Бесплатный шаблон чек-листа экспортных документов (учёт по каждой отгрузке)
Для каждой экспортной отгрузки нужны документы от разных сторон: продавца, перевозчика, таможенного брокера, торгово-промышленной палаты, страховщика или инспекционной организации. В этой таблице перечислены обычные документы для одной отгрузки; в ней можно отметить, какие из них нужны для данной отгрузки, кто выдаёт каждый документ, сколько требуется оригиналов и копий, а также когда черновик был отправлен, согласован и когда отправлен итоговый вариант. Таблица подсчитывает, что ещё не закрыто.
Скачать .xlsxВсе бесплатные шаблоны →
Что включает шаблон
- Отгрузка: номер инвойса или заказа, покупатель, пункт назначения, вид транспорта, правило Incoterms, условия оплаты и ETD
- Коммерческие документы: проформа-инвойс, коммерческий инвойс, упаковочный лист
- Перевозка и таможня: бронирование, инструкция по отгрузке, коносамент или авианакладная, экспортная декларация, VGM
- Сертификаты при необходимости: сертификат происхождения, страхование, инспекция, фитосанитарный сертификат или фумигация, декларация на опасные грузы и другие
- По каждому документу: нужен или нет, кем выдан, оригиналы и копии, черновик отправлен, согласован, итоговый вариант отправлен и номер курьерской отправки
- Статус каждой строки и число документов, которые ещё не закрыты, по формуле
- Аккредитив: номер, последняя дата отгрузки, срок представления документов и срок действия
- Примечания и ответственный
Руководства по теме
Один список на каждую отгрузку
Многие задержки в конце отгрузки возникают из-за документа, за которым никто не проследил: сертификат происхождения, который так и не запросили, черновик коносамента в ожидании согласования, страховой сертификат, которого нет в комплекте документов по аккредитиву. Чек-лист на каждую отгрузку показывает с первого взгляда, что нужно, кто это выдаёт и на каком этапе документ.
Какие документы нужны
Основной набор обычно включает коммерческий инвойс, упаковочный лист, транспортный документ и экспортную декларацию. Остальные документы зависят от товара, правила Incoterms (страхование при CIF и CIP), пункта назначения, покупателя и условий оплаты. Отмечайте только то, что нужно для данной отгрузки, а точный перечень, количество оригиналов и копий и формулировки уточняйте в инструкциях покупателя или в аккредитиве.
Черновики, согласование и отправка
Отправляйте черновики заранее и просите покупателя согласовать их до выпуска оригиналов, особенно коносамент и сертификат происхождения, которые трудно исправить позже. Фиксируйте, когда отправлены итоговые документы, и номер курьерской отправки. При аккредитиве представляйте документы в срок, установленный аккредитивом (по UCP 600, по умолчанию не позднее 21 календарного дня после отгрузки, если в комплект входят оригиналы транспортных документов), и до истечения срока действия аккредитива.
Частые вопросы
Какие документы нужны для экспортной отгрузки?
Обычно коммерческий инвойс, упаковочный лист, транспортный документ (например, коносамент или авианакладная) и экспортная декларация, а также документы, которые зависят от товара, пункта назначения, правила Incoterms и условий оплаты.
Кто выдаёт каждый экспортный документ?
Коммерческие документы выдаёт продавец, транспортный документ выдаёт перевозчик или экспедитор, выступающий в качестве перевозчика, экспортную декларацию подаёт экспортёр или его таможенный брокер, а сертификаты выдают торгово-промышленные палаты, страховщики и инспекционные организации.
Сколько оригиналов и копий нужно?
Столько, сколько требуют покупатель, аккредитив или правила страны назначения. Укажите количество по каждому документу в чек-листе.
В какой срок нужно представить документы по аккредитиву?
В срок, установленный аккредитивом, и до окончания его действия. По UCP 600 представление, включающее оригиналы транспортных документов, по умолчанию должно быть сделано не позднее 21 календарного дня после отгрузки.
Считает ли шаблон незакрытые документы?
Да. Каждый документ, отмеченный как нужный, показывает статус по введённым вами датам, а таблица подсчитывает документы, которые ещё не закрыты.
Другие бесплатные инструменты
Triplicate бесплатен и постоянно улучшается. Он вам пригодился? Поддержать Triplicate ♥
Хотите без рекламы? Pro убирает всю рекламу · $1 в месяц