मुफ़्त निर्यात दस्तावेज़ चेकलिस्ट टेम्पलेट (प्रति शिपमेंट ट्रैकर)
हर निर्यात शिपमेंट के लिए अलग-अलग पक्षों से दस्तावेज़ चाहिए होते हैं: विक्रेता, कैरियर, कस्टम ब्रोकर, चैंबर ऑफ कॉमर्स, बीमा कंपनी या निरीक्षण एजेंसी। यह शीट एक शिपमेंट के सामान्य दस्तावेज़ सूचीबद्ध करती है और आपको यह चिह्नित करने देती है कि इस शिपमेंट को कौन-से दस्तावेज़ चाहिए, हर दस्तावेज़ कौन जारी करता है, कितने ओरिजिनल और कितनी कॉपी चाहिए, तथा ड्राफ़्ट कब भेजा गया, कब अनुमोदित हुआ और अंतिम दस्तावेज़ कब भेजा गया। जो अब भी लंबित है, उसकी गिनती भी यह करती है।
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टेम्पलेट में क्या-क्या शामिल है
- शिपमेंट: इनवॉइस या ऑर्डर नंबर, खरीदार, गंतव्य, परिवहन का तरीक़ा, Incoterms नियम, भुगतान की शर्तें और ETD
- कमर्शियल दस्तावेज़: प्रोफॉर्मा इनवॉइस, कमर्शियल इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट
- परिवहन और सीमा शुल्क: बुकिंग, शिपिंग इंस्ट्रक्शन, बिल ऑफ लैडिंग या एयर वेबिल, निर्यात घोषणा, VGM
- ज़रूरत होने पर प्रमाणपत्र: सर्टिफिकेट ऑफ ओरिजिन, बीमा, निरीक्षण, फाइटोसैनिटरी या फ्यूमिगेशन, खतरनाक माल की घोषणा और अन्य
- हर दस्तावेज़ के लिए: ज़रूरी है या नहीं, जारीकर्ता, ओरिजिनल और कॉपी, ड्राफ़्ट भेजा गया, अनुमोदित, अंतिम भेजा गया और कूरियर संदर्भ
- हर पंक्ति की स्थिति और अब भी लंबित दस्तावेज़ों की संख्या, फ़ॉर्मूले से
- लेटर ऑफ क्रेडिट: नंबर, शिपमेंट की अंतिम तिथि, दस्तावेज़ प्रस्तुत करने की समय-सीमा और समाप्ति
- नोट्स और ज़िम्मेदार व्यक्ति
इस विषय पर गाइड
हर शिपमेंट के लिए एक सूची
शिपमेंट के अंत में होने वाली कई देरियाँ किसी ऐसे दस्तावेज़ से आती हैं जिसका किसी ने पीछा नहीं किया: सर्टिफिकेट ऑफ ओरिजिन जिसके लिए आवेदन ही नहीं हुआ, अनुमोदन की प्रतीक्षा में बिल ऑफ लैडिंग का ड्राफ़्ट, या लेटर ऑफ क्रेडिट के सेट में बीमा प्रमाणपत्र का न होना। हर शिपमेंट की चेकलिस्ट एक नज़र में दिखा देती है कि क्या चाहिए, उसे कौन जारी करता है और वह कहाँ है।
कौन-से दस्तावेज़ चाहिए
मूल सेट में आमतौर पर कमर्शियल इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट, परिवहन दस्तावेज़ और निर्यात घोषणा होते हैं। बाक़ी दस्तावेज़ माल, Incoterms नियम (CIF और CIP के अंतर्गत बीमा), गंतव्य, खरीदार और भुगतान की शर्तों पर निर्भर करते हैं। केवल वही चिह्नित करें जो इस शिपमेंट को चाहिए, और सटीक सूची, ओरिजिनल और कॉपी की संख्या तथा शब्दावली के लिए खरीदार के निर्देश या लेटर ऑफ क्रेडिट देखें।
ड्राफ़्ट, अनुमोदन और भेजना
ड्राफ़्ट जल्दी भेजें और ओरिजिनल जारी होने से पहले खरीदार से उन्हें अनुमोदित करवाएँ, खासकर बिल ऑफ लैडिंग और सर्टिफिकेट ऑफ ओरिजिन, जिन्हें बाद में सुधारना कठिन होता है। अंतिम दस्तावेज़ कब भेजे गए और कूरियर संदर्भ क्या है, यह दर्ज करें। लेटर ऑफ क्रेडिट के तहत दस्तावेज़ उस अवधि के भीतर प्रस्तुत करें जो क्रेडिट तय करता है (UCP 600 के अनुसार, जब मूल परिवहन दस्तावेज़ शामिल हों तो डिफ़ॉल्ट रूप से शिपमेंट के बाद अधिकतम 21 कैलेंडर दिन के भीतर) और क्रेडिट की समाप्ति से पहले।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
निर्यात शिपमेंट के लिए कौन-से दस्तावेज़ चाहिए?
आमतौर पर कमर्शियल इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट, परिवहन दस्तावेज़ (जैसे बिल ऑफ लैडिंग या एयर वेबिल) और निर्यात घोषणा, साथ ही वे दस्तावेज़ जो माल, गंतव्य, Incoterms नियम और भुगतान की शर्तों पर निर्भर करते हैं।
हर निर्यात दस्तावेज़ कौन जारी करता है?
कमर्शियल दस्तावेज़ विक्रेता जारी करता है, परिवहन दस्तावेज़ कैरियर या कैरियर के रूप में काम करने वाला फ़ॉरवर्डर जारी करता है, निर्यात घोषणा निर्यातक या उसका कस्टम ब्रोकर दाखिल करता है, और प्रमाणपत्र चैंबर ऑफ कॉमर्स, बीमा कंपनियाँ और निरीक्षण एजेंसियाँ जारी करती हैं।
मुझे कितने ओरिजिनल और कॉपी चाहिए?
उतने, जितने खरीदार, लेटर ऑफ क्रेडिट या गंतव्य देश के नियम माँगते हों। हर दस्तावेज़ की संख्या चेकलिस्ट में दर्ज करें।
लेटर ऑफ क्रेडिट के तहत दस्तावेज़ कब प्रस्तुत करने होते हैं?
क्रेडिट द्वारा तय अवधि के भीतर और उसकी समाप्ति से पहले। UCP 600 के अनुसार, मूल परिवहन दस्तावेज़ों वाली प्रस्तुति डिफ़ॉल्ट रूप से शिपमेंट के बाद अधिकतम 21 कैलेंडर दिन के भीतर करनी होती है।
क्या टेम्पलेट लंबित दस्तावेज़ों की गिनती करता है?
हाँ। ज़रूरी के रूप में चिह्नित हर दस्तावेज़ की स्थिति आपकी दर्ज की गई तारीख़ों से दिखती है, और शीट लंबित दस्तावेज़ों की गिनती करती है।
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