Forwarder, đại lý hải quan và NVOCC khác nhau thế nào khi xuất khẩu

Ba vai trò trong một lô hàng

Trong một lô hàng xuất khẩu điển hình, có ba việc cần được thực hiện: một bên thu xếp vận chuyển (đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng hàng không, lấy hàng, gom hàng và xử lý chứng từ), một bên khai báo hải quan khi xuất khẩu và nhập khẩu, và một bên chở hàng và phát hành chứng từ vận tải. Forwarder, đại lý hải quan và người chuyên chở hoặc NVOCC là tên gọi thông thường của các vai trò này.

Nhiều công ty logistics cung cấp cả ba dịch vụ, nên cùng một công ty có thể là forwarder, đại lý hải quan và đơn vị phát hành vận đơn nhà của bạn. Điều quan trọng là tư cách mà công ty đó hành động trong từng việc, vì tư cách này quyết định trách nhiệm của họ khi hàng bị mất hoặc chậm, họ đại diện cho ai tại hải quan và bạn nhận được chứng từ nào.

Forwarder: đại lý hay người chuyên chở

Khi hành động với tư cách đại lý, forwarder thu xếp vận chuyển với các hãng vận tải nhân danh bạn hoặc theo tài khoản của bạn; khi đó vận đơn hoặc vận đơn hàng không của hãng vận tải chi phối việc vận chuyển, và forwarder chủ yếu chỉ chịu trách nhiệm về sự cẩn trọng của chính mình khi chọn và chỉ dẫn các bên khác. Khi hành động với tư cách bên chính (principal), forwarder phát hành chứng từ vận tải của chính mình, chẳng hạn vận đơn nhà của NVOCC hoặc vận đơn vận tải đa phương thức của FIATA (FBL), và đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở đối với bạn.

Hãy kiểm tra bạn sẽ nhận chứng từ nào và ai ký với tư cách người chuyên chở. Theo thư tín dụng (L/C), chứng từ vận tải do forwarder phát hành được chấp nhận khi đáp ứng các quy tắc của UCP 600 đối với loại chứng từ đó, bao gồm chữ ký của người chuyên chở hoặc đại lý có tên của người chuyên chở, nên biên nhận hàng hóa (cargo receipt) của forwarder không phải là vận đơn.

• Đặt chỗ với hãng vận tải đường biển hoặc hàng không
• Lấy hàng, gom hàng (LCL, hàng ghép) và lưu kho
• Chỉ dẫn gửi hàng (shipping instructions), bản nháp vận đơn và nộp VGM
• Bảo hiểm hàng hóa khi có yêu cầu
• Điều phối đại lý hải quan tại nơi đi và nơi đến

Đại lý hải quan: khai báo hải quan

Tại Hoa Kỳ, không ai được tiến hành hoạt động hải quan, trừ khi chỉ làm cho chính mình, mà không có giấy phép đại lý hải quan do CBP cấp (19 U.S.C. 1641; 19 CFR Part 111). Hoạt động hải quan bao gồm khai báo nhập khẩu (entry), phân loại, xác định trị giá, nộp thuế và chuẩn bị chứng từ cho CBP. Nhà nhập khẩu có thể tự nộp tờ khai; đại lý hải quan hành động theo giấy ủy quyền của nhà nhập khẩu, nhưng người nhập khẩu đứng tên (importer of record) vẫn chịu trách nhiệm về việc phân loại, trị giá và xuất xứ đã khai.

Tại EU, bất kỳ ai cũng có thể chỉ định một đại diện hải quan, người này hành động theo hình thức trực tiếp, nhân danh và thay mặt thương nhân, hoặc gián tiếp, nhân danh chính mình nhưng thay mặt thương nhân (Bộ luật Hải quan Liên minh (Union Customs Code) Article 18). Đại diện thông thường phải được thành lập tại EU. Với đại diện gián tiếp, đại diện cũng là người mang nghĩa vụ nợ hải quan (Article 77), nên đại diện có thể yêu cầu bảo đảm trước khi đồng ý.

NVOCC và ocean freight forwarder theo luật Hoa Kỳ

Đạo luật Vận tải biển của Mỹ (Shipping Act) gọi cả hai là trung gian vận tải đường biển (OTI): ocean freight forwarder gửi hàng đi từ Hoa Kỳ thông qua một người chuyên chở công cộng và đặt chỗ, còn NVOCC là người chuyên chở công cộng không khai thác tàu (46 U.S.C. 40102). OTI có trụ sở tại Hoa Kỳ cần giấy phép FMC; NVOCC nước ngoài có thể được cấp phép hoặc đăng ký.

Mỗi bên phải chứng minh năng lực tài chính với FMC, thường bằng khoản ký quỹ (bond): USD 50,000 đối với ocean freight forwarder, USD 75,000 đối với NVOCC có giấy phép (Mỹ hoặc nước ngoài) và USD 150,000 đối với NVOCC nước ngoài không có giấy phép nhưng đã đăng ký. Bạn có thể kiểm tra giấy phép hoặc đăng ký của một OTI trong danh sách OTI của FMC trước khi gửi hàng.

Bạn cần bên nào theo từng điều kiện Incoterms

• EXW và FCA: người mua thường chỉ định forwarder cho vận chuyển chính; theo FCA, người bán vẫn làm thủ tục thông quan xuất khẩu, thường qua đại lý hải quan của chính mình.
• FAS và FOB: người mua đặt tàu qua forwarder của mình; người bán làm thủ tục thông quan xuất khẩu và giao hàng tại cảng hoặc lên tàu.
• CFR, CIF, CPT và CIP: người bán chỉ định forwarder và trả cước vận chuyển chính; đại lý hải quan của người mua làm thủ tục thông quan nhập khẩu.
• DAP và DPU: forwarder của người bán giao hàng đến nơi đến; đại lý hải quan của người mua làm thủ tục thông quan nhập khẩu và nộp thuế.
• DDP: người bán cần một đại lý hải quan tại nơi đến và một người nhập khẩu đứng tên (importer of record), vì người bán nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế khác.