輸出書類チェックリスト:必要書類と発行者一覧

基本の書類一式と発行者

輸出書類の大半は売主が作成します。運送書類は運送人、または運送人として行動するフォワーダーが発行し、輸出申告書は輸出者またはその通関業者が提出し、各種証明書は商工会議所、保険会社、検査機関が発行します。ほかの書類がそのデータを転記するため、まず商業書類から作成しましょう。

EXWでは輸出通関は買主が行い、売主は協力するだけです。それでも自分で貨物を積み込んだり輸出申告書を提出したりするのであれば、自社の施設渡しのFCAで販売してください(Triplicateの「インコタームズのよくあるミス」のノートを参照)。

• プロフォーマインボイス(売主):出荷前のオファーまたは価格確認書です。買主はこれをもとに注文を承認し、前払いをするか信用状を申請し、国によっては輸入許可の取得や外貨の購入にも使います。
• コマーシャルインボイス(売主):実際に出荷した物品の最終請求書で、出荷ごとに1通作成します。税関は物品の内容、価額、原産地の確認に使い、銀行は信用状のもとでこの書類に対して支払います。
• パッキングリスト(売主):各梱包の中身を、カートン番号、数量、正味重量と総重量、寸法、マークとともに記載します。価格は通常インボイスにのみ記載します。インドでは、コマーシャルインボイス兼パッキングリスト(commercial invoice cum packing list)が必須の輸出書類の1つに挙げられています。
• 船積依頼書(SI)(売主からフォワーダーまたは運送人へ):荷送人、荷受人、ノーティファイパーティ(notify party)、マーク、品名、梱包数、総重量と容積、希望するB/Lの種類を記載します。運送人はこれらの内容をそのまま船荷証券に転記します。
• 輸出申告書(輸出者、またはその通関業者や代理人):インドでは ICEGATEに提出する船積申告書(shipping bill)で、その後に税関が Let Export Orderを発行します。米国では、米国の主たる利害関係者(U.S. principal party in interest)またはその代理人が AESに提出する電子輸出情報(Electronic Export Information)です。

運送書類:船荷証券、シーウェイビル、航空運送状

運送書類は、運送人、または運送人として行動するフォワーダーが貨物を引き取る際に発行します。船荷証券(B/L)は貨物の受取証であり運送契約の証拠で、「指図式(to order)」で作成された原本は権利証券でもあり、原本の所持人が貨物を請求できます。原本は通常セットで発行され、多くは3通です(「3/3」)。仕向地で1通が呈示(サレンダー)されると、残りは無効になります。

シーウェイビルは流通性がなく、記名荷受人が原本なしで、身元確認のみで貨物を引き取ります。テレックスリリースは独立した書類ではなく、出発地で原本を返却し、運送人が原本なしで貨物を引き渡す方法です。フォワーダー(NVOCC)を通す場合はそのハウスB/Lが発行され、フォワーダーは船会社のマスターB/Lを保有します。航空貨物は航空運送状で、国際宅配便はクーリエの運送状で輸送されます。

書類は決済条件に合わせて選びましょう。B/Lコピーと引き換えの残金、D/P、ほとんどの信用状のように、書類をもとに代金を受け取る場合は、指図式の原本B/Lで船積みし、代金を受け取るか銀行に渡すまで原本のフルセットを保管します。シーウェイビルやテレックスリリースは、前払いや信頼できる買主に向いています(Triplicateの「テレックスリリース、シーウェイビル、船荷証券原本」のノートを参照)。

原産地証明書、保険、登録番号

原産地証明書(C/O)が必要になるのは、輸入国、契約または信用状が求める場合と、輸入者が貿易協定の税率の適用を求める場合に限られます。非特恵C/Oは物品がどこで作られたかを示し、通常は商工会議所が発行しますが、一部の国では政府機関が発行します(ベトナムでは2025年5月5日から商工省)。特恵の証明は、協定に応じて、税関やその他の発行機関が出す証明書(Form E、Form RCEP、EUR.1など)か、輸出者、生産者または輸入者による申告です(Triplicateの原産地証明書のノートを参照)。

売主に付保義務があるのはCIFとCIPだけです。CIFは最低でもInstitute Cargo Clauses (C)、CIPはClauses (A)で、別段の合意がない限り、契約金額に10%を上乗せした金額以上で付保します。信用状のもとでは、保険書類は保険会社、保険引受人またはその指定代理人が発行して署名したものでなければならず、ブローカーのカバーノートは認められません。また、信用状の通貨建てで、信用状に別段の定めがなければCIFまたはCIP価額の110%以上とし、船積日以前の日付であるか、その日からの付保を示している必要があります。ブラジルやナイジェリアなど、輸入貨物への海外の運送保険を認めない国もあるため、そうした国にCIFまたはCIPで販売する前に確認してください。

税関は登録番号で当事者を識別し、通関業者や運送人はコマーシャルインボイスやパッキングリストからそれらを転記することが多いため、輸出者と輸入者の番号をこれらの書類に記載してください。

• EU:EUに設立されたすべての事業者は、物品の輸入、輸出または通過のためにEORI番号が必要です。EU域外の事業者は、自ら申告書を提出する場合など、列挙された業務を行うときのみ必要です。VAT番号はEORIではありません。
• 英国:グレートブリテンとその他の国との間で物品を移動するにはGB EORI(GBに続く12桁の数字)が必要で、グレートブリテンから北アイルランドへ、または北アイルランドからEU域外の国へ物品を移動するにはXI番号が必要です。
• インド:DGFTが発行する輸出入者コード(IEC)は事業体のPANと同じ10桁で、毎年4月から6月に更新します。このほか、ICEGATEに登録された銀行のADコードが必要で、IGSTを支払わずに輸出する場合は、会計年度ごとに提出する誓約書(Letter of Undertaking、LUT)が必要です。

物品によって必要な書類

見積もりの前に物品を確認しましょう。一部の書類は取得に時間がかかり、積み込み前に揃っている必要があるからです。少量であることや関税の減免があることは、製品規制を免除する理由にはなりません。食品、化粧品、リチウム電池を含む物品のサンプルでも、通常の注文と同じ許可、登録または危険物の取り扱いが必要になることがあります。

• 輸出許可または包括許可(輸出者が自国の当局から取得):リストに掲載されたデュアルユース品(例:Regulation (EU) 2021/821の附属書I(Annex I)の品目)と、仕向地と最終用途によっては商務省の規制品目リスト(Commerce Control List)でECCNが付された一部の米国品目に必要です。ほとんどの消費財はリストに載っていませんが、買主、荷受人、エンドユーザーのスクリーニングは必ず行ってください。
• 危険物申告書(DG申告書)(荷送人が、訓練を受けた担当者の署名で作成):航空では危険物運送申告書(Shipper's Declaration for Dangerous Goods)、海上ではIMDG Codeに基づく危険物申告書とコンテナ装填証明書(container packing certificate)です。フォワーダーや航空会社は安全データシート(SDS)を求め、そのSection 14に輸送情報が載っています。リチウム電池にはUN 38.3の試験概要が必要です。香水(UN1266)、エアゾール(UN1950)、リチウム電池がよくある例で、小型のリチウム電池には緩和された規則を使える場合があります。
• ISPM 15の木材梱包材(パレットや木枠の供給業者、国の植物防疫機関の管轄):無垢材のパレット、木枠、ダンネージは、樹皮を除去して処理し、IPPCマークを付ける必要があり、このマークが植物検疫証明書の代わりになります。パッキングリストに梱包材の種類とISPM 15の適合状況を記載し、処理証明書は買主、銀行または仕向地が求める場合にのみ取得してください。
• 製品登録(仕向地の規制当局;規則に応じて、製造者、輸入者または現地の責任者が申請):たとえば、米国向けのすべての食品貨物に必要なFDAの施設登録と事前通知(prior notice)、EU責任者(Responsible Person)が行う化粧品のCPNP届出、中国向けの食品工場のGACC登録があり、最後の場合、登録番号は包装と輸入申告書に記載します。
• 適合証明書(CoC)(仕向地の規制当局が指定または認可した検査機関):ケニア、ナイジェリア(SONCAP)、タンザニア、ウガンダ、コートジボワール、イラク向けの規制対象貨物では出荷ごとに必要で、サウジアラビアはSABERの製品証明書と出荷証明書を使います。証明書なしで到着した貨物は、仕向地での検査、CIF価額の最大15%の追加賦課金、または受け入れ拒否に直面します。

決済条件によって必要な書類

オープンアカウントでは書類を買主に直接送り、前払いではシーウェイビルやテレックスリリースを使うと書類の宅配便の時間を節約できます。信用状のもとでは、銀行は信用状に適合する書類に対してのみ支払います。通常は、コマーシャルインボイス、運送書類(海上輸送では通常、原本B/Lのフルセット)、CIFまたはCIPの保険書類、求められている場合はパッキングリストと原産地証明書、そして多くの場合は為替手形が必要です。信用状に別の期間の定めがなければ船積み後暦日21日以内に、かつ有効期限前に提示してください。

信用状のもとでのコマーシャルインボイスは、受益者が発行して発行依頼人宛に作成し、信用状の通貨建てとし、物品の記述は信用状に対応するものでなければならず、表題を pro-formaとしてはなりません。そのほかの書類は物品を一般的な用語で記述してもよく、データは同一である必要はありませんが、信用状や相互に矛盾してはなりません(UCP 600 Article 14(d))。信用状がC/Oの商工会議所のように発行者を指定している場合は、その発行者のみが発行できます(Triplicateの「L/Cのディスクレパンシー」のノートを参照)。

荷為替手形による取立(URC 522に基づくD/PまたはD/A)では、輸出者の銀行が書類を買主の国の銀行に送り、その銀行が為替手形の支払いまたは引受と引き換えに書類を引き渡します。銀行は支払いを保証しません。取立は、銀行経由で送る指図式の原本B/Lのフルセットによる海上輸送の場合にのみ使ってください。テレックスリリース、シーウェイビル、航空輸送では、買主が銀行を通さずに貨物を引き取れてしまうためです。

書類間の一貫性を保つ

税関は、申告書をインボイス、パッキングリスト、運送人のマニフェスト(manifest)と照合し、梱包数、重量、数量、品名、荷受人のいずれかが異なると、保留(hold)の典型的な原因になります。銀行も信用状のもとで同じ基準を適用し、検査機関はCoCを発行する前に物品を最終のインボイスとパッキングリストと照合します。すべての書類を1つのデータから作成し、C/OやCoCが転記する前に、インボイスとパッキングリストを確定させましょう。

差異が認められるのは、契約や信用状の許容範囲内で実際に出荷した数量や重量など、出荷そのものが注文と異なる場合に限られます。すでに送付したインボイスを訂正するときは、こっそり書き換えず、訂正インボイス、またはクレジットノートかデビットノートで訂正してください。

• 当事者:荷送人、荷受人、ノーティファイパーティの名称と住所を同一にし、EORIなどの番号も同一にします。
• 物品:インボイス、C/O、CoCの品名とHSコードを同一にします。パッキングリストとB/Lは、矛盾しない一般的な品名でも構いません。
• 梱包:梱包の数と種類、マーク、カートン番号を同一にします。パレットの場合は両方の単位を記載してください(例:4 PALLETS STC 160 CARTONS)。
• 重量と容積:正味重量、総重量、CBMを同一にし、1つの単位で小数桁数も揃えます。B/Lの総重量はパッキングリストの合計と一致させます。
• 条件:プロフォーマ、インボイス、信用状で、インコタームズ規則、指定場所、「Incoterms 2020」、通貨、決済条件を同一にし、B/Lの運賃表示も合わせます(CIFやCFRはprepaid、FOBやFCAはcollect)。
• 参照番号と金額:インボイスにプロフォーマ、注文、L/Cの番号を記載し、C/Oにインボイス番号を記載し、実際の価格と、運賃・保険料を別に表示します。