ایکسپورٹ دستاویزات کی چیک لسٹ: کون سی دستاویزات اور کون جاری کرتا ہے

بنیادی سیٹ اور ہر دستاویز کون جاری کرتا ہے

زیادہ تر ایکسپورٹ دستاویزات بیچنے والے کی طرف سے آتی ہیں۔ ٹرانسپورٹ دستاویز کیریئر، یا کیریئر کے طور پر کام کرنے والا فارورڈر، جاری کرتا ہے؛ ایکسپورٹ ڈیکلریشن ایکسپورٹر یا اس کا کسٹمز بروکر فائل کرتا ہے؛ اور سرٹیفکیٹ چیمبرز آف کامرس، انشورنس کمپنیاں اور انسپکشن باڈیز جاری کرتی ہیں۔ کمرشل دستاویزات پہلے بنائیں، کیونکہ باقی دستاویزات اپنا ڈیٹا انہی سے لیتی ہیں۔

EXW میں ایکسپورٹ کلیئرنس خریدار کو سنبھالنی ہوتی ہے، اور بیچنے والا صرف معاونت کرتا ہے۔ اگر آپ پھر بھی خود سامان لوڈ کرتے ہیں یا خود ایکسپورٹ ڈیکلریشن فائل کرتے ہیں، تو اپنے احاطے پر FCA کی بنیاد پر بیچیں (Triplicate کا Incoterms کی عام غلطیوں والا نوٹ دیکھیں)۔

• پروفارما انوائس (بیچنے والا): شپمنٹ سے پہلے کی پیشکش یا قیمت کی تصدیق۔ خریدار اسی کی بنیاد پر آرڈر منظور کرتا ہے، پیشگی ادائیگی کرتا ہے یا لیٹر آف کریڈٹ کے لیے درخواست دیتا ہے، اور بعض ممالک میں اس سے امپورٹ لائسنس حاصل کرتا ہے یا غیر ملکی کرنسی خریدتا ہے۔
• کمرشل انوائس (بیچنے والا): دراصل شپ کیے گئے سامان کا حتمی بل، ہر شپمنٹ کے لیے ایک۔ کسٹمز اس سے جانچتا ہے کہ سامان کیا ہے، اس کی ویلیو کیا ہے اور وہ کہاں سے آیا ہے، اور کریڈٹ کے تحت بینک اسی کے عوض ادائیگی کرتے ہیں۔
• پیکنگ لسٹ (بیچنے والا): ہر پیکیج میں کیا ہے، کارٹن نمبرز، مقدار، نیٹ اور گراس ویٹ، سائز اور مارکس کے ساتھ؛ قیمتیں عموماً انوائس پر ہی رہتی ہیں۔ بھارت لازمی ایکسپورٹ دستاویزات میں کمرشل انوائس-کم-پیکنگ لسٹ کو بھی شمار کرتا ہے۔
• شپنگ ہدایت (بیچنے والے کی طرف سے فارورڈر یا کیریئر کو): شپر، کنسائنی، نوٹیفائی پارٹی، مارکس، تفصیل، پیکیجز، گراس ویٹ اور والیوم، اور مطلوبہ B/L کی قسم۔ کیریئر یہ تفصیلات بل آف لیڈنگ پر نقل کرتا ہے۔
• ایکسپورٹ ڈیکلریشن (ایکسپورٹر، یا اس کا کسٹمز بروکر یا ایجنٹ): بھارت میں ICEGATE پر فائل کیا گیا شپنگ بل، جس کے بعد کسٹمز Let Export Order جاری کرتا ہے؛ US میں AES میں فائل کی گئی Electronic Export Information، جو U.S. principal party in interest یا اس کا ایجنٹ فائل کرتا ہے۔

ٹرانسپورٹ دستاویز: بل آف لیڈنگ، سی ویبل یا ایئر ویبل

ٹرانسپورٹ دستاویز کیریئر، یا کیریئر کے طور پر کام کرنے والا فارورڈر، اس وقت جاری کرتا ہے جب وہ سامان اپنے قبضے میں لیتا ہے۔ بل آف لیڈنگ (B/L) سامان کی رسید اور کیریج معاہدے کا ثبوت ہے، اور "to order" بنایا گیا اوریجنل ڈاکومنٹ آف ٹائٹل بھی ہے: اوریجنل رکھنے والا سامان کا دعویٰ کر سکتا ہے۔ اوریجنلز عام طور پر ایک سیٹ کی صورت میں جاری ہوتے ہیں، اکثر تین ("3/3")، اور منزل پر ایک کے سرنڈر ہوتے ہی باقی کالعدم ہو جاتے ہیں۔

سی ویبل نان نیگوشی ایبل ہوتا ہے: نامزد کنسائنی شناخت کے ثبوت پر، اوریجنل کے بغیر، سامان وصول کرتا ہے۔ ٹیلیکس ریلیز کوئی الگ دستاویز نہیں؛ اوریجنلز ابتدائی مقام پر واپس دے دیے جاتے ہیں اور کیریئر ان کے بغیر ریلیز کرتا ہے۔ فارورڈر (NVOCC) کے ذریعے آپ کو اس کا ہاؤس B/L ملتا ہے، جبکہ فارورڈر کے پاس شپنگ لائن کا ماسٹر B/L رہتا ہے۔ ایئر فریٹ ایئر ویبل پر اور ایکسپریس پارسل کوریئر کے ویبل پر جاتے ہیں۔

دستاویز کا انتخاب ادائیگی کی شرط کے ساتھ کریں۔ اگر ادائیگی حاصل کرنے کے لیے آپ کاغذ پر انحصار کرتے ہیں، جیسے کاپی B/L کے عوض بیلنس، D/P یا زیادہ تر لیٹر آف کریڈٹ میں، تو اوریجنل ٹو آرڈر بلز پر شپ کریں اور پورا سیٹ اس وقت تک اپنے پاس رکھیں جب تک ادائیگی نہ ملے یا اسے اپنے بینک کے حوالے نہ کر دیں۔ سی ویبل یا ٹیلیکس ریلیز پیشگی ادائیگی یا ایسے خریدار کے لیے موزوں ہے جس پر آپ کو اعتماد ہو (Triplicate کا ٹیلیکس ریلیز، سی ویبل اور اوریجنل B/L والا نوٹ دیکھیں)۔

سرٹیفکیٹ آف اوریجن، انشورنس اور رجسٹریشن نمبرز

سرٹیفکیٹ آف اوریجن (C/O) صرف اس وقت درکار ہوتا ہے جب امپورٹنگ ملک، معاہدہ یا لیٹر آف کریڈٹ اس کا تقاضا کرے، یا جب امپورٹر کسی تجارتی معاہدے کی شرح کا دعویٰ کرے۔ نان پریفرینشل C/O بتاتا ہے کہ سامان کہاں بنا اور عموماً چیمبر آف کامرس سے آتا ہے، چند ممالک میں کسی سرکاری ادارے سے (ویتنام میں 5 مئی 2025 سے وزارتِ صنعت و تجارت)۔ پریفرینشل پروف، معاہدے کے مطابق، کسٹمز یا کسی دوسرے جاری کرنے والے ادارے کا سرٹیفکیٹ ہوتا ہے، جیسے Form E، Form RCEP یا EUR.1، یا ایکسپورٹر، پروڈیوسر یا امپورٹر کا بیان (Triplicate کا سرٹیفکیٹ آف اوریجن والا نوٹ دیکھیں)۔

صرف CIF اور CIP میں بیچنے والا انشورنس کرانے کا پابند ہے: CIF میں کم از کم Institute Cargo Clauses (C)، CIP میں Clauses (A)، معاہدے کی قیمت سے کم از کم 10% زیادہ کے لیے، جب تک کوئی اور بات طے نہ ہو۔ لیٹر آف کریڈٹ کے تحت انشورنس دستاویز انشورر، انڈررائٹر یا ان کے نامزد ایجنٹ کی طرف سے جاری اور دستخط شدہ ہونی چاہیے، بروکر کا کور نوٹ نہیں، کریڈٹ کی کرنسی میں، CIF یا CIP ویلیو کے کم از کم 110% کے لیے جب تک کریڈٹ کچھ اور نہ کہے، اور اس کی تاریخ شپمنٹ کی تاریخ سے بعد کی نہ ہو یا وہ اسی تاریخ سے کور ظاہر کرے۔ کچھ ممالک، جیسے برازیل اور نائیجیریا، امپورٹ پر غیر ملکی ٹرانسپورٹ انشورنس کی اجازت نہیں دیتے، اس لیے وہاں CIF یا CIP میں بیچنے سے پہلے جانچ لیں۔

کسٹمز فریقین کو رجسٹریشن نمبرز سے شناخت کرتا ہے، اور بروکرز اور کیریئرز اکثر انہیں کمرشل انوائس اور پیکنگ لسٹ سے نقل کرتے ہیں، اس لیے وہاں ایکسپورٹر اور امپورٹر کے نمبرز دکھائیں۔

• EU: EU میں قائم ہر کاروبار کو سامان امپورٹ، ایکسپورٹ یا ٹرانزٹ کرنے کے لیے EORI نمبر درکار ہے؛ غیر EU کاروبار کو یہ صرف مخصوص سرگرمیوں کے لیے درکار ہے، جیسے خود ڈیکلریشن فائل کرنا۔ VAT نمبر EORI نہیں ہوتا۔
• UK: گریٹ برطانیہ اور دوسرے ممالک کے درمیان سامان لے جانے کے لیے GB EORI (GB اور 12 ہندسے)، اور گریٹ برطانیہ سے شمالی آئرلینڈ میں، یا شمالی آئرلینڈ سے کسی غیر EU ملک میں سامان لے جانے کے لیے XI نمبر۔
• بھارت: DGFT سے امپورٹر-ایکسپورٹر کوڈ (IEC)، جو کاروبار کے PAN جیسے ہی 10 کریکٹرز کا ہوتا ہے اور ہر سال اپریل سے جون کے دوران اپڈیٹ کیا جاتا ہے؛ ICEGATE پر رجسٹرڈ بینک کا AD code؛ اور IGST ادا کیے بغیر ایکسپورٹ کرنے کے لیے ہر مالی سال میں فائل کیا گیا لیٹر آف انڈرٹیکنگ (LUT)۔

پروڈکٹ پر منحصر دستاویزات

کوٹیشن دینے سے پہلے سامان کی جانچ کر لیں، کیونکہ ان میں سے کچھ دستاویزات بننے میں وقت لیتی ہیں اور لوڈنگ سے پہلے موجود ہونی چاہئیں۔ تھوڑی مقدار یا ڈیوٹی میں رعایت سے پروڈکٹ کے قواعد ختم نہیں ہوتے: خوراک، کاسمیٹکس یا لیتھیم بیٹریوں والے سامان کے سیمپلز پر بھی پورے آرڈر جیسے ہی پرمٹس، رجسٹریشنز یا ڈینجرس گڈز ہینڈلنگ لاگو ہو سکتی ہے۔

• ایکسپورٹ لائسنس یا جنرل آتھرائزیشن (ایکسپورٹر، اپنے قومی ادارے سے): درج شدہ ڈوئل یوز آئٹمز کے لیے، جیسے Regulation (EU) 2021/821 کے Annex I میں شامل آئٹمز، اور ڈیسٹینیشن اور اینڈ یوز کے لحاظ سے Commerce Control List پر ECCN رکھنے والے کچھ US آئٹمز کے لیے۔ زیادہ تر کنزیومر گڈز درج نہیں ہوتے، پھر بھی خریدار، کنسائنی اور اینڈ یوزر کی اسکریننگ کریں۔
• ڈینجرس گڈز ڈیکلریشن (شپر، تربیت یافتہ عملے کے دستخط سے): ایئر سے Shipper's Declaration for Dangerous Goods، یا سی سے IMDG Code کے تحت ڈینجرس گڈز ڈیکلریشن اور کنٹینر پیکنگ سرٹیفکیٹ۔ فارورڈرز اور ایئر لائنز سیفٹی ڈیٹا شیٹ (SDS) مانگتے ہیں، جس کا Section 14 ٹرانسپورٹ ڈیٹا دیتا ہے، اور لیتھیم بیٹریوں کے لیے UN 38.3 ٹیسٹ سمری درکار ہوتی ہے۔ پرفیوم (UN1266)، ایروسول (UN1950) اور لیتھیم بیٹریاں عام مثالیں ہیں؛ چھوٹی لیتھیم بیٹریاں ہلکے قواعد استعمال کر سکتی ہیں۔
• ISPM 15 لکڑی کی پیکیجنگ (پیلیٹ یا کریٹ سپلائر، قومی پلانٹ پروٹیکشن آرگنائزیشن کے تحت): ٹھوس لکڑی کے پیلیٹس، کریٹس اور ڈنیج کی چھال ہٹی ہوئی، ٹریٹ شدہ اور IPPC مارک کے ساتھ اسٹیمپ کی گئی ہونی چاہیے، جو فائٹو سینیٹری سرٹیفکیٹ کی جگہ لیتا ہے۔ پیکنگ لسٹ پر پیکیجنگ اور اس کی ISPM 15 حیثیت لکھیں؛ ٹریٹمنٹ سرٹیفکیٹ صرف تب لیں جب خریدار، بینک یا منزل مانگے۔
• پروڈکٹ رجسٹریشنز (ڈیسٹینیشن ریگولیٹر، جن کے لیے قاعدے کے مطابق مینوفیکچرر، امپورٹر یا لوکل ریسپانسیبل پرسن درخواست دیتا ہے): مثال کے طور پر US جانے والی خوراک کی ہر شپمنٹ کے لیے FDA فیسیلٹی رجسٹریشن اور پرائیر نوٹس، کاسمیٹکس کے لیے EU ریسپانسیبل پرسن کی طرف سے CPNP نوٹیفکیشن، یا چین کے لیے خوراک کی فیکٹریوں کی GACC رجسٹریشن، جس کا نمبر پیکیجنگ پر اور امپورٹ ڈیکلریشن میں جاتا ہے۔
• سرٹیفکیٹ آف کنفارمٹی (ڈیسٹینیشن ریگولیٹر کی مقرر کردہ یا لائسنس یافتہ انسپکشن باڈی): کینیا، نائیجیریا (SONCAP)، تنزانیہ، یوگنڈا، کوٹ ڈی آئیوری اور عراق کے لیے ریگولیٹڈ سامان کی ہر شپمنٹ پر درکار؛ سعودی عرب SABER پروڈکٹ اور شپمنٹ سرٹیفکیٹ استعمال کرتا ہے۔ بغیر سرٹیفکیٹ پہنچنے والے سامان کو ڈیسٹینیشن انسپکشن، CIF ویلیو کے 15% تک سرچارج یا انکار کا سامنا کرنا پڑتا ہے۔

ادائیگی پر منحصر دستاویزات

اوپن اکاؤنٹ پر آپ دستاویزات براہِ راست خریدار کو بھیجتے ہیں، اور پیشگی ادائیگی میں سی ویبل یا ٹیلیکس ریلیز سے کوریئر کا وقت بچتا ہے۔ لیٹر آف کریڈٹ کے تحت بینک صرف ان دستاویزات کے عوض ادائیگی کرتے ہیں جو کریڈٹ کے مطابق ہوں: عموماً کمرشل انوائس، ٹرانسپورٹ دستاویز (سی فریٹ کے لیے عام طور پر اوریجنل B/L کا مکمل سیٹ)، CIF یا CIP پر انشورنس دستاویز، مطالبہ ہو تو پیکنگ لسٹ اور سرٹیفکیٹ آف اوریجن، اور اکثر ایک ڈرافٹ۔ انہیں شپمنٹ کے 21 کیلنڈر دنوں کے اندر، جب تک کریڈٹ کوئی اور مدت نہ دے، اور میعاد ختم ہونے سے پہلے پیش کریں۔

کریڈٹ کے تحت کمرشل انوائس بینیفشری کی طرف سے جاری ہونی چاہیے، اپلیکنٹ کے نام پر اور کریڈٹ کی کرنسی میں، سامان کی تفصیل کریڈٹ سے مطابقت رکھتی ہو، اور اس کا عنوان "pro-forma" نہیں ہونا چاہیے۔ دوسری دستاویزات سامان کو عمومی الفاظ میں بیان کر سکتی ہیں؛ ان کا ڈیٹا بالکل ایک جیسا ہونا ضروری نہیں، مگر کریڈٹ یا ایک دوسرے سے متصادم نہیں ہونا چاہیے (UCP 600 Article 14(d))۔ اگر کریڈٹ کسی جاری کرنے والے کا نام لے، جیسے C/O کے لیے چیمبر آف کامرس، تو صرف وہی اسے جاری کر سکتا ہے (Triplicate کا L/C ڈسکریپنسی نوٹ دیکھیں)۔

ڈاکومنٹری کلیکشن (URC 522 کے تحت D/P یا D/A) میں آپ کا بینک دستاویزات خریدار کے ملک کے بینک کو بھیجتا ہے، جو ادائیگی یا ڈرافٹ کی ایکسپٹنس کے عوض انہیں ریلیز کرتا ہے؛ بینک ادائیگی کی ضمانت نہیں دیتے۔ کلیکشن صرف ایسی سی شپمنٹس کے لیے استعمال کریں جن میں اوریجنل ٹو آرڈر B/L کا مکمل سیٹ بینک کے ذریعے بھیجا جائے، کیونکہ ٹیلیکس ریلیز، سی ویبل یا ایئر فریٹ میں خریدار بینک سے گزرے بغیر سامان لے سکتا ہے۔

دستاویزات میں مطابقت برقرار رکھنا

کسٹمز ڈیکلریشن کو انوائس، پیکنگ لسٹ اور کیریئر کے مینی فیسٹ سے ملاتا ہے، اور پیکیجز کی تعداد، وزن، مقدار، تفصیل یا کنسائنی میں فرق ہولڈ کی عام وجہ ہے۔ کریڈٹ کے تحت بینک بھی یہی جانچ کرتے ہیں، اور انسپکشن باڈیز CoC جاری کرنے سے پہلے سامان کو حتمی انوائس اور پیکنگ لسٹ سے ملاتی ہیں۔ ہر دستاویز ایک ہی ڈیٹا سیٹ سے بنائیں، اور C/O یا CoC کے نقل کرنے سے پہلے انوائس اور پیکنگ لسٹ حتمی کر لیں۔

فرق صرف تب ٹھیک ہے جب شپمنٹ خود آرڈر سے مختلف ہو، جیسے معاہدے یا کریڈٹ کی ٹالرنس کے اندر اصل میں شپ کی گئی مقدار اور وزن۔ بھیجی جا چکی انوائس کو درست شدہ انوائس یا کریڈٹ یا ڈیبٹ نوٹ سے ٹھیک کریں، خاموشی سے ایڈٹ کر کے کبھی نہیں۔

• فریقین: شپر، کنسائنی اور نوٹیفائی پارٹی کے ایک جیسے نام اور پتے، اور وہی EORI یا دیگر نمبرز۔
• سامان: انوائس، C/O اور کسی بھی CoC پر ایک جیسی تفصیل اور HS کوڈ؛ پیکنگ لسٹ اور B/L پر ایسی عمومی تفصیل چل سکتی ہے جو متصادم نہ ہو۔
• پیکیجز: پیکیجز کی ایک جیسی تعداد اور قسم، مارکس اور کارٹن نمبرز؛ پیلیٹس ہوں تو دونوں یونٹ دکھائیں، جیسے 4 PALLETS STC 160 CARTONS۔
• وزن اور والیوم: ایک جیسے نیٹ اور گراس ویٹ اور CBM، ایک ہی یونٹ اور اتنے ہی اعشاری ہندسوں میں؛ B/L کا گراس ویٹ پیکنگ لسٹ کے ٹوٹل کے برابر۔
• شرائط: پروفارما، انوائس اور کریڈٹ پر وہی Incoterm، نامزد مقام اور "Incoterms 2020"، کرنسی اور ادائیگی کی شرط، اور B/L پر فریٹ کا بیان جو مطابقت رکھے (CIF یا CFR میں prepaid، FOB یا FCA میں collect)۔
• حوالے اور ویلیو: انوائس پر پروفارما، آرڈر اور L/C نمبرز، C/O پر انوائس نمبر، اور اصل قیمت، جس میں فریٹ اور انشورنس الگ دکھائے گئے ہوں۔