एक्सपोर्ट कैसे शुरू करें: नए एक्सपोर्टर के लिए स्टेप-बाय-स्टेप गाइड

सबसे पहले HS कोड ढूंढें

हार्मोनाइज़्ड सिस्टम (HS), जिसे वर्ल्ड कस्टम्स ऑर्गनाइज़ेशन (WCO) चलाता है, हर प्रोडक्ट को 6 अंक का कोड देता है जो 200 से ज़्यादा देशों और इकॉनमी में एक जैसा होता है। हर देश अपने टैरिफ़ के लिए अंक जोड़ता है: US HTSUS में 10, EU कॉम्बाइंड नोमेनक्लेचर में 8 और TARIC में 10, और UK इंपोर्ट के लिए 10 अंक इस्तेमाल करता है। इसलिए आपके अपने देश का एक्सपोर्ट कोड इंपोर्टर का कोड नहीं होता, और ड्यूटी डेस्टिनेशन के पूरे नेशनल कोड पर लगती है।

कोड लीगल रूल्स से तय होता है, प्रोडक्ट के मार्केटिंग नाम से नहीं: पहले हेडिंग टेक्स्ट और सेक्शन व चैप्टर नोट्स देखे जाते हैं, फिर छह जनरल रूल्स ऑफ़ इंटरप्रिटेशन (GRI) को क्रम से लागू किया जाता है। यह सिर्फ़ ड्यूटी रेट तय नहीं करता, क्योंकि इसी से अतिरिक्त ड्यूटी, परमिट और दूसरी एजेंसियों की जांच, और ट्रेड एग्रीमेंट में प्रोडक्ट-स्पेसिफ़िक रूल ऑफ़ ओरिजिन भी तय होते हैं।

प्रोडक्ट का पूरा डिस्क्रिप्शन लिखें (यह क्या है, किस चीज़ से बना है, किस काम आता है और कैसे पैक है), Triplicate के HS कोड लुकअप से हेडिंग शॉर्टलिस्ट करें, फिर डेस्टिनेशन के ऑफ़िशियल टैरिफ़ में पूरा कोड कन्फ़र्म करें। अगर ड्यूटी, परमिट या ओरिजिन क्लेम इसी जवाब पर टिका है, तो बाइंडिंग या एडवांस रूलिंग मांगें: WTO के सदस्य देशों को क्लासिफ़िकेशन और ओरिजिन पर एडवांस रूलिंग जारी करनी होती है। Triplicate का सही HS कोड खोजने वाला नोट नियमों को स्टेप-बाय-स्टेप समझाता है।

अपने प्रोडक्ट के लिए डेस्टिनेशन के नियम जांचें

कस्टम्स ड्यूटी तस्वीर का सिर्फ़ एक हिस्सा है। फ़ूड, कॉस्मेटिक्स, दवाइयां, केमिकल, पौधों और जानवरों से बने प्रोडक्ट और कुछ इलेक्ट्रिकल व इलेक्ट्रॉनिक सामान के लिए इंपोर्ट करने वाले देश में अक्सर रजिस्ट्रेशन, नोटिफ़िकेशन, सर्टिफ़िकेट या परमिट चाहिए होता है, और उसे अक्सर सिर्फ़ कोई लोकल कंपनी ही रख सकती है, इसलिए माल निकलने से पहले बायर या किसी लोकल रिप्रेज़ेंटेटिव को कार्रवाई करनी पड़ती है। ड्यूटी में छूट, जैसे सैंपल पर, इन प्रोडक्ट नियमों को नहीं हटाती।

लेबल भी नियमों का हिस्सा हैं: भाषा, इंग्रीडिएंट लिस्ट, लोकल ज़िम्मेदार कंपनी का नाम और पता, और अक्सर कंट्री ऑफ़ ओरिजिन। US लगभग हर इंपोर्टेड वस्तु, या उसके कंटेनर, पर देश के अंग्रेज़ी नाम का मार्क ज़रूरी करता है, और बिना मार्क का माल 10% अतिरिक्त ड्यूटी देता है, जब तक उसे CBP की निगरानी में मार्क, एक्सपोर्ट या नष्ट न किया जाए। साउथ कोरिया (लिस्टेड माल), भारत (रिटेल पैकेज) और सऊदी अरब भी ओरिजिन मार्किंग ज़रूरी करते हैं, जबकि EU, UK, जापान और चीन मुख्य रूप से फ़ूड लेबल और झूठे या भ्रामक मार्क को रेगुलेट करते हैं। "Made in" या "Product of" के साथ देश का पूरा अंग्रेज़ी नाम ज़्यादातर डेस्टिनेशन के लिए चलता है, और मार्क कभी सर्टिफ़िकेट ऑफ़ ओरिजिन की जगह नहीं लेता।

Triplicate के मार्केट नोट्स से कुछ उदाहरण:

• EU कॉस्मेटिक्स: EU में स्थापित एक रिस्पॉन्सिबल पर्सन सेफ़्टी-असेस्ड प्रोडक्ट फ़ाइल रखता है और बिक्री से पहले हर प्रोडक्ट को फ्री CPNP पोर्टल में नोटिफ़ाई करता है। ग्रेट ब्रिटेन में अलग UK रिस्पॉन्सिबल पर्सन और SCPN नोटिफ़िकेशन चाहिए।
• US: कॉस्मेटिक्स को FDA अप्रूवल नहीं चाहिए, सिवाय कलर एडिटिव के, लेकिन MoCRA के तहत फ़ैसिलिटी रजिस्ट्रेशन और प्रोडक्ट लिस्टिंग ज़रूरी है। विदेशी फ़ूड फ़ैसिलिटी FDA के साथ रजिस्टर होती हैं, और हर फ़ूड शिपमेंट को अराइवल से पहले FDA प्रायर नोटिस चाहिए।
• जापान कॉस्मेटिक्स: कॉस्मेटिक्स मार्केटिंग लाइसेंस रखने वाली एक जापानी कंपनी बिक्री से पहले हर प्रोडक्ट को अपने प्रीफ़ेक्चर में नोटिफ़ाई करती है, और लेबल पर सभी इंग्रीडिएंट जापानी में लिखे होते हैं।
• चीन फ़ूड: विदेशी फ़ैक्ट्रियां CIFER में चाइना कस्टम्स (GACC) के साथ रजिस्टर होती हैं, 1 जून 2026 से Decree 280 के तहत, और प्रीपैकेज्ड फ़ूड को चीनी लेबल चाहिए।
• ASEAN कॉस्मेटिक्स: वियतनाम, थाईलैंड, इंडोनेशिया, मलेशिया, फ़िलीपींस और सिंगापुर, हर एक में इंपोर्ट या बिक्री से पहले एक लोकल कंपनी को हर प्रोडक्ट नोटिफ़ाई करना ज़रूरी है।
• भारत: क्वालिटी कंट्रोल ऑर्डर के दायरे में आने वाला माल तब तक इंपोर्ट नहीं हो सकता जब तक फ़ैक्ट्री के पास BIS लाइसेंस या रजिस्ट्रेशन न हो और माल पर BIS स्टैंडर्ड मार्क न लगा हो।
• सऊदी अरब: रेगुलेटेड प्रोडक्ट्स को SABER प्रोडक्ट सर्टिफ़िकेट ऑफ़ कन्फ़ॉर्मिटी चाहिए, बाक़ी के लिए इंपोर्टर की सेल्फ़-डिक्लेरेशन, और हर कंसाइनमेंट के लिए शिपमेंट सर्टिफ़िकेट (SCoC)।
• प्री-शिपमेंट सर्टिफ़िकेट: केन्या, नाइजीरिया, इराक़ और कुछ दूसरे देश रेगुलेटेड माल तभी क्लीयर करते हैं जब हर शिपमेंट के साथ एक्सपोर्ट करने वाले देश में जारी कन्फ़ॉर्मिटी सर्टिफ़िकेट हो।

अपने देश के रजिस्ट्रेशन और एक्सपोर्ट कंट्रोल

पहली शिपमेंट से पहले देखें कि आपके अपने देश में क्या ज़रूरी है। उदाहरण के लिए भारत में, खास छूट न हो तो DGFT से इंपोर्टर-एक्सपोर्टर कोड (IEC) के बिना कोई माल एक्सपोर्ट या इंपोर्ट नहीं कर सकता, और एक्सपोर्टर ICEGATE पर कस्टम्स के साथ अपने बैंक का AD code भी रजिस्टर करते हैं और IGST दिए बिना एक्सपोर्ट के लिए आमतौर पर लेटर ऑफ़ अंडरटेकिंग (LUT) फ़ाइल करते हैं। EU और UK में वहां स्थापित हर बिज़नेस को माल इंपोर्ट, एक्सपोर्ट या ट्रांज़िट करने के लिए EORI नंबर चाहिए। इनके बाहर के बिज़नेस को आमतौर पर सिर्फ़ EU के बायर को बेचने के लिए EU EORI नहीं चाहिए, क्योंकि माल की घोषणा बायर या उसका कस्टम्स रिप्रेज़ेंटेटिव अपने नंबर से करता है।

हर एक्सपोर्टर को एक्सपोर्ट कंट्रोल भी चेक करने चाहिए। ड्यूल-यूज़ आइटम, यानी ऐसा माल, सॉफ़्टवेयर और टेक्नोलॉजी जिसका सिविल और सैन्य, दोनों इस्तेमाल हो सकता है, कंट्रोल लिस्ट में होने पर आमतौर पर लाइसेंस या जनरल ऑथराइज़ेशन चाहिए। रोज़मर्रा के ज़्यादातर कंज़्यूमर गुड्स, जैसे कॉस्मेटिक्स, फ़ूड, कपड़े और फ़र्नीचर, लिस्टेड नहीं होते, फिर भी हर प्रोडक्ट को उस देश की लिस्ट से क्लासिफ़ाई करें जहां से आप शिप करते हैं (US में Commerce Control List का ECCN, या लिस्टेड न होने पर EAR99)। HS कोड सिर्फ़ यह संकेत दे सकता है कि कोई आइटम कंट्रोल्ड हो सकता है; वह इसका फ़ैसला कभी नहीं करता।

सैंक्शन्स एक अलग जांच है: बायर, कंसाइनी, एंड यूज़र, फ़ॉरवर्डर और बैंकों को US Consolidated Screening List और EU, UK व UN की लिस्टों जैसी सूचियों से स्क्रीन करें, क्योंकि जिस प्रोडक्ट को एक्सपोर्ट लाइसेंस नहीं चाहिए, वह भी किसी सैंक्शन्ड पार्टी या देश के लिए प्रतिबंधित हो सकता है।

Incoterm और इंपोर्टर ऑफ़ रिकॉर्ड चुनें

Incoterms 2020, जो 1 जनवरी 2020 से लागू है, अब भी करंट एडिशन है। वह रूल चुनें जो इस बात से मेल खाता हो कि माल असल में कौन लोड करेगा, मेन कैरिज बुक करेगा, इंश्योर करेगा और एक्सपोर्ट व इंपोर्ट के लिए क्लीयर करेगा, और उसे रूल + सटीक जगह + एडिशन के रूप में लिखें, जैसे "FCA [आपके वेयरहाउस का पता] Incoterms 2020" या "CIF Shanghai Incoterms 2020"। सबसे आम गलतियां हैं: कंटेनर के लिए FOB, CFR या CIF, जिनमें रिस्क तभी ट्रांसफ़र होता है जब माल ऑन बोर्ड हो (इसकी जगह FCA, CPT या CIP इस्तेमाल करें); EXW तब चुनना जब आप वैसे भी ट्रक लोड करेंगे या माल को एक्सपोर्ट के लिए क्लीयर करेंगे (अपने प्रिमाइसेस पर FCA में बेचें); और "FOB China" जैसी अस्पष्ट जगहें। Incoterms कीमत, पेमेंट टर्म या मालिकाना हक़ के ट्रांसफ़र पर कुछ नहीं कहते, इसलिए इन्हें सेल्स कॉन्ट्रैक्ट में लिखें।

रूल यह भी तय करता है कि डेस्टिनेशन पर माल कौन क्लीयर करेगा। इंपोर्ट ड्यूटी और टैक्स 11 में से 10 रूल्स में बायर देता है, और सेलर सिर्फ़ DDP में। इंपोर्टर ऑफ़ रिकॉर्ड (IOR) अपने नाम पर माल को कस्टम्स से पार कराता है और ड्यूटी, टैक्स और एंट्री की सटीकता के लिए जवाबदेह होता है: FCA, FOB या DAP में आम तौर पर बायर, और DDP में आप या आपका नियुक्त किया हुआ कोई पक्ष। EU में डिक्लेरेंट का सिद्धांत रूप में वहीं स्थापित होना ज़रूरी है, इसलिए नॉन-EU सेलर को EU इनडायरेक्ट रिप्रेज़ेंटेटिव चाहिए और आमतौर पर लोकल VAT रजिस्ट्रेशन भी; US में इंपोर्टर ऑफ़ रिकॉर्ड को इंपोर्टर नंबर और, फ़ॉर्मल एंट्री के लिए, कस्टम्स बॉन्ड चाहिए; और ब्राज़ील में विदेशी सेलर इंपोर्ट क्लीयरेंस अरेंज नहीं कर सकता। अगर आप ये ज़िम्मेदारियां पूरी नहीं कर सकते, तो DDP की जगह DAP या DPU में कोट करें (Triplicate का इंपोर्टर ऑफ़ रिकॉर्ड नोट देखें)।

ऑफ़र की कीमत रूल के हिसाब से बनाएं। CFR, CIF, CPT और CIP में फ्रेट आपकी कीमत में शामिल होता है, और CIF व CIP में इंश्योरेंस भी, जिनमें क्रमशः Institute Cargo Clauses (C) और (A) पर कीमत के कम से कम 110% का कवर ज़रूरी है; अगर बायर ऑल-रिस्क कवर चाहता है, तो Clauses (A) पर सहमति बनाएं या CIP इस्तेमाल करें। ओरिजिन और डेस्टिनेशन पर टर्मिनल हैंडलिंग चार्जेज़ कौन देगा, यह लिखित में तय करें, और इनवॉइस पर फ्रेट, इंश्योरेंस और दूसरे चार्जेज़ अलग-अलग दिखाएं: EU और UK अपनी सीमा तक का ट्रांसपोर्ट और इंश्योरेंस कस्टम्स वैल्यू में जोड़ते हैं, जबकि US इंटरनेशनल फ्रेट और इंश्योरेंस को बाहर रखता है। Triplicate का एक्सपोर्ट प्राइस कैलकुलेटर आपके कोट किए रूल के हिसाब से कीमत बनाने में मदद करता है।

पेमेंट टर्म तय करें और प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस भेजें

पेमेंट टर्म्स तय करते हैं कि आपको पैसा बायर के माल उठा सकने से पहले मिलेगा या बाद में, और पेमेंट का वादा सिर्फ़ बायर का है या बैंक का भी। US इंटरनेशनल ट्रेड एडमिनिस्ट्रेशन मुख्य तरीकों को एक्सपोर्टर के लिए सबसे सुरक्षित से सबसे कम सुरक्षित के क्रम में रखता है: एडवांस पेमेंट (आम तौर पर T/T वायर ट्रांसफ़र), लेटर ऑफ़ क्रेडिट (L/C), डॉक्यूमेंटरी कलेक्शन (D/P या D/A), ओपन अकाउंट और कंसाइनमेंट। Incoterms इस पर कुछ नहीं कहते कि आपको पेमेंट कब या कैसे मिलेगा, इसलिए पेमेंट टर्म अलग लाइन में लिखें।

नए बायर या रिस्की बाज़ार के लिए एडवांस पेमेंट या L/C मांगें, और अगर इश्यूइंग बैंक या देश को लेकर चिंता हो तो ऐसे बैंक से कन्फ़र्म करवाएं जो आपको मंज़ूर हो। D/P और D/A में बैंक डॉक्यूमेंट संभालते हैं लेकिन पेमेंट की गारंटी नहीं देते, और D/A में बायर को पेमेंट करने से पहले माल मिल जाता है। ओपन अकाउंट सबसे रिस्की विकल्पों में है, जब तक उसे एक्सपोर्ट क्रेडिट इंश्योरेंस या फ़ैक्टरिंग का सहारा न हो। अगर आप पूरा पेमेंट आने से पहले शिप करते हैं, तो टू ऑर्डर बने ओरिजिनल बिल ऑफ़ लैडिंग इस्तेमाल करें और उन्हें तभी रिलीज़ करें जब आपका अपना बैंक पैसा आने की पुष्टि कर दे: पेमेंट स्लिप का स्कैन सिर्फ़ यह दिखाता है कि इंस्ट्रक्शन भेजा गया, यह नहीं कि आपको पैसा मिला।

प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस शिपमेंट से पहले आपका ऑफ़र या कीमत की पुष्टि है। बायर इसी पर ऑर्डर मंज़ूर करता है, डिपॉज़िट देता है या अपना L/C खुलवाता है, और कुछ देशों में इसे इंपोर्ट लाइसेंस के लिए या विदेशी करेंसी खरीदने के लिए इस्तेमाल करता है। इस पर नंबर और तारीख़ डालें, वैलिडिटी की तारीख़ दें, और माल, यूनिट प्राइस, करेंसी, Incoterm और नामित जगह, पेमेंट टर्म, HS कोड, ओरिजिन और अपने बैंक की डीटेल्स दिखाएं। पेमेंट टर्म पूरा लिखें, जैसे "ऑर्डर कन्फ़र्मेशन पर 30% T/T डिपॉज़िट; B/L की कॉपी के बदले 70% T/T बैलेंस" या "D/P ऐट साइट, URC 522 के अधीन", न कि "T/T 30 दिन" (Triplicate के पेमेंट टर्म्स और प्रोफ़ॉर्मा बनाम कमर्शियल इनवॉइस वाले नोट्स देखें)।

ट्रांसपोर्ट बुक करें और मेल खाते डॉक्यूमेंट्स बनाएं

अपने फ़्रेट फ़ॉरवर्डर या कैरियर को कार्गो की डीटेल्स पहले से दें: वह जगह बुक करता है और आपके शिपिंग इंस्ट्रक्शन से बिल ऑफ़ लैडिंग या एयर वेबिल जारी करता है, जिसमें पैकेज की गिनती, वज़न और वॉल्यूम पैकिंग लिस्ट से आते हैं। कंसाइनी, नोटिफ़ाई पार्टी और B/L का प्रकार (ओरिजिनल टू ऑर्डर, टेलेक्स रिलीज़ या सी वेबिल) अपने पेमेंट टर्म के हिसाब से लिखें, और B/L जारी होने से पहले उसका ड्राफ़्ट लाइन-दर-लाइन जांचें। सी कंटेनर के लिए कैरियर की कट-ऑफ़ से पहले उसे वेरिफ़ाइड ग्रॉस मास (VGM) दें: VGM नहीं, तो लोडिंग नहीं। US जाने वाले ज़्यादातर ओशन कार्गो के लिए लोडिंग से कम से कम 24 घंटे पहले इंपोर्टर सिक्योरिटी फ़ाइलिंग (ISF) चाहिए, और EU का ICS2 सभी मोड के लिए एंट्री समरी डिक्लेरेशन (ENS) मांगता है, इसलिए फ़ॉरवर्डर को यही डेटा समय पर चाहिए।

कस्टम्स इंपोर्ट डिक्लेरेशन को इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट और कैरियर के मैनिफ़ेस्ट से मिलाता है, और पैकेज की अलग गिनती, वज़न, डिस्क्रिप्शन या कंसाइनी होल्ड की आम वजह है। कस्टम्स से इंपोर्टर या उसका ब्रोकर निपटता है, लेकिन माल और कीमत के बारे में सवालों के जवाब आम तौर पर आपको देने पड़ते हैं, इसलिए माल पहुंचने से पहले सभी डॉक्यूमेंट्स, ओरिजिन प्रूफ़ और सर्टिफ़िकेट की कॉपी भेज दें और रिलीज़ होने तक उपलब्ध रहें।

हर डॉक्यूमेंट एक ही डेटा सेट से बनाएं, ताकि पैकेज की गिनती, वज़न, डिस्क्रिप्शन, कंसाइनी, HS कोड, करेंसी और Incoterm हर जगह एक जैसे रहें; Triplicate का फ्री जनरेटर प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस, कमर्शियल इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट और शिपिंग इंस्ट्रक्शन एक ही डेटा से बनाता है। खास तौर पर इन डॉक्यूमेंट्स को जांचें:

• कमर्शियल इनवॉइस: असल में शिप हुए माल का फ़ाइनल बिल, हर शिपमेंट के लिए एक, जिसमें पक्ष, सटीक डिस्क्रिप्शन, क्वांटिटी, यूनिट प्राइस, करेंसी, Incoterm और जगह, हर लाइन का ओरिजिन और अलग दिखाए गए चार्जेज़ हों। असली कीमत पर इनवॉइस बनाएं: कस्टम्स कॉन्ट्रैक्ट और पेमेंट रिकॉर्ड मांग सकता है।
• पैकिंग लिस्ट: हर पैकेज के कार्टन नंबर, कंटेंट, नेट और ग्रॉस वेट और डाइमेंशन, जिनके टोटल इनवॉइस और बिल ऑफ़ लैडिंग से मेल खाएं।
• सर्टिफ़िकेट ऑफ़ ओरिजिन: सिर्फ़ तब जब बायर, L/C या डेस्टिनेशन मांगे, या ट्रेड एग्रीमेंट में कम ड्यूटी क्लेम करनी हो। नॉन-प्रेफ़रेंशियल सर्टिफ़िकेट आम तौर पर चैंबर ऑफ़ कॉमर्स से मिलता है; प्रेफ़रेंशियल प्रूफ़ एग्रीमेंट पर निर्भर करते हैं (Triplicate का सर्टिफ़िकेट ऑफ़ ओरिजिन नोट देखें)।
• डेंजरस गुड्स: परफ़्यूम, एरोसोल, नेल पॉलिश और लिथियम बैटरी को ट्रेन्ड स्टाफ़ या योग्य फ़ॉरवर्डर से क्लासिफ़ाई, पैक, मार्क और डिक्लेयर करवाना ज़रूरी है। नियमों से बचने के लिए इन्हें कभी "सैंपल" या "गिफ़्ट" न लिखें।
• वुडन पैकेजिंग: सॉलिड वुड के पैलेट, क्रेट और डनेज का ट्रीटमेंट होना और उन पर ISPM 15 मार्क होना ज़रूरी है; पैकिंग लिस्ट पर पैकेजिंग और उसका ISPM 15 स्टेटस लिखें।
• सैंपल: "नो कमर्शियल वैल्यू" के बावजूद हर आइटम की एक वास्तविक वैल्यू चाहिए, कभी शून्य या दिखावटी USD 1 नहीं, और सटीक डिस्क्रिप्शन भी (Triplicate का सैंपल शिपिंग नोट देखें)।