出口单据清单：需要哪些单据、由谁签发

基本单据及各自由谁签发

大多数出口单据由卖方出具。运输单据由承运人或以承运人身份行事的货代签发；出口报关单由出口商或其报关行提交；各类证书由商会、保险公司和检验机构签发。其他单据会抄录商业单据上的数据，所以请先制作商业单据。

在 EXW 下，出口清关由买方办理，卖方只提供协助。如果你仍然自己装货或自己提交出口报关单，那就改按 FCA（在你自己的场所交货）销售（参见 Triplicate 关于常见 Incoterms 错误的笔记）。

• 形式发票（卖方）：装运前的报价或价格确认。买方据此批准订单、预付货款或申请信用证，在一些国家还用它申请进口许可证或购买外汇。
• 商业发票（卖方）：对实际装运货物的最终账单，每票货一份。海关用它核对货物是什么、价值多少、产自哪里；在信用证下，银行凭它付款。
• 装箱单（卖方）：列明每个包装内的内容，包括箱号、数量、净重和毛重、尺寸和唛头；价格通常只留在发票上。印度将商业发票兼装箱单（commercial invoice cum packing list）列为必备的出口单据之一。
• 托书（SI）（卖方交给货代或承运人）：列明发货人、收货人、通知方（notify party）、唛头、货物描述、包装件数、毛重和体积，以及所需提单的类型。承运人会把这些内容抄到提单上。
• 出口报关单（出口商，或其报关行、代理人）：在印度是通过 ICEGATE 提交的装运单（shipping bill），随后海关签发 Let Export Order；在美国是由美国主要利益方（U.S. principal party in interest）或其代理人通过 AES 提交的电子出口信息（Electronic Export Information）。

运输单据：提单、海运单或空运单

运输单据由承运人或以承运人身份行事的货代在接收货物时签发。提单（B/L）是货物收据和运输合同的证明，而抬头为“指示”（to order）的正本还是物权凭证：正本持有人可以提货。正本通常成套签发，常见为三份（“3/3”），一旦其中一份在目的地交回，其余各份即告失效。

海运单不可转让：记名收货人凭身份证明提货，无需正本。电放不是一种独立的单据；正本在起运地交回，承运人在没有正本的情况下放货。通过货代（NVOCC）出货时，你拿到的是货代的分单（house B/L），货代持有船公司的主单（master B/L）。空运货物凭空运单运输，快递包裹凭快递公司的运单运输。

单据要与付款方式相匹配。如果你要凭单据收款，例如凭提单副本付尾款、D/P 或大多数信用证，就应使用指示抬头的正本提单装运，并保留全套正本，直到收到货款或将其交给银行。海运单或电放适用于预付货款或你信任的买方（参见 Triplicate 关于电放、海运单与正本提单的笔记）。

原产地证书、保险和注册编号

只有当进口国、合同或信用证要求，或进口商要申请贸易协定税率时，才需要原产地证书（C/O）。非优惠 C/O 说明货物在何处生产，通常由商会签发，少数国家由政府机构签发（在越南，自 2025 年 5 月 5 日起为工贸部）。优惠原产地证明则视协定而定，可以是海关或其他签发机构出具的证书，例如 Form E、Form RCEP 或 EUR.1，也可以是出口商、生产商或进口商作出的声明（参见 Triplicate 关于原产地证书的笔记）。

只有 CIF 和 CIP 要求卖方投保：CIF 至少投保 Institute Cargo Clauses (C)，CIP 至少投保 Clauses (A)，除另有约定外，保额为合同价格加 10%。在信用证下，保险单据必须由保险公司、承保人或其指定代理人出具并签署，不能是经纪人的暂保单；须以信用证的币种表示，除非信用证另有规定，保额至少为 CIF 或 CIP 价值的 110%，并且日期不得晚于装运日，或显示自该日起生效。有些国家，例如巴西和尼日利亚，不允许进口货物投保境外的运输保险，因此在向这些国家按 CIF 或 CIP 销售前请先确认。

海关通过注册编号识别各方，报关行和承运人常常从商业发票和装箱单上抄录这些编号，所以请在上面标明出口商和进口商的编号。

• 欧盟：所有在欧盟设立的企业进口、出口或过境货物都需要 EORI 编号；非欧盟企业只有开展所列活动（例如自行提交申报）时才需要。VAT 号不是 EORI。
• 英国：在英国本土（Great Britain）与其他国家之间运输货物需要 GB EORI（GB 加 12 位数字）；将货物从英国本土运入北爱尔兰，或从北爱尔兰运往非欧盟国家，则需要 XI 编号。
• 印度：由 DGFT 签发的进出口商编码（Importer-Exporter Code，IEC），与企业的 PAN 相同的 10 位字符，每年 4 月至 6 月更新；在 ICEGATE 上登记的银行 AD Code；以及，若要免缴 IGST 出口，每个财政年度须提交的承诺书（Letter of Undertaking，LUT）。

视产品而定的单据

报价前先核查货物，因为有些单据需要时间办理，并且必须在装货前备齐。数量少或可减免关税，并不能免除产品方面的规定：食品、化妆品或含锂电池的货物样品，也可能需要与整批订单相同的许可、注册登记或危险品处理。

• 出口许可证或通用授权（出口商向本国主管部门申请）：适用于清单所列的两用物项，例如 Regulation (EU) 2021/821 附件一（Annex I）中的物项，以及部分在商业管制清单（Commerce Control List）上列有 ECCN 的美国物项，视目的地和最终用途而定。多数消费品不在清单上，但仍应对买方、收货人和最终用户进行筛查。
• 危险品申报单（DG 申报单）（发货人，由受过培训的人员签署）：空运为危险品托运人申报书（Shipper's Declaration for Dangerous Goods），海运则按 IMDG Code 提供危险品申报单和集装箱装箱证明书（container packing certificate）。货代和航空公司会要求提供安全数据表（SDS），其中 Section 14 给出运输数据；锂电池还需要 UN 38.3 试验概要。香水（UN1266）、气雾剂（UN1950）和锂电池是常见情形；小型锂电池可适用较宽松的规定。
• ISPM 15 木质包装（托盘或木箱供应商，受国家植物保护机构监管）：实木托盘、木箱和垫木必须去皮、经过处理并加盖 IPPC 标识，该标识可替代植物检疫证书。请在装箱单上注明包装及其 ISPM 15 状态；仅当买方、银行或目的地要求时才办理处理证书。
• 产品注册登记（目的地监管机构；视规定由制造商、进口商或当地责任人申请）：例如运往美国的每票食品货物须办理 FDA 设施注册和预先通知（prior notice），化妆品须由欧盟责任人（Responsible Person）办理 CPNP 备案，运往中国的食品工厂须办理 GACC 注册，其注册号要标注在包装上并填入进口申报。
• 符合性证书（由目的地监管机构指定或授权的检验机构出具）：运往肯尼亚、尼日利亚（SONCAP）、坦桑尼亚、乌干达、科特迪瓦和伊拉克的受监管货物，每票都需要；沙特阿拉伯则使用 SABER 产品证书和货运证书。到货时没有证书的货物，将面临目的地检验、最高达 CIF 价值 15% 的附加费，或被拒绝入境。

视付款方式而定的单据

赊销时，单据直接寄给买方；预付货款时，使用海运单或电放可以省去快递单据的时间。在信用证下，银行只凭符合信用证的单据付款：通常包括商业发票、运输单据（海运一般为全套正本提单）、CIF 或 CIP 下的保险单据，如有要求还有装箱单和原产地证书，并且往往还要汇票。除非信用证另有规定，须在装运后 21 个日历日内且不迟于到期日交单。

信用证下的商业发票必须由受益人出具，以申请人为抬头，使用信用证的币种，货物描述须与信用证相符，且不得冠以形式发票（pro-forma）的名称。其他单据可以用概括性用语描述货物；其数据不必完全相同，但不得与信用证或相互之间矛盾（UCP 600 Article 14(d)）。如果信用证指定了签发人，例如要求由商会签发 C/O，则只能由该签发人签发（参见 Triplicate 关于 L/C 不符点的笔记）。

在跟单托收（URC 522 下的 D/P 或 D/A）中，你的银行将单据寄给买方所在国的银行，后者在买方付款或承兑汇票后放单；银行不保证付款。托收仅适用于海运，且须通过银行寄送全套指示抬头的正本提单，因为采用电放、海运单或空运时，买方无需经过银行即可提货。

保持各单据一致

海关会将申报内容与发票、装箱单及承运人的舱单（manifest）进行比对，件数、重量、数量、货物描述或收货人不一致，是货物被扣留（hold）的常见原因。银行在信用证下适用同样的标准，检验机构在出具 CoC 前也会把货物与最终发票和装箱单核对。请用同一份数据制作所有单据，并在 C/O 或 CoC 抄录之前先定稿发票和装箱单。

只有当装运本身与订单不同时才允许存在差异，例如在合同或信用证规定的溢短装幅度内，实际装运的数量和重量。已经发出的发票如需更正，应通过更正发票或贷项、借项通知单，绝不能悄悄修改。

• 当事方：发货人、收货人和通知方的名称和地址相同，EORI 或其他编号也相同。
• 货物：发票、C/O 和 CoC 上的货物描述和 HS 编码相同；装箱单和提单可以使用不相矛盾的概括性描述。
• 包装：包装件数和种类、唛头和箱号相同；有托盘时，两种单位都要写明，例如 4 PALLETS STC 160 CARTONS。
• 重量和体积：净重、毛重和 CBM 相同，使用同一单位和相同的小数位数；提单毛重与装箱单合计相等。
• 条款：形式发票、发票和信用证上的 Incoterms 规则、指定地点、“Incoterms 2020”、币种和付款方式相同，提单上的运费条款也要相符（CIF 或 CFR 为 prepaid，FOB 或 FCA 为 collect）。
• 参考号和金额：发票上写明形式发票号、订单号和 L/C 号，C/O 上写明发票号，并按实际价格分别列示运费和保险费。