İhracat Belgeleri Listesi: Hangi Belgeler Gerekir, Kim Düzenler

Temel set ve her belgeyi kimin düzenlediği

İhracat belgelerinin çoğunu satıcı hazırlar. Taşıma belgesini taşıyıcı veya taşıyıcı sıfatıyla hareket eden bir forwarder düzenler; ihracat beyannamesini ihracatçı veya gümrük müşaviri verir; sertifikaları ticaret odaları, sigortacılar ve muayene kuruluşları düzenler. Önce ticari belgeleri hazırlayın; çünkü diğerleri verilerini bunlardan alır.

EXW'de ihracat gümrükleme işlemini alıcı yapmak zorundadır, satıcı yalnızca yardımcı olur. Malları yine de kendiniz yüklüyor veya ihracat beyannamesini kendiniz veriyorsanız, bunun yerine işyerinizde FCA ile satış yapın (Triplicate'in yaygın Incoterms hataları notuna bakın).

• Proforma fatura (satıcı): sevkiyattan önceki teklif veya fiyat teyidi. Alıcı siparişi onaylar, peşin öder veya buna dayanarak akreditif açtırır; bazı ülkelerde ise ithalat lisansı almak veya döviz satın almak için kullanır.
• Ticari fatura (satıcı): gerçekte sevk edilen mallar için nihai fatura, her sevkiyat için bir adet. Gümrük malların ne olduğunu, değerini ve nereden geldiğini bununla kontrol eder; bankalar akreditif kapsamında ödemeyi buna karşı yapar.
• Çeki listesi (satıcı): her kolinin içeriği; koli numaraları, miktarlar, net ve brüt ağırlıklar, ölçüler ve işaretler yer alır, fiyatlar ise genellikle faturada kalır. Hindistan, ticari fatura ve çeki listesini birleştiren bir belgeyi (commercial invoice cum packing list) zorunlu ihracat belgeleri arasında sayar.
• Sevkiyat talimatı (satıcıdan forwarder'a veya taşıyıcıya): gönderici, alıcı (consignee), ihbar edilecek taraf (notify party), işaretler, tanım, koli sayısı, brüt ağırlık ve hacim ile istenen B/L türü. Taşıyıcı bu bilgileri konşimentoya aynen geçirir.
• İhracat beyannamesi (ihracatçı veya gümrük müşaviri ya da acentesi): Hindistan'da ICEGATE üzerinden verilen shipping bill'dir ve ardından gümrük Let Export Order'ı düzenler; ABD'de ise ABD asıl ilgili tarafı (U.S. principal party in interest) veya acentesi tarafından AES'te verilen Elektronik İhracat Bilgisi (Electronic Export Information) söz konusudur.

Taşıma belgesi: konşimento, sea waybill veya hava yolu senedi

Taşıma belgesini taşıyıcı veya taşıyıcı sıfatıyla hareket eden bir forwarder, malı teslim aldığında düzenler. Konşimento (B/L), mal için makbuz ve taşıma sözleşmesinin kanıtıdır; "emre yazılı (to order)" düzenlenmiş bir orijinal ise aynı zamanda kıymetli evraktır (document of title): orijinali elinde tutan malı talep edebilir. Orijinaller normalde bir takım, çoğu zaman üç adet ("3/3") olarak düzenlenir ve biri varışta teslim edildiğinde diğerleri geçersiz olur.

Sea waybill ciro edilemez: adı belirtilen alıcı (consignee) malı orijinal olmadan, kimlik ibrazıyla teslim alır. Telex release ayrı bir belge değildir; orijinaller çıkış noktasında iade edilir ve taşıyıcı malı bunlar olmadan serbest bırakır. Bir forwarder (NVOCC) aracılığıyla onun house B/L'sini alırsınız; forwarder ise gemi hattının master B/L'sini elinde tutar. Hava yükü hava yolu senediyle, ekspres paketler ise kuryenin waybill'iyle taşınır.

Belgeyi ödeme şartıyla birlikte seçin. Ödemeyi almak için kâğıda güveniyorsanız (örneğin kopya B/L karşılığı bakiyede, D/P'de veya çoğu akreditifte), orijinal emre yazılı konşimentolarla sevk edin ve ödemeyi alana veya bankanıza teslim edene kadar takımın tamamını elinizde tutun. Sea waybill veya telex release, peşin ödemeye ya da güvendiğiniz bir alıcıya uygundur (Triplicate'in telex release, sea waybill ve orijinal B/L notuna bakın).

Menşe şahadetnamesi, sigorta ve kayıt numaraları

Menşe şahadetnamesi (C/O) yalnızca ithalatçı ülke, sözleşme veya akreditif istediğinde ya da ithalatçı bir ticaret anlaşması oranı talep ettiğinde gerekir. Tercihsiz C/O malların nerede üretildiğini belirtir ve genellikle bir ticaret odasından, birkaç ülkede ise bir devlet kurumundan alınır (Vietnam'da 5 Mayıs 2025'ten beri Sanayi ve Ticaret Bakanlığı). Tercihli ispat ise anlaşmaya göre gümrükten veya başka bir düzenleyici kuruluştan alınan bir sertifika (Form E, Form RCEP veya EUR.1 gibi) ya da ihracatçının, üreticinin veya ithalatçının beyanıdır (Triplicate'in menşe şahadetnamesi notuna bakın).

Yalnızca CIF ve CIP satıcıyı sigortalatmakla yükümlü kılar: CIF en az Institute Cargo Clauses (C), CIP ise Clauses (A) ile, aksi kararlaştırılmadıkça sözleşme bedelinin en az %10 fazlası için. Akreditif kapsamında sigorta belgesi, bir sigorta brokerinin teminat yazısı (cover note) değil, sigortacı, garantör (underwriter) veya bunların adı belirtilen acentesi tarafından düzenlenmiş ve imzalanmış olmalı, akreditifin para biriminde ve akreditif aksini belirtmedikçe CIF veya CIP değerinin en az %110'u tutarında olmalı, ayrıca sevkiyat tarihinden geç olmayan bir tarih taşımalı veya o tarihten itibaren teminat gösterilmelidir. Brezilya ve Nijerya gibi bazı ülkeler ithalatta yabancı taşıma sigortasına izin vermez; bu yüzden oralara CIF veya CIP satmadan önce kontrol edin.

Gümrük, tarafları kayıt numaralarıyla tanımlar; müşavirler ve taşıyıcılar da bunları çoğu zaman ticari faturadan ve çeki listesinden kopyalar. Bu yüzden ihracatçının ve ithalatçının numaralarını bu belgelerde gösterin.

• AB: AB'de yerleşik her işletmenin mal ithal etmek, ihraç etmek veya transit geçirmek için bir EORI numarasına ihtiyacı vardır; AB dışındaki bir işletmenin ise bunu yalnızca sayılan faaliyetler, örneğin beyannameyi kendisinin vermesi için alması gerekir. KDV numarası bir EORI değildir.
• Birleşik Krallık: Büyük Britanya ile diğer ülkeler arasında mal taşımak için GB EORI (GB artı 12 rakam); Büyük Britanya'dan Kuzey İrlanda'ya veya Kuzey İrlanda'dan AB dışı bir ülkeye mal taşımak için ise XI numarası.
• Hindistan: DGFT'den alınan İhracatçı-İthalatçı Kodu (Importer-Exporter Code, IEC), işletmenin PAN numarasıyla aynı 10 karakterdir ve her yıl Nisan-Haziran arasında güncellenir; bankanın ICEGATE'te kayıtlı AD code'u; ayrıca IGST ödemeden ihracat için her mali yıl verilen bir Taahhütname (Letter of Undertaking, LUT).

Ürüne bağlı belgeler

Fiyat vermeden önce malları kontrol edin; çünkü bu belgelerin bir kısmı zaman alır ve yüklemeden önce hazır olmalıdır. Küçük bir miktar veya bir vergi muafiyeti ürün kurallarını ortadan kaldırmaz: gıda, kozmetik veya lityum pilli ürün numuneleri, tam bir sipariş kadar aynı izinleri, kayıtları veya tehlikeli madde işlemlerini gerektirebilir.

• İhracat lisansı veya genel izin (ihracatçı, kendi ülkesinin yetkili makamından): listedeki çift kullanımlı ürünler için, örneğin Regulation (EU) 2021/821'in Annex I'indeki ürünler, ve Commerce Control List'te ECCN'si olan bazı ABD ürünleri için; varış yerine ve nihai kullanıma göre değişir. Çoğu tüketim malı listede yer almaz, ancak yine de alıcıyı, consignee'yi ve nihai kullanıcıyı tarayın.
• Tehlikeli madde beyanı (gönderici, eğitimli personelce imzalanır): hava yolunda Tehlikeli Madde Gönderici Beyanı (Shipper's Declaration for Dangerous Goods), deniz yolunda IMDG Code kapsamında tehlikeli madde beyanı ve konteyner paketleme sertifikası. Forwarder'lar ve havayolları, 14. Bölümü taşıma verilerini veren güvenlik bilgi formunu (SDS) ister; lityum piller için ise UN 38.3 test özeti gerekir. Parfüm (UN1266), aerosoller (UN1950) ve lityum piller sık görülen örneklerdir; küçük lityum piller daha hafif kurallardan yararlanabilir.
• ISPM 15 ahşap ambalaj (palet veya sandık tedarikçisi, ulusal bitki koruma kuruluşunun denetiminde): masif ahşap paletlerin, sandıkların ve dunnage'ın kabuğu soyulmalı, işlem görmeli ve fitosanitere sertifikasının yerini tutan IPPC işaretiyle damgalanmalıdır. Ambalajı ve ISPM 15 durumunu çeki listesinde belirtin; işlem sertifikasını yalnızca alıcı, banka veya varış ülkesi isterse alın.
• Ürün kayıtları (varış ülkesinin düzenleyici kurumu; kurala göre üretici, ithalatçı veya yerel sorumlu kişi başvurur): örneğin ABD'ye yapılan her gıda sevkiyatı için FDA tesis kaydı ve önceden bildirim (prior notice), kozmetikler için bir AB Sorumlu Kişisi (Responsible Person) tarafından yapılan CPNP bildirimi veya Çin'e giden gıdada fabrikaların GACC'ye kaydı; bu numara ambalajda ve ithalat beyannamesinde yer alır.
• Uygunluk sertifikası (CoC; varış ülkesinin düzenleyici kurumunun atadığı veya yetkilendirdiği muayene kuruluşu): Kenya, Nijerya (SONCAP), Tanzanya, Uganda, Fildişi Sahili ve Irak'a düzenlemeye tabi mallar için her sevkiyatta gerekir; Suudi Arabistan ise SABER ürün ve sevkiyat sertifikalarını kullanır. Sertifikasız gelen mallar varış noktasında muayene, CIF değerinin %15'ine varan ek ücretler veya reddedilme riskiyle karşılaşır.

Ödemeye bağlı belgeler

Açık hesapta belgeleri doğrudan alıcıya gönderirsiniz; peşin ödemede ise sea waybill veya telex release kurye süresinden tasarruf sağlar. Akreditifte bankalar yalnızca akreditife uygun belgelere karşı ödeme yapar: genellikle ticari fatura, taşıma belgesi (deniz yolunda normalde orijinal B/L'lerin tam takımı), CIF veya CIP'de sigorta belgesi, istenmişse çeki listesi ve menşe şahadetnamesi, çoğu zaman da bir poliçe (draft). Bunları, akreditif başka bir süre belirlemedikçe sevkiyattan sonra 21 takvim günü içinde ve akreditifin son kullanma tarihinden önce ibraz edin.

Akreditif kapsamındaki ticari fatura lehtar tarafından düzenlenmeli, amir adına kesilmeli ve akreditifin para biriminde olmalıdır; mal tanımı akreditife uygun olmalı ve başlığında pro-forma yazmamalıdır. Diğer belgeler malları genel terimlerle tanımlayabilir; verilerinin aynı olması gerekmez, ancak akreditifle veya birbiriyle çelişmemelidir (UCP 600 Madde 14(d)). Akreditif bir düzenleyici belirtiyorsa, örneğin C/O için bir ticaret odası, belgeyi yalnızca o düzenleyici verebilir (Triplicate'in akreditif uyuşmazlıkları notuna bakın).

Belgeli tahsilde (URC 522 kapsamında D/P veya D/A), bankanız belgeleri alıcının ülkesindeki bir bankaya gönderir; o banka da belgeleri ödeme veya poliçenin kabulü karşılığında teslim eder. Bankalar ödemeyi garanti etmez. Tahsili yalnızca bankaya gönderilen orijinal emre yazılı B/L'lerin tam takımıyla yapılan deniz sevkiyatlarında kullanın; çünkü telex release, sea waybill veya hava yükünde alıcı malı bankaya uğramadan alabilir.

Belgelerin tutarlı kalması

Gümrük, beyannameyi fatura, çeki listesi ve taşıyıcı manifestosuyla karşılaştırır; koli sayısı, ağırlık, miktar, tanım veya consignee'deki bir farklılık, malların tutulmasının sık görülen nedenidir. Bankalar akreditifte aynı sınamayı uygular; muayene kuruluşları da CoC düzenlemeden önce malları nihai fatura ve çeki listesiyle karşılaştırır. Her belgeyi tek bir veri setinden hazırlayın ve C/O veya CoC bunlardan kopyalamadan önce fatura ile çeki listesini kesinleştirin.

Farklılıklar yalnızca sevkiyatın siparişten gerçekten farklı olduğu yerlerde, örneğin gerçekte sevk edilen miktar ve ağırlıkların sözleşmede veya akreditifte öngörülen toleranslar içinde kaldığı durumlarda sorun değildir. Gönderilmiş bir faturayı sessizce düzenleyerek değil, düzeltilmiş bir fatura veya alacak ya da borç dekontuyla düzeltin.

• Taraflar: gönderici, alıcı (consignee) ve ihbar edilecek tarafın aynı adları ve adresleri, aynı EORI veya diğer numaralarla.
• Mallar: faturada, C/O'da ve varsa CoC'de aynı tanım ve HS kodu; çeki listesi ve B/L çelişmeyen genel bir tanım kullanabilir.
• Kolilar: aynı sayıda ve türde koli, işaretler ve koli numaraları; paletlerde iki birimi de gösterin, örneğin 4 PALLETS STC 160 CARTONS.
• Ağırlık ve hacim: aynı net ve brüt ağırlıklar ile CBM, tek bir birimde ve aynı ondalık basamakla; B/L brüt ağırlığı çeki listesi toplamına eşit olmalıdır.
• Şartlar: proformada, faturada ve akreditifte aynı Incoterm, belirtilen yer ve "Incoterms 2020", para birimi ve ödeme şartı; ayrıca uygun bir B/L navlun ifadesi (CIF veya CFR'de prepaid, FOB veya FCA'da collect).
• Referanslar ve değer: faturada proforma, sipariş ve L/C numaraları, C/O'da fatura numarası ve navlun ile sigortanın ayrı gösterildiği gerçek fiyat.