Comment commencer à exporter : guide pas à pas pour un premier export

Commencez par le code HS

Le Système harmonisé (HS), géré par l'Organisation mondiale des douanes (WCO), attribue à chaque produit un code à 6 chiffres commun à plus de 200 pays et territoires. Chaque pays ajoute des chiffres pour son propre tarif : le HTSUS des États-Unis en compte 10, la Nomenclature combinée de l'UE 8 et le TARIC 10, et le Royaume-Uni 10 à l'importation. Le code d'exportation de votre pays n'est donc pas celui de l'importateur, et les droits sont calculés sur le code national complet de la destination.

Le code se détermine par des règles juridiques, non par le nom commercial du produit : d'abord le texte des positions et les notes de section et de chapitre, puis les six Règles générales interprétatives (GRI) dans l'ordre. Il décide de bien plus que le taux de droit, car il déclenche aussi des droits supplémentaires, des permis et d'autres contrôles administratifs, ainsi que la règle d'origine spécifique au produit d'un accord commercial.

Décrivez le produit en détail (ce qu'il est, de quoi il est fait, à quoi il sert et comment il est conditionné), présélectionnez des positions avec l'outil de recherche de code HS de Triplicate, puis confirmez le code complet dans le tarif officiel de la destination. Si le droit de douane, un permis ou une demande d'origine dépend de la réponse, demandez une décision contraignante ou anticipée : les membres de l'OMC doivent délivrer des décisions anticipées sur le classement et l'origine. La note de Triplicate sur la recherche du bon code HS explique les règles pas à pas.

Vérifiez les règles de la destination pour votre produit

Le droit de douane n'est qu'une partie du tableau. Les aliments, les cosmétiques, les médicaments, les produits chimiques, les produits végétaux et animaux et certains biens électriques et électroniques exigent souvent un enregistrement, une notification, un certificat ou un permis dans le pays d'importation, et souvent seule une entreprise locale peut en être titulaire : l'acheteur ou un représentant local doit donc agir avant le départ de la marchandise. Une exonération de droits, par exemple pour des échantillons, ne lève pas ces règles produit.

L'étiquetage fait aussi partie des règles : langue, listes d'ingrédients, nom et adresse de l'entreprise responsable locale et, souvent, pays d'origine. Les États-Unis exigent que presque tout article importé, ou son contenant, porte le nom anglais du pays d'origine, et les marchandises non marquées paient 10 % de droits supplémentaires à moins d'être marquées, exportées ou détruites sous la supervision de la CBP. La Corée du Sud (marchandises listées), l'Inde (emballages de vente au détail) et l'Arabie saoudite exigent aussi un marquage d'origine, tandis que l'UE, le Royaume-Uni, le Japon et la Chine réglementent surtout l'étiquetage alimentaire et les mentions fausses ou trompeuses. « Made in » ou « Product of » suivi du nom complet du pays en anglais convient pour la plupart des destinations, et un marquage ne remplace jamais un certificat d'origine.

Quelques exemples tirés des notes marchés de Triplicate :

• Cosmétiques UE : une personne responsable établie dans l'UE détient le dossier produit évalué en sécurité et notifie chaque produit sur le portail gratuit CPNP avant la vente. La Grande-Bretagne exige une personne responsable britannique et une notification SCPN distinctes.
• États-Unis : les cosmétiques ne nécessitent aucune approbation de la FDA, sauf pour les colorants, mais la MoCRA impose l'enregistrement des établissements et l'inscription des produits. Les établissements alimentaires étrangers s'enregistrent auprès de la FDA, et chaque expédition alimentaire nécessite un prior notice à la FDA avant son arrivée.
• Cosmétiques au Japon : une entreprise japonaise titulaire d'une licence de commercialisation de cosmétiques notifie chaque produit à sa préfecture avant la vente, et l'étiquette liste tous les ingrédients en japonais.
• Aliments en Chine : les usines étrangères s'enregistrent auprès des douanes chinoises (GACC) dans CIFER, selon le Décret 280 depuis le 1er juin 2026, et les denrées préemballées doivent porter une étiquette en chinois.
• Cosmétiques en ASEAN : le Vietnam, la Thaïlande, l'Indonésie, la Malaisie, les Philippines et Singapour exigent chacun qu'une entreprise locale notifie chaque produit avant l'importation ou la vente.
• Inde : les marchandises relevant d'un arrêté de contrôle qualité ne peuvent pas être importées à moins que l'usine ne détienne une licence ou un enregistrement BIS et que les marchandises portent la marque de norme BIS.
• Arabie saoudite : les produits réglementés ont besoin d'un Certificat de conformité du produit SABER, les autres de l'autodéclaration de l'importateur, et chaque envoi d'un Certificat d'expédition (SCoC).
• Certificats avant expédition : le Kenya, le Nigeria, l'Irak et quelques autres pays ne dédouanent les marchandises réglementées qu'avec un certificat de conformité pour chaque envoi, délivré dans le pays exportateur.

Enregistrements et contrôle des exportations dans votre pays

Vérifiez ce que votre propre pays exige avant le premier envoi. En Inde, par exemple, nul ne peut exporter ou importer des marchandises sans Importer-Exporter Code (IEC) délivré par le DGFT, sauf exemption expresse, et les exportateurs enregistrent aussi le code AD de leur banque auprès de la douane sur ICEGATE et déposent généralement une Letter of Undertaking (LUT) pour exporter sans payer l'IGST. Dans l'UE et au Royaume-Uni, toute entreprise qui y est établie a besoin d'un numéro EORI pour importer, exporter ou faire transiter des marchandises. Une entreprise établie hors de ces territoires n'a généralement pas besoin d'un EORI de l'UE pour simplement vendre à des acheteurs de l'UE, car l'acheteur ou son représentant en douane déclare la marchandise avec son propre numéro.

Tout exportateur doit aussi vérifier le contrôle des exportations. Les biens à double usage, c'est-à-dire les biens, logiciels et technologies ayant à la fois des usages civils et militaires, exigent généralement une licence ou une autorisation générale lorsqu'ils figurent sur une liste de contrôle. La plupart des biens de consommation courants, comme les cosmétiques, les aliments, les vêtements et les meubles, n'y figurent pas, mais classez chaque produit selon la liste du pays d'expédition (aux États-Unis, un ECCN dans la Commerce Control List, ou EAR99 s'il n'est pas listé). Un code HS peut seulement signaler qu'un article pourrait être contrôlé ; il ne le décide jamais.

Les sanctions font l'objet d'une vérification distincte : filtrez l'acheteur, le destinataire, l'utilisateur final, le transitaire et les banques sur des listes comme la US Consolidated Screening List et les listes de l'UE, du Royaume-Uni et de l'ONU, car un produit qui n'exige aucune licence d'exportation peut tout de même être interdit pour une partie ou un pays sanctionné.

Choisissez l'Incoterm et l'importateur officiel

Les Incoterms 2020, applicables depuis le 1er janvier 2020, demeurent l'édition actuelle. Choisissez la règle qui correspond à qui chargera réellement la marchandise, réservera le transport principal, l'assurera et la dédouanera à l'export et à l'import, et écrivez-la sous la forme règle + lieu précis + édition, par exemple « FCA [adresse de votre entrepôt] Incoterms 2020 » ou « CIF Shanghai Incoterms 2020 ». Les erreurs les plus courantes sont FOB, CFR ou CIF pour des conteneurs, qui ne transfèrent les risques qu'une fois la marchandise à bord (utilisez plutôt FCA, CPT ou CIP) ; EXW alors que vous chargerez de toute façon le camion ou dédouanerez à l'export (vendez FCA dans vos locaux) ; et les lieux vagues comme « FOB China ». Les Incoterms ne traitent ni du prix, ni des conditions de paiement, ni du transfert de propriété : mentionnez-les dans le contrat de vente.

La règle détermine aussi qui dédouane la marchandise à destination. Les droits et taxes à l'importation sont payés par l'acheteur dans dix des onze règles, et par le vendeur uniquement en DDP. L'importateur officiel (IOR) fait entrer la marchandise en douane en son propre nom et répond des droits, des taxes et de l'exactitude de la déclaration : normalement l'acheteur en FCA, FOB ou DAP, et vous ou une partie que vous désignez en DDP. Dans l'UE, le déclarant doit en principe y être établi, si bien qu'un vendeur hors UE a besoin d'un représentant en douane indirect de l'UE et généralement d'un enregistrement local à la TVA ; aux États-Unis, un importateur officiel a besoin d'un numéro d'importateur et, pour les entrées formelles, d'une caution douanière ; et au Brésil, un vendeur étranger ne peut pas organiser le dédouanement à l'importation. Si vous ne pouvez pas remplir ces obligations, proposez DAP ou DPU plutôt que DDP (voir la note de Triplicate sur l'importateur officiel).

Établissez votre prix à partir de la règle. Le fret est inclus dans votre prix en CFR, CIF, CPT et CIP, et l'assurance aussi en CIF et CIP, qui exigent une couverture d'au moins 110 % du prix selon les Institute Cargo Clauses (C) et (A) respectivement ; si l'acheteur veut une couverture tous risques, convenez des Clauses (A) ou utilisez CIP. Convenez par écrit de qui paie les THC à l'origine et à destination, et indiquez séparément sur la facture le fret, l'assurance et les autres frais : l'UE et le Royaume-Uni ajoutent à la valeur en douane le transport et l'assurance jusqu'à leur frontière, tandis que les États-Unis excluent le fret et l'assurance internationaux. Le calculateur de prix export de Triplicate vous aide à construire le prix pour la règle que vous proposez.

Convenez des conditions de paiement et envoyez une facture pro forma

Les conditions de paiement déterminent si vous êtes payé avant ou après que l'acheteur peut prendre possession de la marchandise, et si une banque, et pas seulement l'acheteur, promet de payer. L'International Trade Administration américaine classe les principales méthodes de la plus sûre à la moins sûre pour l'exportateur : paiement anticipé (généralement un virement T/T), crédit documentaire (L/C), remise documentaire (D/P ou D/A), compte ouvert et consignation. Les Incoterms ne disent rien du moment ni de la manière dont vous êtes payé : écrivez donc la condition de paiement sur une ligne distincte.

Pour un nouvel acheteur ou un marché risqué, demandez un paiement anticipé ou un L/C, confirmé par une banque qui vous convient si la banque émettrice ou le pays vous inquiète. En D/P et D/A, les banques traitent les documents mais ne garantissent pas le paiement, et en D/A l'acheteur obtient la marchandise avant de payer. Le compte ouvert est l'une des options les plus risquées, sauf s'il est adossé à une assurance-crédit à l'exportation ou à de l'affacturage. Si vous expédiez avant le paiement intégral, utilisez des connaissements originaux à ordre et ne les remettez que lorsque votre propre banque confirme que l'argent est arrivé : un justificatif de paiement scanné montre qu'une instruction a été envoyée, non que vous avez été payé.

La facture pro forma est votre offre ou confirmation de prix avant l'expédition. L'acheteur valide la commande, verse un acompte ou demande son L/C sur cette base, et dans certains pays l'utilise pour une licence d'importation ou pour acheter des devises. Numérotez-la, datez-la, indiquez une date de validité et faites figurer les marchandises, les prix unitaires, la devise, l'Incoterm et le lieu désigné, la condition de paiement, les codes HS, l'origine et vos coordonnées bancaires. Écrivez la condition de paiement en toutes lettres, par exemple « acompte de 30 % par T/T à la confirmation de la commande ; solde de 70 % par T/T contre copie du B/L » ou « D/P à vue, soumis aux URC 522 », et non « T/T 30 jours » (voir les notes de Triplicate sur les conditions de paiement et sur la facture pro forma face à la facture commerciale).

Réservez le transport et établissez des documents concordants

Communiquez tôt les détails de la marchandise à votre transitaire ou transporteur : il réserve la place et établit le connaissement ou la lettre de transport aérien à partir de vos instructions d'expédition, qui reprennent le nombre de colis, les poids et le volume de la liste de colisage. Indiquez le destinataire, la partie à notifier et le type de B/L (original à ordre, telex release ou sea waybill) adapté à vos conditions de paiement, et vérifiez le projet de B/L ligne par ligne avant son émission. Pour les conteneurs maritimes, remettez au transporteur la masse brute vérifiée (VGM) avant sa date limite (cut-off) : pas de VGM, pas de chargement. La plupart des cargaisons maritimes à destination des États-Unis exigent un Importer Security Filing au moins 24 heures avant le chargement, et l'ICS2 de l'UE exige une déclaration sommaire d'entrée pour tous les modes de transport : le transitaire a donc besoin des mêmes données à temps.

La douane compare la déclaration d'importation à la facture, à la liste de colisage et au manifeste du transporteur, et un nombre de colis, un poids, une description ou un destinataire différents est une cause fréquente de blocage. L'importateur ou son commissionnaire en douane traite avec la douane, mais c'est vous qui fournissez généralement les réponses sur la marchandise et le prix : envoyez donc des copies de tous les documents, la preuve d'origine et les certificats avant l'arrivée des marchandises, et restez joignable jusqu'à la mainlevée.

Établissez chaque document à partir d'un seul jeu de données, afin que le nombre de colis, les poids, la description, le destinataire, le code HS, la devise et l'Incoterm concordent partout ; le générateur gratuit de Triplicate produit la facture pro forma, la facture commerciale, la liste de colisage et les instructions d'expédition à partir des mêmes données. Contrôlez en particulier ces documents :

• Facture commerciale : la facture définitive des marchandises réellement expédiées, une par envoi, avec les parties, une description précise, la quantité, le prix unitaire, la devise, l'Incoterm et le lieu, l'origine de chaque ligne et les frais détaillés séparément. Facturez le prix réel : la douane peut demander le contrat et les justificatifs de paiement.
• Liste de colisage : numéros de cartons, contenu, poids net et brut et dimensions de chaque colis, avec des totaux qui concordent avec la facture et le connaissement.
• Certificat d'origine : seulement lorsque l'acheteur, le L/C ou la destination en demande un, ou pour revendiquer un droit réduit au titre d'un accord commercial. Un certificat non préférentiel est généralement délivré par une chambre de commerce ; les preuves préférentielles dépendent de l'accord (voir la note de Triplicate sur les certificats d'origine).
• Marchandises dangereuses : les parfums, les aérosols, les vernis à ongles et les batteries au lithium doivent être classés, emballés, marqués et déclarés par du personnel formé ou un transitaire qualifié. Ne les décrivez jamais comme « échantillons » ou « cadeaux » pour échapper aux règles.
• Emballage en bois : les palettes, caisses et bois de calage en bois massif doivent être traités et porter la marque ISPM 15 ; indiquez l'emballage et son statut ISPM 15 sur la liste de colisage.
• Échantillons : « sans valeur commerciale » exige quand même une valeur réaliste par article, jamais zéro ni un symbolique 1 USD, et une description précise (voir la note de Triplicate sur l'expédition d'échantillons).