বিনামূল্যের রপ্তানি নথির চেকলিস্ট টেমপ্লেট (প্রতি শিপমেন্টের ট্র্যাকার)
প্রতিটি রপ্তানি শিপমেন্টের জন্য বিভিন্ন পক্ষের কাছ থেকে নথি লাগে: বিক্রেতা, ক্যারিয়ার, কাস্টমস ব্রোকার, চেম্বার অব কমার্স, বিমা কোম্পানি বা পরিদর্শন সংস্থা। এই শিটে একটি শিপমেন্টের সাধারণ নথির তালিকা আছে, যেখানে আপনি চিহ্নিত করতে পারেন এই শিপমেন্টের কোন নথি লাগবে, কোনটি কে ইস্যু করে, কয়টি অরিজিনাল ও কয়টি কপি দরকার, এবং খসড়া কবে পাঠানো হয়েছে, কবে অনুমোদিত হয়েছে ও চূড়ান্ত নথি কবে পাঠানো হয়েছে। এখনো যা বাকি আছে, শিটটি তার সংখ্যাও গোনে।
.xlsx ডাউনলোড করুনসব ফ্রি টেমপ্লেট →
টেমপ্লেটে কী কী আছে
- শিপমেন্ট: ইনভয়েস বা অর্ডার নম্বর, ক্রেতা, গন্তব্য, পরিবহনের মাধ্যম, Incoterms নিয়ম, পেমেন্টের শর্ত ও ETD
- কমার্শিয়াল নথি: প্রোফর্মা ইনভয়েস, কমার্শিয়াল ইনভয়েস, প্যাকিং লিস্ট
- পরিবহন ও কাস্টমস: বুকিং, শিপিং ইনস্ট্রাকশন, বিল অফ লেডিং বা এয়ার ওয়েবিল, রপ্তানি ঘোষণা, VGM
- প্রয়োজনে সনদ: সার্টিফিকেট অব অরিজিন, বিমা, পরিদর্শন, ফাইটোস্যানিটারি বা ফিউমিগেশন, বিপজ্জনক পণ্যের ঘোষণা ও অন্যান্য
- প্রতিটি নথির জন্য: দরকার কি না, ইস্যুকারী, অরিজিনাল ও কপি, খসড়া পাঠানো, অনুমোদিত, চূড়ান্ত নথি পাঠানো ও কুরিয়ারের রেফারেন্স
- প্রতিটি সারির অবস্থা এবং এখনো বাকি নথির সংখ্যা, ফর্মুলার মাধ্যমে
- লেটার অব ক্রেডিট: নম্বর, শিপমেন্টের শেষ তারিখ, নথি উপস্থাপনের সময়সীমা ও মেয়াদ শেষের তারিখ
- নোট ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি
এই বিষয়ে গাইড
প্রতিটি শিপমেন্টের জন্য একটি তালিকা
শিপমেন্টের শেষ দিকের অনেক দেরি হয় এমন একটি নথির কারণে, যার পেছনে কেউ লেগে থাকেনি: যে সার্টিফিকেট অব অরিজিনের জন্য আবেদনই করা হয়নি, অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকা বিল অফ লেডিংয়ের খসড়া, কিংবা লেটার অব ক্রেডিটের সেটে বিমা সনদের অনুপস্থিতি। প্রতিটি শিপমেন্টের জন্য একটি চেকলিস্ট এক নজরে দেখিয়ে দেয় কী দরকার, কে সেটি ইস্যু করে এবং সেটি এখন কোথায়।
কোন নথি লাগবে
মূল সেটে সাধারণত থাকে কমার্শিয়াল ইনভয়েস, প্যাকিং লিস্ট, পরিবহন নথি এবং রপ্তানি ঘোষণা। অন্যান্য নথি নির্ভর করে পণ্য, Incoterms নিয়ম (CIF ও CIP-এর অধীনে বিমা), গন্তব্য, ক্রেতা এবং পেমেন্টের শর্তের ওপর। শুধু সেগুলোই চিহ্নিত করুন যা এই শিপমেন্টের দরকার, এবং সঠিক তালিকা, অরিজিনাল ও কপির সংখ্যা এবং শব্দবিন্যাসের জন্য ক্রেতার নির্দেশনা বা লেটার অব ক্রেডিট দেখে নিন।
খসড়া, অনুমোদন ও প্রেরণ
খসড়া আগেভাগে পাঠান এবং অরিজিনাল ইস্যুর আগে ক্রেতাকে দিয়ে সেগুলো অনুমোদন করিয়ে নিন, বিশেষ করে বিল অফ লেডিং ও সার্টিফিকেট অব অরিজিন, যেগুলো পরে সংশোধন করা কঠিন। চূড়ান্ত নথি কবে পাঠানো হয়েছে এবং কুরিয়ারের রেফারেন্স কী, তা লিখে রাখুন। লেটার অব ক্রেডিটের ক্ষেত্রে ক্রেডিট যে সময়সীমা নির্ধারণ করে তার মধ্যে এবং ক্রেডিটের মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে নথি উপস্থাপন করুন (UCP 600 অনুযায়ী, মূল পরিবহন নথি অন্তর্ভুক্ত থাকলে ডিফল্টভাবে শিপমেন্টের পর সর্বোচ্চ 21 ক্যালেন্ডার দিনের মধ্যে)।
সাধারণ প্রশ্ন
রপ্তানি শিপমেন্টের জন্য কোন কোন নথি লাগে?
সাধারণত কমার্শিয়াল ইনভয়েস, প্যাকিং লিস্ট, বিল অফ লেডিং বা এয়ার ওয়েবিলের মতো একটি পরিবহন নথি এবং রপ্তানি ঘোষণা, সঙ্গে পণ্য, গন্তব্য, Incoterms নিয়ম ও পেমেন্টের শর্তের ওপর নির্ভরশীল নথি।
প্রতিটি রপ্তানি নথি কে ইস্যু করে?
কমার্শিয়াল নথি ইস্যু করে বিক্রেতা, পরিবহন নথি ইস্যু করে ক্যারিয়ার অথবা ক্যারিয়ার হিসেবে কাজ করা ফরোয়ার্ডার, রপ্তানি ঘোষণা দাখিল করে রপ্তানিকারক বা তার কাস্টমস ব্রোকার, আর সনদ ইস্যু করে চেম্বার অব কমার্স, বিমা কোম্পানি ও পরিদর্শন সংস্থা।
কয়টি অরিজিনাল ও কয়টি কপি লাগবে?
ক্রেতা, লেটার অব ক্রেডিট বা গন্তব্যের নিয়ম যতটি চায়। প্রতিটি নথির সংখ্যা চেকলিস্টে লিখে রাখুন।
লেটার অব ক্রেডিটের অধীনে নথি কখন উপস্থাপন করতে হয়?
ক্রেডিট যে সময়সীমা নির্ধারণ করে তার মধ্যে এবং মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে। UCP 600 অনুযায়ী, মূল পরিবহন নথিসহ উপস্থাপনা ডিফল্টভাবে শিপমেন্টের পর সর্বোচ্চ 21 ক্যালেন্ডার দিনের মধ্যে করতে হয়।
টেমপ্লেটটি কি এখনো বাকি নথি গোনে?
হ্যাঁ। দরকার হিসেবে চিহ্নিত প্রতিটি নথির অবস্থা আপনার দেওয়া তারিখ থেকে দেখানো হয়, এবং শিটটি এখনো বাকি নথির সংখ্যা গোনে।
আরও ফ্রি টুলস
Triplicate ফ্রি এবং ক্রমাগত আরও ভালো হচ্ছে। কাজে লেগেছে? Triplicate-কে সাপোর্ট করুন ♥
বিজ্ঞাপন ছাড়া চান? Pro সব বিজ্ঞাপন সরিয়ে দেয় · মাসে $1