Modelo gratuito de checklist de documentos de exportação (controle por embarque)
Cada embarque de exportação exige documentos de diferentes partes: o vendedor, o transportador, o despachante aduaneiro, uma câmara de comércio, uma seguradora ou um organismo de inspeção. Esta planilha lista os documentos habituais de um embarque e permite marcar quais são necessários neste embarque, quem emite cada um, quantos originais e cópias são exigidos e quando o rascunho foi enviado, aprovado e a versão final enviada. Ela conta o que ainda está em aberto.
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O que o modelo cobre
- Embarque: número da fatura ou do pedido, comprador, destino, modal de transporte, regra Incoterms, condições de pagamento e ETD
- Documentos comerciais: fatura proforma, fatura comercial, packing list
- Transporte e alfândega: booking, instruções de embarque, conhecimento de embarque ou conhecimento aéreo, declaração de exportação, VGM
- Certificados, quando necessários: certificado de origem, seguro, inspeção, fitossanitário ou de fumigação, declaração de mercadorias perigosas e outros
- Para cada documento: necessário ou não, emitido por, originais e cópias, rascunho enviado, aprovado, versão final enviada e referência do courier
- Situação de cada linha e número de documentos ainda em aberto, por fórmula
- Carta de crédito: número, data limite de embarque, prazo de apresentação e validade
- Observações e responsável
Guias sobre este tema
Uma lista por embarque
Muitos atrasos no fim de um embarque vêm de um documento que ninguém cobrou: um certificado de origem que nunca foi solicitado, um rascunho de conhecimento de embarque aguardando aprovação, um certificado de seguro ausente de um conjunto de documentos de carta de crédito. Um checklist para cada embarque mostra de relance o que é necessário, quem emite e onde está.
Quais documentos são necessários
O conjunto básico costuma ser a fatura comercial, o packing list, o documento de transporte e a declaração de exportação. Os demais documentos dependem da mercadoria, da regra Incoterms (seguro em CIF e CIP), do destino, do comprador e das condições de pagamento. Marque apenas o que este embarque exige e consulte as instruções do comprador ou a carta de crédito para saber a lista exata, o número de originais e cópias e a redação.
Rascunhos, aprovação e envio
Envie os rascunhos com antecedência e peça ao comprador que os aprove antes da emissão dos originais, especialmente o conhecimento de embarque e o certificado de origem, difíceis de corrigir depois. Registre quando os documentos finais foram enviados e a referência do courier. Em uma carta de crédito, apresente os documentos dentro do prazo fixado pelo crédito (pela UCP 600, por padrão, no máximo 21 dias corridos após o embarque quando há documentos de transporte originais) e antes de o crédito expirar.
Perguntas frequentes
Quais documentos são necessários para um embarque de exportação?
Em geral, uma fatura comercial, um packing list, um documento de transporte, como um conhecimento de embarque ou um conhecimento aéreo, e uma declaração de exportação, além de documentos que dependem da mercadoria, do destino, da regra Incoterms e das condições de pagamento.
Quem emite cada documento de exportação?
O vendedor emite os documentos comerciais, o transportador ou um agente de carga atuando como transportador emite o documento de transporte, o exportador ou seu despachante aduaneiro registra a declaração de exportação, e câmaras de comércio, seguradoras e organismos de inspeção emitem os certificados.
Quantos originais e cópias preciso?
Quantos o comprador, a carta de crédito ou as regras do destino exigirem. Anote a quantidade de cada documento no checklist.
Quando os documentos devem ser apresentados em uma carta de crédito?
Dentro do prazo fixado pelo crédito e antes de seu vencimento. Pela UCP 600, uma apresentação que inclua documentos de transporte originais deve, por padrão, ser feita no máximo 21 dias corridos após o embarque.
O modelo conta o que ainda está em aberto?
Sim. Cada documento marcado como necessário mostra sua situação a partir das datas inseridas, e a planilha conta os documentos ainda em aberto.
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