قالب مجاني لقائمة التحقق من مستندات التصدير (متتبّع لكل شحنة)

تحتاج كل شحنة تصدير إلى مستندات من جهات مختلفة: البائع، والناقل، والمخلّص الجمركي، وغرفة التجارة، وشركة التأمين، أو جهة التفتيش. تسرد هذه الورقة المستندات المعتادة لشحنة واحدة، وتتيح لك تحديد المستندات التي تحتاجها هذه الشحنة، والجهة التي تصدر كل مستند، وعدد الأصول والنسخ المطلوبة، وتاريخ إرسال المسودة والموافقة عليها وإرسال النسخة النهائية. كما تحتسب ما لا يزال معلّقًا.

تنزيل .xlsx كل النماذج المجانية →

قائمة التحقق من مستندات التصدير – مثال تمت تعبئته بالمولّد المجاني (بيانات تجريبية)

ما يغطيه النموذج

الشحنة: رقم الفاتورة أو الطلب، والمشتري، والوجهة، ووسيلة النقل، وقاعدة Incoterms، وشروط الدفع، وموعد المغادرة المتوقع (ETD)
المستندات التجارية: الفاتورة المبدئية، والفاتورة التجارية، وقائمة التعبئة
النقل والجمارك: الحجز، وتعليمات الشحن، وبوليصة الشحن أو بوليصة الشحن الجوي، والبيان الجمركي للتصدير، والوزن الإجمالي الموثّق (VGM)
الشهادات عند الحاجة: شهادة المنشأ، والتأمين، والتفتيش، والشهادة الصحية النباتية أو شهادة التبخير، وإقرار البضائع الخطرة وغيرها
لكل مستند: مطلوب أو غير مطلوب، والجهة المصدرة، والأصول والنسخ، وإرسال المسودة، والموافقة، وإرسال النسخة النهائية، ومرجع شركة البريد السريع
حالة كل سطر وعدد المستندات التي لا تزال معلّقة بواسطة معادلة
الاعتماد المستندي: الرقم، وآخر موعد للشحن، والموعد النهائي لتقديم المستندات، وتاريخ الانتهاء
الملاحظات والشخص المسؤول

أدلة حول هذا الموضوع

المستندات المطلوبة للتصدير: قائمة المستندات وجهة إصدار كل منهاما المستندات التي تحتاجها شحنة التصدير ومن يصدر كلًا منها: الفواتير وقائمة التعبئة وبوليصة الشحن (B/L) أو بوليصة الشحن الجوي وشهادة المنشأ…ما هو الاعتماد المستندي (خطاب الاعتماد L/C)؟ كيف يعمل: دليل خطوة بخطوة للمصدّرينكيف يعمل خطاب الاعتماد (L/C) للمصدّرين: الأطراف، من الفاتورة المبدئية إلى إصدار الاعتماد، فحصه وتعديلاته، مواعيد الشحن والتقديم، فحص المستندات والدفع.مخالفات خطاب الاعتماد: لماذا ترفض البنوك المستنداتأكثر الأسباب شيوعًا لرفض البنوك المستندات بموجب خطاب الاعتماد، استنادًا إلى UCP 600 و ISBP 821، إضافة إلى قائمة تحقق للمصدّر قبل تقديم المستندات.كيفية الحصول على شهادة المنشأ: شهادة غرفة التجارة أم إثبات FTAكيفية الحصول على شهادة المنشأ: شهادات الغرف التجارية، وشهادات اتفاقيات التجارة الحرة مقابل الإقرار الذاتي، والتصديق، وشهادات المنشأ الإلكترونية،…

قائمة واحدة لكل شحنة

ينشأ كثير من التأخير في نهاية الشحنة بسبب مستند لم يتابعه أحد: شهادة منشأ لم يُقدَّم طلب للحصول عليها، أو مسودة بوليصة شحن تنتظر الموافقة، أو شهادة تأمين غير موجودة ضمن مجموعة مستندات الاعتماد المستندي. وتُظهر قائمة التحقق لكل شحنة في لمحة ما هو مطلوب، ومن يصدره، وأين وصل.

ما المستندات المطلوبة

تتكون المجموعة الأساسية عادةً من الفاتورة التجارية، وقائمة التعبئة، ومستند النقل، والبيان الجمركي للتصدير. أما المستندات الأخرى فتتوقف على البضاعة، وقاعدة Incoterms (التأمين بموجب CIF و CIP)، والوجهة، والمشتري، وشروط الدفع. حدّد فقط ما تحتاجه هذه الشحنة، وراجع تعليمات المشتري أو الاعتماد المستندي لمعرفة القائمة الدقيقة، وعدد الأصول والنسخ، والصياغة المطلوبة.

المسودات والموافقة والإرسال

أرسل المسودات مبكرًا واطلب من المشتري الموافقة عليها قبل إصدار الأصول، ولا سيما بوليصة الشحن وشهادة المنشأ اللتين يصعب تصحيحهما لاحقًا. سجّل تاريخ إرسال المستندات النهائية ومرجع شركة البريد السريع. وفي حال الاعتماد المستندي، قدّم المستندات خلال المدة التي يحددها الاعتماد (وبموجب UCP 600، يكون ذلك افتراضيًا في موعد لا يتجاوز 21 يومًا تقويميًا بعد الشحن عند تضمين مستندات النقل الأصلية) وقبل انتهاء صلاحية الاعتماد.

أسئلة شائعة

ما المستندات المطلوبة لشحنة التصدير؟

عادةً فاتورة تجارية، وقائمة تعبئة، ومستند نقل مثل بوليصة الشحن أو بوليصة الشحن الجوي، وبيان جمركي للتصدير، إضافةً إلى مستندات تتوقف على البضاعة والوجهة وقاعدة Incoterms وشروط الدفع.

من يصدر كل مستند من مستندات التصدير؟

يصدر البائع المستندات التجارية، ويصدر الناقل أو شركة الشحن التي تعمل بصفة ناقل مستند النقل، ويقدّم المصدّر أو مخلّصه الجمركي البيان الجمركي للتصدير، وتصدر غرف التجارة وشركات التأمين وجهات التفتيش الشهادات.

كم عدد الأصول والنسخ التي أحتاجها؟

بقدر ما يطلبه المشتري أو الاعتماد المستندي أو قواعد بلد الوجهة. سجّل العدد لكل مستند في قائمة التحقق.

متى يجب تقديم المستندات بموجب الاعتماد المستندي؟

خلال المدة التي يحددها الاعتماد وقبل انتهاء صلاحيته. وبموجب UCP 600، يجب افتراضيًا أن يتم التقديم الذي يتضمن مستندات نقل أصلية في موعد لا يتجاوز 21 يومًا تقويميًا بعد الشحن.

هل يحتسب القالب ما لا يزال معلّقًا؟

نعم. تظهر حالة كل مستند محدد على أنه مطلوب بحسب التواريخ التي تدخلها، وتحتسب الورقة عدد المستندات التي لا تزال معلّقة.