Como começar a exportar: guia passo a passo para a primeira exportação

Comece pelo código HS

O Sistema Harmonizado (HS), administrado pela Organização Mundial das Alfândegas (WCO), dá a cada produto um código de 6 dígitos comum a mais de 200 países e territórios. Cada país acrescenta dígitos para a sua própria tarifa: o HTSUS dos EUA usa 10, a Nomenclatura Combinada da UE 8 e o TARIC 10, e o Reino Unido 10 na importação. Por isso o código de exportação do seu país não é o código do importador, e o imposto é cobrado sobre o código nacional completo do destino.

O código é definido por regras legais, e não pelo nome comercial do produto: primeiro o texto das posições e as notas de seção e de capítulo, depois as seis Regras Gerais de Interpretação (GRI) em ordem. Ele decide mais do que a alíquota, porque também aciona impostos adicionais, licenças e verificações de outros órgãos, além da regra de origem específica do produto em um acordo comercial.

Descreva o produto por completo (o que é, do que é feito, para que serve e como é embalado), faça uma pré-seleção de posições com a busca de código HS da Triplicate e depois confirme o código completo na tarifa oficial do destino. Se o imposto, uma licença ou uma reivindicação de origem depender da resposta, peça uma decisão vinculante ou antecipada: os membros da OMC devem emitir decisões antecipadas sobre classificação e origem. A nota da Triplicate sobre como encontrar o código HS certo explica as regras passo a passo.

Confira as regras do destino para o seu produto

O imposto de importação é só uma parte do quadro. Alimentos, cosméticos, medicamentos, produtos químicos, produtos vegetais e animais e alguns artigos elétricos e eletrônicos costumam exigir um registro, uma notificação, um certificado ou uma licença no país importador, e muitas vezes só uma empresa local pode ser a titular, então o comprador ou um representante local precisa agir antes de a mercadoria sair. Uma isenção de impostos, por exemplo para amostras, não elimina essas regras de produto.

A rotulagem também faz parte das regras: idioma, listas de ingredientes, nome e endereço da empresa responsável local e, muitas vezes, o país de origem. Os EUA exigem que quase todo artigo importado, ou seu recipiente, seja marcado com o nome em inglês do país de origem, e a mercadoria sem marca paga 10% de imposto adicional, a menos que seja marcada, exportada ou destruída sob supervisão da CBP. A Coreia do Sul (mercadorias listadas), a Índia (embalagens de varejo) e a Arábia Saudita também exigem a marcação de origem, enquanto a UE, o Reino Unido, o Japão e a China regulam principalmente a rotulagem de alimentos e as marcas falsas ou enganosas. "Made in" ou "Product of" mais o nome completo do país em inglês serve para a maioria dos destinos, e uma marca nunca substitui um certificado de origem.

Alguns exemplos das notas de mercado da Triplicate:

• Cosméticos na UE: uma pessoa responsável estabelecida na UE mantém o dossiê do produto com avaliação de segurança e notifica cada produto no portal gratuito CPNP antes da venda. A Grã-Bretanha exige, à parte, uma pessoa responsável no Reino Unido e uma notificação SCPN.
• EUA: cosméticos não precisam de aprovação da FDA, exceto os aditivos corantes, mas a MoCRA exige o registro de instalações e a listagem de produtos. Instalações estrangeiras de alimentos se registram na FDA, e todo embarque de alimentos precisa de prior notice à FDA antes de chegar.
• Cosméticos no Japão: uma empresa japonesa com licença de comercialização de cosméticos notifica cada produto à sua prefeitura antes da venda, e o rótulo lista todos os ingredientes em japonês.
• Alimentos na China: fábricas estrangeiras se registram na Alfândega da China (GACC) no CIFER, sob o Decreto 280 desde 1º de junho de 2026, e alimentos pré-embalados precisam de rótulo em chinês.
• Cosméticos na ASEAN: Vietnã, Tailândia, Indonésia, Malásia, Filipinas e Singapura exigem, cada um, que uma empresa local notifique cada produto antes da importação ou da venda.
• Índia: mercadorias cobertas por uma Ordem de Controle de Qualidade não podem ser importadas a menos que a fábrica tenha licença ou registro do BIS e as mercadorias levem a Marca Padrão do BIS.
• Arábia Saudita: produtos regulamentados precisam de um Certificado de Conformidade do Produto do SABER, os demais da autodeclaração do importador, e cada embarque de um Certificado de Embarque (SCoC).
• Certificados pré-embarque: Quênia, Nigéria, Iraque e alguns outros países só liberam mercadorias regulamentadas com um certificado de conformidade para cada embarque, emitido no país exportador.

Registros e controles de exportação no seu país

Confira o que o seu próprio país exige antes do primeiro embarque. Na Índia, por exemplo, ninguém pode exportar nem importar mercadorias sem um Importer-Exporter Code (IEC) do DGFT, salvo isenção específica, e os exportadores também registram o código AD do seu banco na alfândega no ICEGATE e geralmente apresentam uma Letter of Undertaking (LUT) para exportar sem pagar IGST. Na UE e no Reino Unido, toda empresa ali estabelecida precisa de um número EORI para importar, exportar ou fazer trânsito de mercadorias. Uma empresa de fora desses territórios geralmente não precisa de um EORI da UE apenas para vender a compradores da UE, porque o comprador ou o seu representante aduaneiro declara a mercadoria com o próprio número.

Todo exportador também deve conferir os controles de exportação. Itens de uso duplo, isto é, bens, software e tecnologia com usos tanto civis quanto militares, geralmente exigem licença ou autorização geral quando constam de uma lista de controle. A maioria dos bens de consumo comuns, como cosméticos, alimentos, roupas e móveis, não consta delas, mas classifique cada produto pela lista do país de onde você embarca (nos EUA, um ECCN na Commerce Control List, ou EAR99 se não estiver listado). Um código HS só pode sinalizar que um item talvez seja controlado; nunca decide isso.

As sanções são uma verificação separada: faça a triagem do comprador, do consignatário, do usuário final, do agente de cargas e dos bancos em listas como a US Consolidated Screening List e as listas da UE, do Reino Unido e da ONU, porque um produto que não precisa de licença de exportação ainda pode ser proibido para uma parte ou um país sancionado.

Escolha o Incoterm e o importador de registro

Os Incoterms 2020, em vigor desde 1º de janeiro de 2020, continuam sendo a edição atual. Escolha a regra que corresponde a quem realmente vai carregar a mercadoria, contratar o transporte principal, segurá-la e desembaraçá-la na exportação e na importação, e escreva-a como regra + local preciso + edição, por exemplo "FCA [endereço do seu armazém] Incoterms 2020" ou "CIF Shanghai Incoterms 2020". Os erros mais comuns são FOB, CFR ou CIF para contêineres, que só transferem o risco quando a mercadoria está a bordo (use FCA, CPT ou CIP); EXW quando você vai carregar o caminhão ou desembaraçar a exportação de qualquer maneira (venda FCA nas suas instalações); e locais vagos como "FOB China". Os Incoterms não tratam de preço, condições de pagamento nem da transferência da propriedade, então coloque esses pontos no contrato de venda.

A regra também decide quem desembaraça a mercadoria no destino. Os impostos e tributos de importação são pagos pelo comprador em dez das onze regras, e pelo vendedor somente no DDP. O importador de registro (IOR) desembaraça a mercadoria na alfândega em nome próprio e responde pelos impostos, pelos tributos e pela exatidão da declaração: normalmente o comprador em FCA, FOB ou DAP, e você ou alguém que você designe no DDP. Na UE, o declarante deve, em princípio, estar estabelecido ali, então um vendedor de fora da UE precisa de um representante aduaneiro indireto da UE e, em geral, de um registro local de IVA; nos EUA, um importador de registro precisa de um número de importador e, nas entradas formais, de uma fiança aduaneira; e no Brasil um vendedor estrangeiro não pode providenciar o desembaraço de importação. Se você não puder cumprir essas obrigações, cote DAP ou DPU em vez de DDP (veja a nota da Triplicate sobre o importador de registro).

Forme o preço a partir da regra. O frete está incluído no seu preço em CFR, CIF, CPT e CIP, e o seguro também em CIF e CIP, que exigem cobertura de pelo menos 110% do preço nas Institute Cargo Clauses (C) e (A), respectivamente; se o comprador quiser cobertura contra todos os riscos, combinem as Clauses (A) ou use CIP. Combine por escrito quem paga o THC na origem e no destino, e mostre frete, seguro e outras despesas separadamente na fatura: a UE e o Reino Unido somam ao valor aduaneiro o transporte e o seguro até a sua fronteira, enquanto os EUA excluem o frete e o seguro internacionais. A calculadora de preço de exportação da Triplicate ajuda a montar o preço para a regra que você cota.

Combine as condições de pagamento e envie uma fatura proforma

As condições de pagamento decidem se você recebe antes ou depois de o comprador poder retirar a mercadoria, e se um banco, e não só o comprador, promete pagar. A International Trade Administration dos EUA ordena os principais métodos do mais ao menos seguro para o exportador: pagamento antecipado (geralmente uma transferência bancária T/T), carta de crédito (L/C), cobrança documentária (D/P ou D/A), conta aberta e consignação. Os Incoterms não dizem nada sobre quando nem como você é pago, então escreva a condição de pagamento em uma linha separada.

Para um comprador novo ou um mercado de risco, peça pagamento antecipado ou uma L/C, confirmada por um banco aceitável para você se o banco emissor ou o país for motivo de preocupação. Na D/P e na D/A os bancos cuidam dos documentos, mas não garantem o pagamento, e na D/A o comprador recebe a mercadoria antes de pagar. A conta aberta está entre as opções mais arriscadas, a menos que conte com seguro de crédito à exportação ou factoring. Se você embarcar antes do pagamento integral, use conhecimentos de embarque originais emitidos à ordem e só os entregue quando o seu próprio banco confirmar que o dinheiro chegou: um comprovante de pagamento escaneado mostra que uma instrução foi enviada, não que você foi pago.

A fatura proforma é a sua oferta ou confirmação de preço antes do embarque. O comprador aprova o pedido, paga um sinal ou solicita sua L/C com base nela e, em alguns países, a usa para uma licença de importação ou para comprar moeda estrangeira. Numere-a, date-a, informe uma data de validade e mostre a mercadoria, os preços unitários, a moeda, o Incoterm e o local designado, a condição de pagamento, os códigos HS, a origem e seus dados bancários. Escreva a condição de pagamento por extenso, como "sinal de 30% por T/T na confirmação do pedido; saldo de 70% por T/T contra cópia do B/L" ou "D/P à vista, sujeita à URC 522", e não "T/T 30 dias" (veja as notas da Triplicate sobre condições de pagamento e sobre fatura proforma x fatura comercial).

Reserve o transporte e faça documentos que batam

Passe cedo os dados da carga ao seu agente de cargas ou transportador: ele reserva o espaço e emite o conhecimento de embarque ou o conhecimento aéreo (AWB) a partir da sua instrução de embarque, que traz a quantidade de volumes, os pesos e a cubagem do packing list. Informe o consignatário, a notify party e o tipo de B/L (original à ordem, telex release ou sea waybill) conforme as suas condições de pagamento, e confira o draft do B/L linha por linha antes de ele ser emitido. Para contêineres marítimos, informe ao transportador a massa bruta verificada (VGM) antes do cut-off: sem VGM, sem carregamento. A maior parte da carga marítima com destino aos EUA precisa de um Importer Security Filing pelo menos 24 horas antes do carregamento, e o ICS2 da UE exige uma declaração sumária de entrada para todos os modais, então o agente de cargas precisa dos mesmos dados a tempo.

A alfândega compara a declaração de importação com a fatura, o packing list e o manifesto do transportador, e uma quantidade de volumes, um peso, uma descrição ou um consignatário diferente é um gatilho comum de retenção. O importador ou o seu despachante aduaneiro lida com a alfândega, mas em geral é você quem fornece as respostas sobre a mercadoria e o preço, então envie cópias de todos os documentos, da prova de origem e dos certificados antes de a mercadoria chegar e fique acessível até a liberação.

Faça todos os documentos a partir de um único conjunto de dados, de modo que a quantidade de volumes, os pesos, a descrição, o consignatário, o código HS, a moeda e o Incoterm batam em todos; o gerador gratuito da Triplicate cria a fatura proforma, a fatura comercial, o packing list e a instrução de embarque a partir dos mesmos dados. Confira em especial estes documentos:

• Fatura comercial: a fatura final da mercadoria efetivamente embarcada, uma por embarque, com as partes, uma descrição específica, quantidade, preço unitário, moeda, Incoterm e local, origem de cada linha e as despesas discriminadas separadamente. Fature o preço real: a alfândega pode pedir o contrato e os registros de pagamento.
• Packing list: números das caixas, conteúdo, pesos líquido e bruto e dimensões de cada volume, com totais que concordem com a fatura e o conhecimento de embarque.
• Certificado de origem: somente quando o comprador, a L/C ou o destino pedirem, ou para reivindicar uma alíquota menor com base em um acordo comercial. Um certificado não preferencial geralmente vem de uma câmara de comércio; as provas preferenciais dependem do acordo (veja a nota da Triplicate sobre certificados de origem).
• Artigos perigosos: perfume, aerossóis, esmalte de unhas e baterias de lítio devem ser classificados, embalados, marcados e declarados por pessoal treinado ou por um agente de cargas qualificado. Nunca os descreva como "amostras" ou "presentes" para fugir das regras.
• Embalagem de madeira: paletes, engradados e material de estiva de madeira maciça devem ser tratados e levar a marca ISPM 15; informe a embalagem e a situação ISPM 15 no packing list.
• Amostras: "sem valor comercial" ainda exige um valor realista por item, nunca zero nem um USD 1 simbólico, e uma descrição precisa (veja a nota da Triplicate sobre envio de amostras).