòng 21 ngày theo lịch sau khi giao hàng, trừ khi thư tín dụng quy định thời hạn khác, và trước khi hết hiệu lực.

Hóa đơn thương mại theo thư tín dụng phải do người thụ hưởng phát hành, lập cho người mở thư tín dụng và bằng đồng tiền của thư tín dụng, với mô tả hàng hóa tương ứng với thư tín dụng, và không được đặt tiêu đề là pro-forma. Các chứng từ khác có thể mô tả hàng hóa bằng thuật ngữ chung; dữ liệu không cần giống hệt nhau nhưng không được mâu thuẫn với thư tín dụng hoặc với nhau (UCP 600 Article 14(d)). Nếu thư tín dụng chỉ định bên cấp, chẳng hạn phòng thương mại cấp C/O, thì chỉ bên đó mới được cấp (xem ghi chú của Triplicate về bất hợp lệ trong L/C).

Trong nhờ thu kèm chứng từ (D/P hoặc D/A theo URC 522), ngân hàng của bạn gửi chứng từ cho một ngân hàng tại nước người mua, ngân hàng này giao chứng từ khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận hối phiếu; ngân hàng không bảo đảm thanh toán. Chỉ dùng nhờ thu cho hàng đường biển với trọn bộ vận đơn gốc theo lệnh gửi qua ngân hàng, vì với telex release, sea waybill hoặc hàng không, người mua có thể nhận hàng mà không cần qua ngân hàng.

Giữ cho các chứng từ nhất quán

Hải quan đối chiếu tờ khai với hóa đơn, phiếu đóng gói và bản lược khai hàng hóa (manifest) của người chuyên chở; số kiện, trọng lượng, số lượng, mô tả hàng hóa hoặc người nhận hàng khác nhau là nguyên nhân thường gặp khiến lô hàng bị giữ (hold). Ngân hàng áp dụng cùng phép thử đó trong phương thức thư tín dụng, và tổ chức giám định so sánh hàng hóa với hóa đơn và phiếu đóng gói cuối cùng trước khi cấp CoC. Hãy lập mọi chứng từ từ một bộ dữ liệu duy nhất, và chốt hóa đơn cùng phiếu đóng gói trước khi C/O hoặc CoC sao chép từ đó.

Chỉ được khác nhau khi chính lô hàng thực tế khác với đơn hàng, chẳng hạn số lượng và trọng lượng thực giao nằm trong dung sai của hợp đồng hoặc thư tín dụng. Hóa đơn đã gửi đi mà sai thì sửa bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc giấy báo có hay giấy báo nợ, tuyệt đối không âm thầm sửa trực tiếp.

• Các bên: cùng tên và địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng và bên nhận thông báo, cùng số EORI hoặc các mã số khác.
• Hàng hóa: cùng mô tả và mã HS trên hóa đơn, C/O và CoC; phiếu đóng gói và B/L có thể dùng mô tả chung không mâu thuẫn.
• Kiện hàng: cùng số lượng và loại kiện, ký mã hiệu và số thùng; với pallet, hãy ghi cả hai đơn vị, ví dụ 4 PALLETS STC 160 CARTONS.
• Trọng lượng và thể tích: cùng trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì và CBM, dùng một đơn vị với cùng số chữ số thập phân; tổng trọng lượng cả bì trên B/L bằng tổng trên phiếu đóng gói.
• Điều kiện: cùng điều kiện Incoterms, địa điểm được nêu tên và "Incoterms 2020", đồng tiền và phương thức thanh toán trên hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn và thư tín dụng, cùng điều khoản cước trên B/L phù hợp (prepaid với CIF hoặc CFR, collect với FOB hoặc FCA).
• Số tham chiếu và giá trị: số hóa đơn chiếu lệ, đơn hàng và L/C trên hóa đơn, số hóa đơn trên C/O, và giá thực tế với cước và bảo hiểm được thể hiện riêng.