Cách bắt đầu xuất khẩu: hướng dẫn từng bước cho người mới

Bắt đầu bằng mã HS

Hệ thống hài hòa (Harmonized System, HS), do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) quản lý, gán cho mỗi sản phẩm một mã 6 chữ số được hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ sử dụng chung. Mỗi nước thêm chữ số cho biểu thuế của mình: HTSUS của Mỹ dùng 10 chữ số, Danh mục kết hợp (Combined Nomenclature) của EU dùng 8 và TARIC dùng 10, còn Anh dùng 10 khi nhập khẩu. Vì vậy mã xuất khẩu của nước bạn không phải là mã của nước nhập khẩu, và thuế được tính theo mã quốc gia đầy đủ của nước đến.

Mã được xác định theo quy tắc pháp lý chứ không phải theo tên gọi thương mại của sản phẩm: trước tiên xem nội dung các nhóm hàng cùng chú giải phần và chương, sau đó áp dụng lần lượt sáu Quy tắc tổng quát giải thích (General Rules of Interpretation, GRI). Mã quyết định nhiều hơn mức thuế suất, vì nó còn kéo theo các loại thuế bổ sung, giấy phép và kiểm tra của các cơ quan khác, cũng như quy tắc xuất xứ riêng cho từng sản phẩm trong hiệp định thương mại.

Hãy mô tả đầy đủ sản phẩm (nó là gì, làm từ gì, dùng để làm gì và được đóng gói ra sao), lập danh sách rút gọn các nhóm hàng bằng công cụ tra mã HS của Triplicate, rồi xác nhận mã đầy đủ trong biểu thuế chính thức của nước đến. Nếu mức thuế, giấy phép hoặc việc khai xuất xứ phụ thuộc vào câu trả lời, hãy xin phán quyết trước có tính ràng buộc: các thành viên WTO phải ban hành phán quyết trước về phân loại và xuất xứ. Ghi chú của Triplicate về cách tìm đúng mã HS giải thích các quy tắc này từng bước.

Kiểm tra quy định của nước đến đối với sản phẩm của bạn

Thuế hải quan chỉ là một phần của bức tranh. Thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, hóa chất, sản phẩm động thực vật và một số hàng điện, điện tử thường cần có đăng ký, công bố, chứng nhận hoặc giấy phép tại nước nhập khẩu, và thường chỉ một công ty địa phương mới được đứng tên, nên người mua hoặc đại diện địa phương phải xử lý trước khi hàng rời đi. Việc miễn thuế, chẳng hạn cho hàng mẫu, không miễn các quy định về sản phẩm này.

Nhãn mác cũng nằm trong các quy định: ngôn ngữ, danh sách thành phần, tên và địa chỉ công ty chịu trách nhiệm tại địa phương, và thường cả nước xuất xứ. Mỹ yêu cầu hầu hết hàng nhập khẩu hoặc bao bì của chúng phải ghi tên nước xuất xứ bằng tiếng Anh, và hàng không ghi phải chịu thêm 10% thuế trừ khi được ghi nhãn, tái xuất hoặc tiêu hủy dưới sự giám sát của CBP. Hàn Quốc (với hàng hóa thuộc danh mục), Ấn Độ (với bao bì bán lẻ) và Ả Rập Xê Út cũng yêu cầu ghi nhãn xuất xứ, trong khi EU, Anh, Nhật Bản và Trung Quốc chủ yếu quản lý nhãn thực phẩm và các dấu hiệu sai sự thật hoặc gây hiểu lầm. "Made in" hoặc "Product of" kèm tên đầy đủ của nước bằng tiếng Anh dùng được ở hầu hết các nước đến, và dấu xuất xứ không bao giờ thay thế được giấy chứng nhận xuất xứ.

Một số ví dụ từ các ghi chú theo thị trường của Triplicate:

• Mỹ phẩm vào EU: người chịu trách nhiệm (Responsible Person) đặt tại EU giữ hồ sơ sản phẩm đã được đánh giá an toàn và công bố từng sản phẩm trên cổng CPNP miễn phí trước khi bán. Great Britain cần thêm Người chịu trách nhiệm tại Anh (UK Responsible Person) riêng và công bố SCPN.
• Mỹ: mỹ phẩm không cần FDA phê duyệt, trừ chất phụ gia tạo màu, nhưng MoCRA yêu cầu đăng ký cơ sở và niêm yết sản phẩm. Cơ sở thực phẩm nước ngoài đăng ký với FDA, và mọi lô thực phẩm đều cần thông báo trước (Prior Notice) cho FDA trước khi hàng đến.
• Mỹ phẩm vào Nhật Bản: một công ty Nhật Bản có giấy phép kinh doanh mỹ phẩm công bố từng sản phẩm với tỉnh trước khi bán, và nhãn phải liệt kê toàn bộ thành phần bằng tiếng Nhật.
• Thực phẩm vào Trung Quốc: nhà máy nước ngoài đăng ký với Hải quan Trung Quốc (GACC) trong hệ thống CIFER, theo Lệnh 280 từ ngày 1 tháng 6 năm 2026, và thực phẩm đóng gói sẵn cần có nhãn tiếng Trung.
• Mỹ phẩm vào ASEAN: Việt Nam, Thái Lan, Indonesia, Malaysia, Philippines và Singapore đều yêu cầu một công ty địa phương công bố từng sản phẩm trước khi nhập khẩu hoặc bán.
• Ấn Độ: hàng hóa thuộc diện Lệnh kiểm soát chất lượng (Quality Control Order) không được nhập khẩu trừ khi nhà máy có giấy phép hoặc đăng ký của BIS và hàng mang Dấu Tiêu chuẩn BIS.
• Ả Rập Xê Út: sản phẩm thuộc diện quản lý cần Giấy chứng nhận hợp chuẩn sản phẩm (PCoC) của SABER, các sản phẩm khác cần nhà nhập khẩu tự khai báo, và mỗi lô hàng cần Giấy chứng nhận lô hàng (SCoC).
• Chứng nhận trước khi giao hàng: Kenya, Nigeria, Iraq và một số nước khác chỉ thông quan hàng thuộc diện quản lý khi có giấy chứng nhận hợp chuẩn cho từng lô hàng, do nước xuất khẩu cấp.

Đăng ký trong nước và kiểm soát xuất khẩu

Hãy kiểm tra nước bạn yêu cầu gì trước lô hàng đầu tiên. Ví dụ ở Ấn Độ, không ai được xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa nếu không có Mã số xuất nhập khẩu (Importer-Exporter Code, IEC) do DGFT cấp, trừ khi được miễn cụ thể; nhà xuất khẩu cũng đăng ký mã AD của ngân hàng mình với hải quan trên ICEGATE và thường nộp thư cam kết (Letter of Undertaking, LUT) để xuất khẩu mà không phải nộp IGST. Ở EU và Anh, mọi doanh nghiệp được thành lập tại đó đều cần mã EORI để nhập khẩu, xuất khẩu hoặc quá cảnh hàng hóa. Doanh nghiệp ở ngoài các khu vực này thường không cần EORI của EU chỉ để bán cho người mua tại EU, vì người mua hoặc đại diện hải quan của họ khai báo hàng bằng mã của chính họ.

Mọi nhà xuất khẩu cũng nên kiểm tra kiểm soát xuất khẩu. Mặt hàng lưỡng dụng, tức hàng hóa, phần mềm và công nghệ có cả mục đích dân sự lẫn quân sự, thường cần giấy phép hoặc giấy phép chung (general authorisation) khi nằm trong danh mục kiểm soát. Hầu hết hàng tiêu dùng thông thường, như mỹ phẩm, thực phẩm, quần áo và đồ nội thất, không nằm trong danh mục, nhưng hãy phân loại từng sản phẩm theo danh mục của nước xuất phát (tại Mỹ là ECCN trong Danh mục kiểm soát thương mại (CCL), hoặc EAR99 nếu không có trong danh mục). Mã HS chỉ có thể cảnh báo rằng một mặt hàng có thể bị kiểm soát; nó không bao giờ quyết định điều đó.

Trừng phạt là một bước kiểm tra riêng: hãy sàng lọc người mua, người nhận hàng, người dùng cuối, forwarder và các ngân hàng theo các danh sách như Consolidated Screening List của Mỹ và danh sách của EU, Anh và Liên Hợp Quốc (UN), vì một sản phẩm không cần giấy phép xuất khẩu vẫn có thể bị cấm đối với một bên hoặc một quốc gia bị trừng phạt.

Chọn điều kiện Incoterms và người nhập khẩu đứng tên

Incoterms 2020, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2020, vẫn là phiên bản hiện hành. Hãy chọn điều kiện khớp với việc thực tế ai sẽ bốc hàng, đặt vận chuyển chính, mua bảo hiểm và làm thủ tục thông quan xuất khẩu, nhập khẩu, và ghi theo dạng điều kiện + địa điểm cụ thể + phiên bản, ví dụ "FCA [your warehouse address] Incoterms 2020" hoặc "CIF Shanghai Incoterms 2020". Những lỗi phổ biến nhất là dùng FOB, CFR hoặc CIF cho container, vì rủi ro chỉ chuyển khi hàng đã ở trên tàu (hãy dùng FCA, CPT hoặc CIP thay thế); dùng EXW trong khi dù sao bạn cũng sẽ bốc hàng lên xe hoặc làm thủ tục xuất khẩu (hãy bán theo FCA tại cơ sở của bạn); và các địa điểm mơ hồ như "FOB China". Incoterms không điều chỉnh giá, phương thức thanh toán hay việc chuyển quyền sở hữu, vì vậy hãy ghi những điều đó vào hợp đồng mua bán.

Điều kiện cũng quyết định ai thông quan hàng tại nước đến. Thuế nhập khẩu và các loại thuế do người mua trả theo mười trong số mười một điều kiện, và chỉ do người bán trả theo DDP. Người nhập khẩu đứng tên (importer of record, IOR) đưa hàng qua hải quan dưới tên của chính mình và chịu trách nhiệm về thuế, phí và tính chính xác của tờ khai: thường là người mua theo FCA, FOB hoặc DAP, còn theo DDP là bạn hoặc bên bạn chỉ định. Ở EU, người khai báo về nguyên tắc phải được thành lập tại đó, nên người bán ngoài EU cần một đại diện gián tiếp tại EU và thường cả đăng ký VAT tại địa phương; ở Mỹ, IOR cần mã số nhập khẩu và, với tờ khai chính thức, một khoản bảo lãnh hải quan; còn ở Brazil, người bán nước ngoài không được tự thực hiện thông quan nhập khẩu. Nếu không thể đáp ứng các nghĩa vụ này, hãy báo giá DAP hoặc DPU thay vì DDP (xem ghi chú về người nhập khẩu đứng tên của Triplicate).

Hãy tính giá chào theo điều kiện đã chọn. Cước vận chuyển nằm trong giá của bạn theo CFR, CIF, CPT và CIP, và bảo hiểm cũng vậy theo CIF và CIP, hai điều kiện yêu cầu mua bảo hiểm tối thiểu 110% giá hàng, lần lượt theo Institute Cargo Clauses (C) và (A); nếu người mua muốn bảo hiểm mọi rủi ro, hãy thỏa thuận Clauses (A) hoặc dùng CIP. Hãy thỏa thuận bằng văn bản ai trả phí xếp dỡ tại terminal (THC) ở nơi đi và nơi đến, và ghi riêng cước vận chuyển, bảo hiểm và các chi phí khác trên hóa đơn: EU và Anh cộng chi phí vận chuyển và bảo hiểm đến biên giới của họ vào trị giá hải quan, còn Mỹ không tính cước vận tải quốc tế và bảo hiểm. Công cụ tính giá xuất khẩu của Triplicate giúp bạn xây dựng giá theo điều kiện bạn báo.

Thống nhất phương thức thanh toán và gửi hóa đơn chiếu lệ

Phương thức thanh toán quyết định bạn nhận tiền trước hay sau khi người mua có thể nhận hàng, và quyết định chỉ người mua hay cả ngân hàng cam kết thanh toán. Cục Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ (ITA) xếp các phương thức chính theo mức an toàn cho nhà xuất khẩu từ cao đến thấp: trả tiền trước (thường là chuyển khoản T/T), thư tín dụng (L/C), nhờ thu kèm chứng từ (D/P hoặc D/A), ghi sổ và ký gửi. Incoterms không nói gì về việc bạn được trả khi nào hoặc như thế nào, vì vậy hãy ghi điều kiện thanh toán thành một dòng riêng.

Với người mua mới hoặc thị trường rủi ro, hãy yêu cầu trả tiền trước hoặc L/C, được xác nhận bởi một ngân hàng mà bạn chấp nhận nếu ngân hàng phát hành hoặc quốc gia đó đáng lo ngại. Theo D/P và D/A, ngân hàng xử lý chứng từ nhưng không bảo đảm thanh toán, và theo D/A, người mua nhận hàng trước khi trả tiền. Ghi sổ thuộc nhóm rủi ro nhất trừ khi có bảo hiểm tín dụng xuất khẩu hoặc bao thanh toán hậu thuẫn. Nếu giao hàng trước khi nhận đủ tiền, hãy dùng vận đơn gốc lập theo lệnh và chỉ giao khi ngân hàng của chính bạn xác nhận tiền đã về: bản scan chứng từ thanh toán chỉ cho thấy một lệnh chuyển tiền đã được gửi đi, chứ không chứng minh bạn đã được trả.

Hóa đơn chiếu lệ là bản chào giá hoặc xác nhận giá của bạn trước khi giao hàng. Người mua dùng nó để duyệt đơn hàng, đặt cọc hoặc xin mở L/C, và ở một số nước còn dùng để xin giấy phép nhập khẩu hoặc mua ngoại tệ. Hãy đánh số, ghi ngày, nêu ngày hết hiệu lực, và ghi hàng hóa, đơn giá, loại tiền, Incoterms và địa điểm chỉ định, điều kiện thanh toán, mã HS, xuất xứ và thông tin ngân hàng của bạn. Hãy viết đầy đủ điều kiện thanh toán, chẳng hạn "30% T/T deposit on order confirmation; 70% T/T balance against copy of B/L" hoặc "D/P at sight, subject to URC 522", chứ không chỉ "T/T 30 days" (xem các ghi chú của Triplicate về phương thức thanh toán và về hóa đơn chiếu lệ so với hóa đơn thương mại).

Đặt vận chuyển và lập bộ chứng từ khớp nhau

Hãy cung cấp sớm thông tin lô hàng cho forwarder hoặc người chuyên chở: họ đặt chỗ và phát hành vận đơn hoặc vận đơn hàng không dựa trên shipping instruction của bạn, trong đó số kiện, trọng lượng và thể tích lấy từ packing list. Hãy ghi người nhận hàng, notify party và loại B/L (bản gốc lập theo lệnh, telex release hoặc sea waybill) cho phù hợp với điều kiện thanh toán, và kiểm tra bản nháp B/L từng dòng trước khi phát hành. Với container đường biển, hãy gửi tổng khối lượng container đã xác minh (VGM) cho người chuyên chở trước giờ cut-off: không có VGM thì không được xếp hàng. Hầu hết hàng đường biển đi Mỹ cần Importer Security Filing (ISF) ít nhất 24 giờ trước khi xếp hàng, và ICS2 của EU cần tờ khai tóm tắt nhập cảnh (ENS) cho mọi phương thức vận tải, nên forwarder cần nhận cùng dữ liệu đó đúng hạn.

Hải quan đối chiếu tờ khai nhập khẩu với hóa đơn, packing list và manifest của người chuyên chở, và số kiện, trọng lượng, mô tả hàng hóa hoặc người nhận hàng không khớp là nguyên nhân thường gặp khiến hàng bị giữ. Người nhập khẩu hoặc đại lý hải quan của họ làm việc với hải quan, nhưng bạn thường là người cung cấp câu trả lời về hàng hóa và giá, vì vậy hãy gửi bản sao tất cả chứng từ, chứng từ xuất xứ và giấy chứng nhận trước khi hàng đến, và giữ liên lạc cho đến khi hàng được thông quan.

Hãy lập mọi chứng từ từ cùng một bộ dữ liệu để số kiện, trọng lượng, mô tả hàng hóa, người nhận hàng, mã HS, loại tiền và Incoterms khớp nhau ở mọi nơi; công cụ tạo chứng từ miễn phí của Triplicate lập hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn thương mại, packing list và shipping instruction từ cùng một bộ dữ liệu. Hãy đặc biệt kiểm tra các chứng từ sau:

• Hóa đơn thương mại: hóa đơn cuối cùng cho lô hàng thực tế đã giao, mỗi lô một bản, nêu các bên, mô tả cụ thể, số lượng, đơn giá, loại tiền, Incoterms và địa điểm, xuất xứ của từng dòng hàng và các khoản phí ghi riêng. Hãy lập hóa đơn theo giá thực: hải quan có thể yêu cầu xem hợp đồng và chứng từ thanh toán.
• Packing list: số thùng, nội dung, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì cùng kích thước của từng kiện, với tổng số khớp với hóa đơn và vận đơn.
• Giấy chứng nhận xuất xứ: chỉ khi người mua, L/C hoặc nước đến yêu cầu, hoặc để xin hưởng thuế thấp hơn theo hiệp định thương mại. C/O không ưu đãi thường do phòng thương mại cấp; chứng từ xuất xứ ưu đãi tùy theo hiệp định (xem ghi chú của Triplicate về giấy chứng nhận xuất xứ).
• Hàng nguy hiểm: nước hoa, bình xịt, sơn móng tay và pin lithium phải được nhân viên đã qua đào tạo hoặc forwarder đủ điều kiện phân loại, đóng gói, đánh dấu và khai báo. Không bao giờ mô tả chúng là "hàng mẫu" hoặc "quà tặng" để né quy định.
• Bao bì gỗ: pallet, thùng gỗ nguyên khối và gỗ chèn lót phải được xử lý và có dấu ISPM 15; hãy ghi bao bì và tình trạng ISPM 15 của nó trên packing list.
• Hàng mẫu: "không có giá trị thương mại" vẫn cần một giá trị thực tế cho từng mặt hàng, không bao giờ bằng 0 hay chỉ ghi USD 1 cho có, cùng mô tả chính xác (xem ghi chú của Triplicate về gửi hàng mẫu).