एक्सपोर्ट डॉक्यूमेंट्स चेकलिस्ट: कौन-से डॉक्यूमेंट और कौन इश्यू करता है

कोर सेट और हर डॉक्यूमेंट कौन इश्यू करता है

ज़्यादातर एक्सपोर्ट डॉक्यूमेंट सेलर की तरफ़ से आते हैं। ट्रांसपोर्ट डॉक्यूमेंट कैरियर, या कैरियर की तरह काम करने वाला फ़ॉरवर्डर, इश्यू करता है; एक्सपोर्ट डिक्लेरेशन एक्सपोर्टर या उसका कस्टम्स ब्रोकर फ़ाइल करता है; और सर्टिफ़िकेट चैंबर ऑफ़ कॉमर्स, इंश्योरर और इंस्पेक्शन बॉडी जारी करती हैं। कमर्शियल डॉक्यूमेंट पहले बनाएं, क्योंकि बाक़ी उन्हीं से डेटा कॉपी करते हैं।

EXW में एक्सपोर्ट क्लीयरेंस बायर को संभालना होता है, और सेलर सिर्फ़ मदद करता है। अगर आप फिर भी माल ख़ुद लोड करते हैं या एक्सपोर्ट डिक्लेरेशन ख़ुद फ़ाइल करते हैं, तो अपने परिसर पर FCA में बेचें (Triplicate का Incoterms की आम गलतियों वाला नोट देखें)।

• प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस (सेलर): शिपमेंट से पहले का ऑफ़र या प्राइस कन्फ़र्मेशन। बायर इसी के आधार पर ऑर्डर मंज़ूर करता है, एडवांस पेमेंट करता है या लेटर ऑफ़ क्रेडिट के लिए अप्लाई करता है, और कुछ देशों में इसी से इंपोर्ट लाइसेंस लेता है या विदेशी करेंसी ख़रीदता है।
• कमर्शियल इनवॉइस (सेलर): असल में शिप किए गए माल का फ़ाइनल बिल, हर शिपमेंट के लिए एक। कस्टम्स इससे जांचता है कि माल क्या है, उसकी वैल्यू क्या है और वह कहां से आया है, और क्रेडिट के तहत बैंक इसी के बदले पेमेंट करते हैं।
• पैकिंग लिस्ट (सेलर): हर पैकेज में क्या है, कार्टन नंबर, क्वांटिटी, नेट और ग्रॉस वेट, डाइमेंशन और मार्क्स के साथ; प्राइस आम तौर पर इनवॉइस पर ही रहते हैं। भारत अनिवार्य एक्सपोर्ट डॉक्यूमेंट्स में कमर्शियल इनवॉइस-कम-पैकिंग लिस्ट को भी गिनता है।
• शिपिंग इंस्ट्रक्शन (सेलर से फ़ॉरवर्डर या कैरियर को): शिपर, कंसाइनी, नोटिफ़ाई पार्टी, मार्क्स, डिस्क्रिप्शन, पैकेज, ग्रॉस वेट और वॉल्यूम, और कौन-सा B/L चाहिए। कैरियर ये ब्यौरे बिल ऑफ़ लैडिंग पर कॉपी करता है।
• एक्सपोर्ट डिक्लेरेशन (एक्सपोर्टर, या उसका कस्टम्स ब्रोकर या एजेंट): भारत में ICEGATE पर फ़ाइल किया गया शिपिंग बिल, जिसके बाद कस्टम्स Let Export Order जारी करता है; US में AES में फ़ाइल की गई Electronic Export Information, जो U.S. principal party in interest या उसका एजेंट फ़ाइल करता है।

ट्रांसपोर्ट डॉक्यूमेंट: बिल ऑफ़ लैडिंग, सी वेबिल या एयर वेबिल

ट्रांसपोर्ट डॉक्यूमेंट कैरियर, या कैरियर की तरह काम करने वाला फ़ॉरवर्डर, तब इश्यू करता है जब वह माल अपने कब्ज़े में लेता है। बिल ऑफ़ लैडिंग (B/L) माल की रसीद और कैरिज कॉन्ट्रैक्ट का सबूत है, और "to order" बनाया गया ओरिजिनल डॉक्यूमेंट ऑफ़ टाइटल भी है: ओरिजिनल रखने वाला माल क्लेम कर सकता है। ओरिजिनल आम तौर पर एक सेट में इश्यू होते हैं, अक्सर तीन ("3/3"), और डेस्टिनेशन पर एक के सरेंडर होते ही बाकी वॉइड हो जाते हैं।

सी वेबिल नॉन-नेगोशिएबल होता है: नामित कंसाइनी पहचान के सबूत पर, बिना ओरिजिनल के, माल कलेक्ट करता है। टेलेक्स रिलीज़ कोई अलग डॉक्यूमेंट नहीं है; ओरिजिनल ओरिजिन पर वापस सौंप दिए जाते हैं और कैरियर उनके बिना रिलीज़ करता है। फ़ॉरवर्डर (NVOCC) के ज़रिए आपको उसका हाउस B/L मिलता है, जबकि फ़ॉरवर्डर के पास शिपिंग लाइन का मास्टर B/L रहता है। एयर फ़्रेट एयर वेबिल पर और एक्सप्रेस पार्सल कूरियर के वेबिल पर जाते हैं।

डॉक्यूमेंट पेमेंट टर्म के हिसाब से चुनें। अगर पेमेंट पाने के लिए आप कागज़ पर निर्भर हैं, जैसे कॉपी B/L के अगेंस्ट बैलेंस, D/P या ज़्यादातर लेटर ऑफ़ क्रेडिट में, तो ओरिजिनल टू-ऑर्डर बिल पर शिप करें और पूरा सेट तब तक अपने पास रखें जब तक पेमेंट न मिले या उसे अपने बैंक को न सौंप दें। सी वेबिल या टेलेक्स रिलीज़ एडवांस पेमेंट या ऐसे बायर के लिए ठीक है जिस पर आप भरोसा करते हैं (Triplicate का टेलेक्स रिलीज़, सी वेबिल और ओरिजिनल B/L वाला नोट देखें)।

सर्टिफ़िकेट ऑफ़ ओरिजिन, इंश्योरेंस और रजिस्ट्रेशन नंबर

सर्टिफ़िकेट ऑफ़ ओरिजिन (C/O) तभी चाहिए जब इंपोर्टिंग देश, कॉन्ट्रैक्ट या लेटर ऑफ़ क्रेडिट मांगे, या इंपोर्टर किसी ट्रेड एग्रीमेंट की दर क्लेम करे। नॉन-प्रेफ़रेंशियल C/O बताता है कि माल कहां बना और आम तौर पर चैंबर ऑफ़ कॉमर्स से आता है, कुछ देशों में किसी सरकारी निकाय से (वियतनाम में 5 मई 2025 से उद्योग और व्यापार मंत्रालय)। प्रेफ़रेंशियल प्रूफ़, एग्रीमेंट के हिसाब से, कस्टम्स या किसी दूसरी इश्यूइंग बॉडी का सर्टिफ़िकेट होता है, जैसे Form E, Form RCEP या EUR.1, या एक्सपोर्टर, प्रोड्यूसर या इंपोर्टर का स्टेटमेंट (Triplicate का सर्टिफ़िकेट ऑफ़ ओरिजिन वाला नोट देखें)।

सिर्फ़ CIF और CIP में सेलर इंश्योरेंस कराने के लिए बाध्य है: CIF में कम से कम Institute Cargo Clauses (C), CIP में Clauses (A), कॉन्ट्रैक्ट प्राइस से कम से कम 10% ज़्यादा के लिए, जब तक कुछ और तय न हो। लेटर ऑफ़ क्रेडिट के तहत इंश्योरेंस डॉक्यूमेंट इंश्योरर, अंडरराइटर या उनके नामित एजेंट की तरफ़ से इश्यू और साइन होना चाहिए, ब्रोकर का कवर नोट नहीं, क्रेडिट की करेंसी में, CIF या CIP वैल्यू के कम से कम 110% के लिए जब तक क्रेडिट कुछ और न कहे, और उसकी तारीख़ शिपमेंट की तारीख़ से बाद की नहीं होनी चाहिए, या वह उसी तारीख़ से कवर दिखाए। कुछ देश, जैसे ब्राज़ील और नाइजीरिया, इंपोर्ट पर विदेशी ट्रांसपोर्ट इंश्योरेंस की इजाज़त नहीं देते, इसलिए वहां CIF या CIP में बेचने से पहले जांच लें।

कस्टम्स पार्टियों को रजिस्ट्रेशन नंबर से पहचानता है, और ब्रोकर व कैरियर अक्सर इन्हें कमर्शियल इनवॉइस और पैकिंग लिस्ट से कॉपी करते हैं, इसलिए वहां एक्सपोर्टर और इंपोर्टर के नंबर दिखाएं।

• EU: EU में एस्टैब्लिश्ड हर बिज़नेस को माल इंपोर्ट, एक्सपोर्ट या ट्रांज़िट करने के लिए EORI नंबर चाहिए; नॉन-EU बिज़नेस को यह सिर्फ़ चुनिंदा गतिविधियों के लिए चाहिए, जैसे ख़ुद डिक्लेरेशन फ़ाइल करना। VAT नंबर EORI नहीं होता।
• UK: ग्रेट ब्रिटेन और दूसरे देशों के बीच माल ले जाने के लिए GB EORI (GB और 12 डिजिट), और ग्रेट ब्रिटेन से नॉर्दर्न आयरलैंड में, या नॉर्दर्न आयरलैंड से किसी नॉन-EU देश में माल ले जाने के लिए XI नंबर।
• भारत: DGFT से इंपोर्टर-एक्सपोर्टर कोड (IEC), जो बिज़नेस के PAN जैसे ही 10 कैरेक्टर का होता है और हर साल अप्रैल से जून के बीच अपडेट होता है; ICEGATE पर रजिस्टर्ड बैंक का AD code; और IGST चुकाए बिना एक्सपोर्ट करने के लिए हर वित्त वर्ष में फ़ाइल किया गया लेटर ऑफ़ अंडरटेकिंग (LUT)।

माल पर निर्भर डॉक्यूमेंट

कोट देने से पहले माल जांच लें, क्योंकि इनमें से कुछ डॉक्यूमेंट बनने में वक़्त लेते हैं और लोडिंग से पहले मौजूद होने चाहिए। थोड़ी क्वांटिटी या ड्यूटी में राहत से प्रोडक्ट के नियम हट नहीं जाते: फ़ूड, कॉस्मेटिक्स या लिथियम बैटरी वाले माल के सैंपल पर भी पूरे ऑर्डर जैसे ही परमिट, रजिस्ट्रेशन या डेंजरस गुड्स हैंडलिंग लग सकते हैं।

• एक्सपोर्ट लाइसेंस या जनरल ऑथराइज़ेशन (एक्सपोर्टर, अपने राष्ट्रीय प्राधिकरण से): लिस्टेड ड्यूल-यूज़ आइटम के लिए, जैसे Regulation (EU) 2021/821 के Annex I में दिए आइटम, और डेस्टिनेशन व एंड यूज़ के हिसाब से Commerce Control List पर ECCN वाले कुछ US आइटम के लिए। ज़्यादातर कंज़्यूमर गुड्स लिस्टेड नहीं होते, फिर भी बायर, कंसाइनी और एंड यूज़र की स्क्रीनिंग करें।
• डेंजरस गुड्स डिक्लेरेशन (शिपर, प्रशिक्षित स्टाफ़ के साइन से): एयर से Shipper's Declaration for Dangerous Goods, या सी से IMDG Code के तहत डेंजरस गुड्स डिक्लेरेशन और कंटेनर पैकिंग सर्टिफ़िकेट। फ़ॉरवर्डर और एयरलाइंस सेफ़्टी डेटा शीट (SDS) मांगते हैं, जिसका Section 14 ट्रांसपोर्ट डेटा देता है, और लिथियम बैटरी के लिए UN 38.3 टेस्ट समरी चाहिए। परफ्यूम (UN1266), एयरोसोल (UN1950) और लिथियम बैटरी आम मामले हैं; स्मॉल लिथियम बैटरी हल्के नियम इस्तेमाल कर सकती हैं।
• ISPM 15 वुड पैकेजिंग (पैलेट या क्रेट सप्लायर, राष्ट्रीय प्लांट प्रोटेक्शन ऑर्गनाइज़ेशन के तहत): सॉलिड वुड पैलेट, क्रेट और डनेज की छाल हटाई, ट्रीट की और IPPC मार्क से स्टैम्प की होनी चाहिए, जो फ़ाइटोसैनिटरी सर्टिफ़िकेट की जगह लेता है। पैकिंग लिस्ट में पैकेजिंग और उसका ISPM 15 स्टेटस लिखें; ट्रीटमेंट सर्टिफ़िकेट तभी लें जब बायर, बैंक या डेस्टिनेशन मांगे।
• प्रोडक्ट रजिस्ट्रेशन (डेस्टिनेशन रेगुलेटर, जिसके लिए नियम के हिसाब से मैन्युफ़ैक्चरर, इंपोर्टर या लोकल रिस्पॉन्सिबल पर्सन आवेदन करता है): उदाहरण के लिए US जाने वाले हर फ़ूड शिपमेंट के लिए FDA फ़ैसिलिटी रजिस्ट्रेशन और प्रायर नोटिस, कॉस्मेटिक्स के लिए EU रिस्पॉन्सिबल पर्सन का CPNP नोटिफ़िकेशन, या चीन के लिए फ़ूड फ़ैक्टरियों का GACC रजिस्ट्रेशन, जिसका नंबर पैकेजिंग पर और इंपोर्ट डिक्लेरेशन में जाता है।
• सर्टिफ़िकेट ऑफ़ कन्फ़ॉर्मिटी (डेस्टिनेशन रेगुलेटर की नियुक्त या लाइसेंस प्राप्त इंस्पेक्शन बॉडी): केन्या, नाइजीरिया (SONCAP), तंज़ानिया, युगांडा, कोट द'आइवर और इराक़ के लिए रेगुलेटेड माल के हर शिपमेंट पर चाहिए; सऊदी अरब SABER प्रोडक्ट और शिपमेंट सर्टिफ़िकेट इस्तेमाल करता है। बिना इसके पहुंचे माल पर डेस्टिनेशन इंस्पेक्शन, CIF वैल्यू के 15% तक सरचार्ज या इनकार का ख़तरा रहता है।

पेमेंट पर निर्भर डॉक्यूमेंट

ओपन अकाउंट पर आप डॉक्यूमेंट सीधे बायर को भेजते हैं, और एडवांस पेमेंट में सी वेबिल या टेलेक्स रिलीज़ से कूरियर का वक़्त बचता है। लेटर ऑफ़ क्रेडिट के तहत बैंक सिर्फ़ उन डॉक्यूमेंट के बदले पेमेंट करते हैं जो क्रेडिट के अनुरूप हों: आम तौर पर कमर्शियल इनवॉइस, ट्रांसपोर्ट डॉक्यूमेंट (सी फ़्रेट के लिए आम तौर पर ओरिजिनल B/L का पूरा सेट), CIF या CIP पर इंश्योरेंस डॉक्यूमेंट, मांगे जाने पर पैकिंग लिस्ट और सर्टिफ़िकेट ऑफ़ ओरिजिन, और अक्सर एक ड्राफ़्ट। इन्हें शिपमेंट के 21 कैलेंडर दिन के अंदर, जब तक क्रेडिट कोई और अवधि न दे, और एक्सपायरी से पहले प्रज़ेंट करें।

क्रेडिट के तहत कमर्शियल इनवॉइस बेनिफ़िशियरी की तरफ़ से इश्यू होना चाहिए, एप्लिकेंट के नाम पर और क्रेडिट की करेंसी में, उसका गुड्स डिस्क्रिप्शन क्रेडिट से मेल खाता हो, और उसका टाइटल "pro-forma" नहीं होना चाहिए। दूसरे डॉक्यूमेंट माल का सामान्य शब्दों में वर्णन कर सकते हैं; उनका डेटा हूबहू एक जैसा होना ज़रूरी नहीं, पर क्रेडिट या आपस में टकराना नहीं चाहिए (UCP 600 Article 14(d))। अगर क्रेडिट किसी इश्यूअर का नाम लेता है, जैसे C/O के लिए चैंबर ऑफ़ कॉमर्स, तो सिर्फ़ वही उसे जारी कर सकता है (Triplicate का L/C डिस्क्रिपेंसी नोट देखें)।

डॉक्यूमेंटरी कलेक्शन (URC 522 के तहत D/P या D/A) में आपका बैंक डॉक्यूमेंट बायर के देश के बैंक को भेजता है, जो पेमेंट या ड्राफ़्ट की एक्सेप्टेंस के बदले उन्हें रिलीज़ करता है; बैंक पेमेंट की गारंटी नहीं देते। कलेक्शन सिर्फ़ ऐसे सी शिपमेंट के लिए इस्तेमाल करें जिनमें ओरिजिनल टू-ऑर्डर B/L का पूरा सेट बैंक के ज़रिए भेजा जाए, क्योंकि टेलेक्स रिलीज़, सी वेबिल या एयर फ़्रेट में बायर बैंक से गुज़रे बिना माल ले सकता है।

डॉक्यूमेंट आपस में मैच कराना

कस्टम्स डिक्लेरेशन को इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट और कैरियर के मैनिफ़ेस्ट से मिलाता है, और पैकेज काउंट, वज़न, क्वांटिटी, डिस्क्रिप्शन या कंसाइनी में फ़र्क होल्ड की आम वजह है। क्रेडिट के तहत बैंक भी यही जांच करते हैं, और इंस्पेक्शन बॉडी CoC जारी करने से पहले माल को फ़ाइनल इनवॉइस और पैकिंग लिस्ट से मिलाती हैं। हर डॉक्यूमेंट एक ही डेटा सेट से बनाएं, और C/O या CoC के कॉपी करने से पहले इनवॉइस और पैकिंग लिस्ट फ़ाइनल कर लें।

फ़र्क तभी ठीक है जब शिपमेंट ख़ुद ऑर्डर से अलग हो, जैसे असल में शिप की गई क्वांटिटी और वज़न, जो कॉन्ट्रैक्ट या क्रेडिट की टॉलरेंस के अंदर हों। भेजे जा चुके इनवॉइस को करेक्टेड इनवॉइस या क्रेडिट या डेबिट नोट से सुधारें, चुपके से एडिट करके कभी नहीं।

• पार्टियां: शिपर, कंसाइनी और नोटिफ़ाई पार्टी के नाम और पते एक जैसे, EORI या दूसरे नंबर भी वही।
• माल: इनवॉइस, C/O और किसी भी CoC पर एक जैसा डिस्क्रिप्शन और HS कोड; पैकिंग लिस्ट और B/L पर ऐसा सामान्य डिस्क्रिप्शन चल सकता है जो टकराए नहीं।
• पैकेज: पैकेजों की संख्या और प्रकार, मार्क्स और कार्टन नंबर एक जैसे; पैलेट हों तो दोनों यूनिट दिखाएं, जैसे 4 PALLETS STC 160 CARTONS।
• वज़न और वॉल्यूम: नेट और ग्रॉस वेट और CBM एक जैसे, एक ही यूनिट और उतने ही दशमलव में; B/L का ग्रॉस वेट पैकिंग लिस्ट के टोटल के बराबर।
• टर्म्स: प्रोफ़ॉर्मा, इनवॉइस और क्रेडिट पर वही Incoterm, नामित जगह और "Incoterms 2020", करेंसी और पेमेंट टर्म, और B/L पर फ़्रेट स्टेटमेंट जो मेल खाए (CIF या CFR में prepaid, FOB या FCA में collect)।
• रेफ़रेंस और वैल्यू: इनवॉइस पर प्रोफ़ॉर्मा, ऑर्डर और L/C नंबर, C/O पर इनवॉइस नंबर, और असली क़ीमत, जिसमें फ़्रेट और इंश्योरेंस अलग दिखाए गए हों।