İhracata Nasıl Başlanır? İlk Kez İhracat Yapanlar İçin Adım Adım Rehber

HS kodu ile başlayın

Dünya Gümrük Örgütü (WCO) tarafından yürütülen Armonize Sistem (HS), her ürüne 200'den fazla ülke ve ekonominin ortak kullandığı 6 haneli bir kod verir. Her ülke kendi tarifesi için hane ekler: ABD HTSUS'u 10, AB Kombine Nomanklatürü 8 ve TARIC 10, Birleşik Krallık ise ithalatta 10 hane kullanır. Dolayısıyla kendi ülkenizin ihracat kodu ithalatçının kodu değildir ve gümrük vergisi varış ülkesinin tam ulusal koduna göre alınır.

Kod, ürünün pazarlama adına göre değil, yasal kurallara göre belirlenir: önce pozisyon metinleri ile bölüm ve fasıl notları, ardından sırasıyla altı Genel Yorum Kuralı (GYK) uygulanır. Kod, gümrük vergisi oranından fazlasını belirler; çünkü ek vergileri, izinleri ve diğer kurumların kontrollerini, ayrıca bir ticaret anlaşmasındaki ürüne özgü menşe kuralını da tetikler.

Ürünü eksiksiz tanımlayın (ne olduğu, neyden yapıldığı, ne için kullanıldığı ve nasıl paketlendiği), Triplicate'in HS kodu sorgulama aracıyla pozisyonlardan oluşan bir kısa liste çıkarın, ardından tam kodu varış ülkesinin resmî tarifesinden doğrulayın. Vergi, bir izin veya bir menşe beyanı yanıta bağlıysa bağlayıcı karar veya ön karar isteyin: WTO üyeleri sınıflandırma ve menşe konusunda ön karar vermek zorundadır. Triplicate'in doğru HS kodunu bulmaya ilişkin notu kuralları adım adım anlatır.

Ürününüz için varış ülkesinin kurallarını kontrol edin

Gümrük vergisi resmin yalnızca bir parçasıdır. Gıda, kozmetik, ilaç, kimyasallar, bitki ve hayvan ürünleri ile bazı elektrikli ve elektronik eşyalar için ithalatçı ülkede çoğu zaman bir kayıt, bildirim, sertifika veya izin gerekir ve bunu çoğu zaman yalnızca yerel bir şirket alabilir; bu yüzden alıcının veya yerel bir temsilcinin mallar yola çıkmadan önce harekete geçmesi gerekir. Örneğin numuneler için tanınan vergi muafiyeti bu ürün kurallarını ortadan kaldırmaz.

Etiketler de kuralların parçasıdır: dil, içerik listeleri, yerel sorumlu şirketin adı ve adresi ve çoğu zaman menşe ülke. ABD, neredeyse her ithal eşyanın veya ambalajının menşe ülkenin İngilizce adıyla işaretlenmesini şart koşar; işaretsiz mallar, CBP gözetiminde işaretlenmedikçe, ihraç edilmedikçe veya imha edilmedikçe ek %10 gümrük vergisi öder. Güney Kore (listedeki mallar), Hindistan (perakende ambalajlar) ve Suudi Arabistan da menşe işareti ister; AB, Birleşik Krallık, Japonya ve Çin ise ağırlıklı olarak gıda etiketlerini ve yanlış veya yanıltıcı işaretleri düzenler. Çoğu varış ülkesi için "Made in" veya "Product of" artı ülkenin tam İngilizce adı yeterlidir ve bir işaret hiçbir zaman menşe şahadetnamesinin yerini tutmaz.

Triplicate'in pazar notlarından bazı örnekler:

• AB kozmetikleri: AB'de yerleşik bir Sorumlu Kişi (Responsible Person), güvenlik değerlendirmesi yapılmış ürün dosyasını tutar ve satıştan önce her ürünü ücretsiz CPNP portalında bildirir. Büyük Britanya için ayrı bir Birleşik Krallık Sorumlu Kişisi ve SCPN bildirimi gerekir.
• ABD: kozmetikler renk katkı maddeleri dışında FDA onayı gerektirmez, ancak MoCRA tesis kaydı ve ürün listelemesi ister. Yabancı gıda tesisleri FDA'ya kaydolur ve her gıda sevkiyatı varıştan önce FDA ön bildirimi (prior notice) gerektirir.
• Japonya kozmetikleri: kozmetik pazarlama ruhsatı olan bir Japon şirketi, satıştan önce her ürünü bağlı olduğu valiliğe (prefecture) bildirir ve etiket tüm içerikleri Japonca listeler.
• Çin gıdaları: yurt dışındaki fabrikalar, 1 Haziran 2026'dan beri Decree 280 uyarınca CIFER'de Çin Gümrüğü'ne (GACC) kaydolur ve ambalajlı gıdalar için Çince etiket gerekir.
• ASEAN kozmetikleri: Vietnam, Tayland, Endonezya, Malezya, Filipinler ve Singapur'un her biri, ithalat veya satıştan önce her ürünü bildirecek yerel bir şirket ister.
• Hindistan: Kalite Kontrol Emri (Quality Control Order) kapsamındaki mallar, fabrika BIS lisansına veya kaydına sahip değilse ve mallar BIS Standart İşaretini taşımıyorsa ithal edilemez.
• Suudi Arabistan: düzenlemeye tabi ürünler SABER Ürün Uygunluk Sertifikası (Product Certificate of Conformity), diğerleri ithalatçının öz beyanı ister ve her sevkiyat için bir Sevkiyat Sertifikası (SCoC) gerekir.
• Sevkiyat öncesi sertifikalar: Kenya, Nijerya, Irak ve bazı diğer ülkeler düzenlemeye tabi malları yalnızca ihracatçı ülkede düzenlenen, her sevkiyat için ayrı bir uygunluk sertifikasıyla gümrükten çıkarır.

Kendi ülkenizdeki kayıtlar ve ihracat kontrolleri

İlk sevkiyattan önce kendi ülkenizin ne istediğini kontrol edin. Örneğin Hindistan'da, özel olarak muaf tutulmadıkça, DGFT'den alınan İthalatçı-İhracatçı Kodu (IEC) olmadan kimse mal ihraç veya ithal edemez; ihracatçılar ayrıca bankalarının AD code'unu ICEGATE üzerinden gümrüğe kaydettirir ve IGST ödemeden ihracat yapmak için genellikle bir Taahhütname (Letter of Undertaking, LUT) verir. AB'de ve Birleşik Krallık'ta yerleşik her işletmenin mal ithal etmek, ihraç etmek veya transit geçirmek için bir EORI numarasına ihtiyacı vardır. Bunların dışındaki bir işletme, yalnızca AB'deki alıcılara satış yapmak için genellikle AB EORI numarasına ihtiyaç duymaz; çünkü alıcı veya gümrük temsilcisi malları kendi numarasıyla beyan eder.

Her ihracatçı ihracat kontrollerini de gözden geçirmelidir. Çift kullanımlı ürünler, yani hem sivil hem askerî kullanımı olan mallar, yazılımlar ve teknolojiler, bir kontrol listesinde yer alıyorsa genellikle lisans veya genel izin gerektirir. Kozmetik, gıda, giyim ve mobilya gibi günlük tüketim mallarının çoğu listelerde yer almaz, ancak her ürünü sevkiyatı yaptığınız ülkenin listesine göre sınıflandırın (ABD'de Commerce Control List'teki bir ECCN veya listede yoksa EAR99). Bir HS kodu, bir ürünün kontrole tabi olabileceğini yalnızca işaret edebilir; bunu asla belirlemez.

Yaptırımlar ayrı bir kontroldür: alıcıyı, consignee'yi, son kullanıcıyı, forwarder'ı ve bankaları ABD Consolidated Screening List ile AB, Birleşik Krallık ve BM listeleri gibi listelere karşı tarayın; çünkü ihracat lisansı gerektirmeyen bir ürün, yaptırım uygulanan bir taraf veya ülke için yine de yasaklanmış olabilir.

Incoterm'i ve kayıtlı ithalatçıyı seçin

1 Ocak 2020'den beri yürürlükte olan Incoterms 2020 hâlâ güncel versiyondur. Malı gerçekte kimin yükleyeceğine, ana taşımayı kimin ayarlayacağına, sigortayı kimin yaptıracağına ve ihracat ile ithalat gümrük işlemlerini kimin yapacağına uyan kuralı seçin ve kural + kesin yer + versiyon biçiminde yazın; örneğin "FCA [depo adresiniz] Incoterms 2020" veya "CIF Shanghai Incoterms 2020". En yaygın hatalar şunlardır: konteynerler için FOB, CFR veya CIF kullanmak (bunlarda risk ancak mal gemiye yüklendiğinde geçer; bunun yerine FCA, CPT veya CIP kullanın); kamyonu zaten siz yüklüyorsanız veya ihracat gümrük işlemlerini siz yapacaksanız EXW kullanmak (iş yerinizde FCA ile satın); ve "FOB China" gibi belirsiz yerler yazmak. Incoterms fiyatı, ödeme şartlarını veya mülkiyetin devrini düzenlemez; bunları satış sözleşmesine yazın.

Kural, malların varışta kim tarafından gümrükten çekileceğini de belirler. İthalat gümrük vergileri ve diğer vergiler on bir kuralın onunda alıcı, yalnızca DDP'de satıcı tarafından ödenir. Kayıtlı ithalatçı (importer of record, IOR), malları kendi adına gümrükten geçirir ve gümrük vergilerinden, diğer vergilerden ve girişin (entry) doğruluğundan sorumludur: FCA, FOB veya DAP'ta normalde alıcı, DDP'de ise siz veya atadığınız biridir. AB'de beyan sahibinin prensip olarak orada yerleşik olması gerekir; bu yüzden AB dışı bir satıcının AB'de yerleşik bir dolaylı temsilciye ve genellikle yerel bir KDV kaydına ihtiyacı vardır; ABD'de IOR'un bir ithalatçı numarasına ve resmî girişlerde bir gümrük bonosuna ihtiyacı vardır; Brezilya'da ise yabancı bir satıcı ithalat gümrük işlemlerini yapamaz. Bu yükümlülükleri karşılayamıyorsanız DDP yerine DAP veya DPU teklif edin (bkz. Triplicate'in kayıtlı ithalatçı notu).

Teklifi kurala göre fiyatlandırın. Navlun CFR, CIF, CPT ve CIP'te fiyatınızın içindedir; sigorta ise ayrıca CIF ve CIP'te fiyata dahildir ve bu kurallar sırasıyla Institute Cargo Clauses (C) ve (A) uyarınca fiyatın en az %110'u tutarında teminat ister; alıcı tüm riskler teminatı istiyorsa Clauses (A) üzerinde anlaşın veya CIP kullanın. Çıkış ve varış terminal elleçleme ücretlerini (THC) kimin ödeyeceğini yazılı olarak kararlaştırın ve navlunu, sigortayı ve diğer masrafları faturada ayrı gösterin: AB ve Birleşik Krallık, sınırlarına kadarki taşıma ve sigorta bedelini gümrük değerine ekler, ABD ise uluslararası navlunu ve sigortayı hesaba katmaz. Triplicate'in ihracat fiyat hesaplayıcısı, teklif verdiğiniz kurala göre fiyat oluşturmanıza yardımcı olur.

Ödeme şartlarını kararlaştırın ve proforma fatura gönderin

Ödeme şartları, alıcı malı teslim alabilmeden önce mi sonra mı ödeme alacağınızı ve ödeme sözünü yalnızca alıcının mı yoksa bir bankanın da mı verdiğini belirler. ABD Uluslararası Ticaret İdaresi (ITA), başlıca yöntemleri ihracatçı açısından en güvenliden en az güvenliye şöyle sıralar: peşin ödeme (genellikle T/T havale), akreditif (L/C), belgeli tahsil (D/P veya D/A), açık hesap ve konsinye. Incoterms ödemenin ne zaman veya nasıl yapılacağı hakkında bir şey söylemez; bu yüzden ödeme şartını ayrı bir satır olarak yazın.

Yeni bir alıcı veya riskli bir pazar için peşin ödeme veya akreditif (L/C) isteyin; akreditifi açan banka ya da ülke endişe yaratıyorsa akreditifin sizin kabul edeceğiniz bir banka tarafından teyit edilmesini şart koşun. D/P ve D/A'da bankalar belgeleri işler ama ödemeyi garanti etmez; D/A'da ise alıcı ödeme yapmadan malı alır. Açık hesap, ihracat kredi sigortası veya faktoring ile desteklenmedikçe en riskli seçeneklerden biridir. Tam ödeme yapılmadan sevk ediyorsanız emre yazılı orijinal konşimentolar kullanın ve bunları yalnızca kendi bankanız paranın geldiğini teyit ettiğinde serbest bırakın: taranmış bir ödeme dekontu bir talimatın gönderildiğini gösterir, ödemeyi aldığınızı değil.

Proforma fatura, sevkiyattan önceki teklifiniz veya fiyat teyidinizdir. Alıcı siparişi onaylar, kaparo öder veya akreditifini (L/C) bu belgeye dayanarak açtırır; bazı ülkelerde de ithalat lisansı için veya döviz almak için kullanır. Numaralandırın, tarih atın, geçerlilik tarihi belirtin ve malları, birim fiyatları, para birimini, Incoterm ile belirlenen yeri, ödeme şartını, HS kodlarını, menşei ve banka bilgilerinizi gösterin. Ödeme şartını "T/T 30 gün" gibi değil, tam olarak yazın; örneğin "sipariş onayında %30 T/T kaparo; %70 T/T bakiye B/L kopyası karşılığında" veya "görüldüğünde (at sight) D/P, URC 522'ye tabidir" (bkz. Triplicate'in ödeme şartları ve proforma ile ticari fatura notları).

Taşımayı ayarlayın ve uyumlu belgeler hazırlayın

Yük bilgilerini forwarder'ınıza veya taşıyıcıya erken verin: yer ayırtır ve konşimentoyu veya hava yolu senedini yükleme talimatınıza göre düzenler; yükleme talimatı da koli adedini, ağırlıkları ve hacmi çeki listesinden alır. Consignee'yi, bildirim tarafını (notify party) ve B/L türünü (emre yazılı orijinal, telex release veya sea waybill) ödeme şartlarınıza uygun belirtin ve B/L taslağını düzenlenmeden önce satır satır kontrol edin. Deniz konteynerlerinde, taşıyıcının cut-off süresinden önce doğrulanmış brüt kütleyi (VGM) bildirin: VGM yoksa yükleme yoktur. ABD'ye giden deniz yükünün çoğu için yüklemeden en az 24 saat önce Importer Security Filing, AB'nin ICS2'si ise tüm taşıma türleri için bir giriş özet beyanı (ENS) gerektirir; bu yüzden forwarder aynı verilere zamanında ihtiyaç duyar.

Gümrük, ithalat beyannamesini fatura, çeki listesi ve taşıyıcının manifestosuyla karşılaştırır; farklı bir koli adedi, ağırlık, tanım veya consignee, alıkoymanın yaygın bir tetikleyicisidir. Gümrükle ithalatçı veya gümrük müşaviri ilgilenir, ancak mallar ve fiyat hakkındaki yanıtları çoğunlukla siz verirsiniz; bu yüzden tüm belgelerin, menşe kanıtlarının ve sertifikaların kopyalarını mallar varmadan önce gönderin ve serbest bırakılana kadar ulaşılabilir olun.

Her belgeyi tek bir veri setinden hazırlayın; böylece koli adedi, ağırlıklar, tanım, consignee, HS kodu, para birimi ve Incoterm her yerde uyuşur. Triplicate'in ücretsiz oluşturucusu proforma faturayı, ticari faturayı, çeki listesini ve yükleme talimatını aynı verilerden üretir. Şu belgeleri özellikle kontrol edin:

• Ticari fatura: gerçekte sevk edilen mallar için nihai fatura; sevkiyat başına bir tane, taraflar, spesifik bir tanım, miktar, birim fiyat, para birimi, Incoterm ve yer, her kalemin menşei ve ayrı gösterilen masraflarla. Gerçek fiyatı faturalayın: gümrük sözleşmeyi ve ödeme kayıtlarını isteyebilir.
• Çeki listesi: her kolinin koli numaraları, içeriği, net ve brüt ağırlıkları ve ölçüleri; toplamlar fatura ve konşimentoyla uyuşmalıdır.
• Menşe şahadetnamesi: yalnızca alıcı, akreditif (L/C) veya varış ülkesi isterse ya da bir ticaret anlaşması kapsamında daha düşük vergi talep etmek için. Tercihli olmayan şahadetname genellikle bir ticaret odasından alınır; tercihli kanıtlar anlaşmaya bağlıdır (bkz. Triplicate'in menşe şahadetnamesi notu).
• Tehlikeli mallar: parfüm, aerosoller, oje ve lityum piller eğitimli personel veya nitelikli bir forwarder tarafından sınıflandırılmalı, paketlenmeli, işaretlenmeli ve beyan edilmelidir. Kuralların dışında kalmak için bunları asla "numune" veya "hediye" olarak tanımlamayın.
• Ahşap ambalaj: masif ahşap paletler, sandıklar ve dunnage işlem görmüş olmalı ve ISPM 15 işaretini taşımalıdır; ambalajı ve ISPM 15 durumunu çeki listesinde belirtin.
• Numuneler: "ticari değeri yoktur" ifadesi yine de kalem başına gerçekçi bir değer gerektirir; değer asla sıfır veya sembolik bir 1 USD olmamalıdır ve kesin bir tanım verilmelidir (bkz. Triplicate'in numune gönderimi notu).