Xuất khẩu từ Ấn Độ: đăng ký IEC, ICEGATE, mã AD, GST LUT

Mã số xuất nhập khẩu (IEC) do DGFT cấp

Theo Chính sách Ngoại thương 2023 (Foreign Trade Policy 2023, đoạn 2.05), không ai được xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa nếu không có IEC, trừ khi được miễn trừ cụ thể. IEC là mã gồm 10 ký tự, trùng với mã PAN của doanh nghiệp, nên mỗi PAN chỉ có thể gắn với một IEC. Bạn nộp hồ sơ trực tuyến tại dgft.gov.in theo mẫu ANF-2A, ký bằng chứng chỉ chữ ký số (digital signature certificate, DSC) hoặc xác thực điện tử dựa trên Aadhaar, và nộp phí INR 500. Thông tin được đối chiếu trực tuyến với PAN và các hồ sơ khác, sau đó IEC được cấp trực tuyến với hiệu lực vĩnh viễn trừ khi bị đình chỉ, thu hồi hoặc vô hiệu hóa.

Bạn phải cập nhật IEC trực tuyến mỗi năm trong khoảng tháng 4 đến tháng 6, và xác nhận trực tuyến ngay cả khi không có thay đổi gì; việc cập nhật hằng năm này miễn phí. IEC không được cập nhật đúng hạn sẽ bị vô hiệu hóa, và được kích hoạt lại sau khi cập nhật. Mọi thay đổi về cơ cấu tổ chức, địa chỉ, ngân hàng hoặc các thông tin chính khác của doanh nghiệp phải được cập nhật trực tuyến trong vòng 30 ngày (Sổ tay thủ tục (Handbook of Procedures), đoạn 2.14).

• Doanh nghiệp tư nhân: PAN, một giấy tờ tùy thân (hộ chiếu, thẻ cử tri, bằng lái xe hoặc Aadhaar), giấy tờ chứng minh địa chỉ như hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng thuê hoặc hóa đơn tiện ích, một tờ séc đã hủy (cancelled cheque) in sẵn tên doanh nghiệp hoặc giấy xác nhận của ngân hàng, và một ảnh chân dung.
• Công ty hợp danh, LLP hoặc công ty: PAN của pháp nhân, thỏa thuận hợp danh hoặc giấy chứng nhận thành lập, giấy tờ tùy thân và ảnh của người quản lý hợp danh hoặc người có thẩm quyền ký, giấy tờ chứng minh địa chỉ, và séc đã hủy hoặc giấy xác nhận của ngân hàng.
• Được miễn IEC (Sổ tay thủ tục, đoạn 2.07): các bộ, ngành của Chính phủ Trung ương và bang, cá nhân nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa cho mục đích cá nhân không liên quan đến thương mại, các lô hàng nhỏ đi/đến Nepal, Bhutan và Myanmar trong hạn mức giá trị quy định, và một số trường hợp khác được liệt kê, trong đó nhiều trường hợp dùng số IEC vĩnh viễn.

Đăng ký ICEGATE và mã AD với hải quan

ICEGATE (icegate.gov.in) là cổng khai báo điện tử của hải quan Ấn Độ. Shipping bill được khai tại đây, thường do một đại lý hải quan được cấp phép thực hiện thay cho người xuất khẩu. Người xuất khẩu đăng ký trên ICEGATE bằng IEC để đăng ký thông tin ngân hàng với hải quan trực tuyến, tải chứng từ lên e-Sanchit, và theo dõi shipping bill cùng các khoản hoàn thuế; hãy kiểm tra hướng dẫn đăng ký ICEGATE để biết yêu cầu hiện hành về định danh và chữ ký điện tử.

Mã AD xác định chi nhánh ngân hàng được ủy quyền (Authorised Dealer) xử lý tiền hàng xuất khẩu của bạn, và hải quan dùng mã này để liên kết shipping bill với ngân hàng của bạn. Người xuất khẩu đăng ký mã này trực tuyến trên ICEGATE, và từ tháng 6/2022, một mã đã đăng ký tại một cảng có thể sử dụng ở mọi địa điểm hải quan (CBIC DG Systems Advisory 10/2022). CBIC Instruction 25/2023-Customs giới hạn chỉ còn hai loại chứng từ, tải lên e-Sanchit, và yêu cầu các cảng xử lý yêu cầu nộp trước 14 giờ trong ngày ngay trong ngày đó, các trường hợp còn lại trước 14 giờ ngày làm việc tiếp theo.

• Thư ủy quyền của ngân hàng nêu tên và địa chỉ của bạn, IEC, mã PAN gắn với IEC, số tài khoản, mã AD và IFSC, cùng thông tin liên hệ của ngân hàng.
• Séc đã hủy của tài khoản đó, hoặc sao kê ngân hàng gần nhất có xác nhận của ngân hàng.
• Tài khoản nhận ưu đãi: đăng ký riêng tài khoản và mã IFSC dùng để nhận hoàn thuế IGST và drawback. Theo CBIC Circular 24/2025-Customs, một tài khoản và mã IFSC đã được duyệt cho IEC của bạn tại một địa điểm hải quan sẽ tự động được duyệt tại các địa điểm khác.

GST: xuất khẩu theo LUT, hoặc nộp IGST rồi xin hoàn thuế

Xuất khẩu là hàng hóa/dịch vụ chịu thuế suất 0% (zero-rated) theo Điều 16 của Luật IGST (IGST Act). Bạn có thể xuất khẩu mà không nộp IGST theo bảo lãnh (bond) hoặc thư cam kết (Letter of Undertaking, LUT) và xin hoàn phần thuế đầu vào chưa sử dụng, hoặc, đối với hàng hóa/dịch vụ không bị loại trừ theo thông báo, nộp IGST rồi xin hoàn lại khoản thuế đó.

LUT được nộp trên cổng GST theo mẫu GST RFD-11 trước khi xuất khẩu (quy tắc 96A của CGST Rules), ký bằng DSC hoặc EVC. LUT có hiệu lực trong cả năm tài chính nộp hồ sơ, nên phải nộp lại mỗi năm; mọi đối tượng đã đăng ký đều có thể sử dụng, trừ những người bị truy tố về trốn thuế trên INR 250 lakh (CBIC Circular 8/8/2017-GST). Nếu hàng hóa không được xuất khẩu trong vòng 3 tháng kể từ ngày hóa đơn, hoặc tiền dịch vụ xuất khẩu không được nhận trong vòng 1 năm hoặc thời hạn dài hơn theo FEMA, bạn phải nộp thuế kèm lãi.

Nếu bạn nộp IGST cho hàng hóa xuất khẩu, chính shipping bill sẽ được coi là đơn xin hoàn thuế một khi hãng vận chuyển đã nộp bản kê khai hàng xuất (export manifest), bạn đã nộp GSTR-3B hợp lệ, và shipping bill khớp với GSTR-1 của bạn (quy tắc 96).

RCMC từ hội đồng xúc tiến xuất khẩu

Để xin các loại giấy phép hoặc ưu đãi khác theo Chính sách Ngoại thương (Foreign Trade Policy), bạn phải xuất trình Giấy chứng nhận đăng ký kiêm hội viên (Registration-cum-Membership Certificate, RCMC), trừ khi được miễn trừ cụ thể (FTP đoạn 2.57). Hãy xin giấy này từ hội đồng xúc tiến xuất khẩu phụ trách ngành hàng chính của bạn. Nếu không có hội đồng nào phụ trách sản phẩm đó, hoặc bạn xuất khẩu nhiều sản phẩm và ngành hàng chính chưa xác định, bạn có thể xin từ Liên đoàn các Tổ chức Xuất khẩu Ấn Độ (Federation of Indian Export Organisations, FIEO) (Sổ tay thủ tục, đoạn 2.80).

Hồ sơ được nộp trực tuyến trên mô-đun e-RCMC của cổng DGFT, đăng nhập bằng IEC, và phí của hội đồng cũng được nộp tại đó. RCMC có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 của năm cấp phép trong 5 năm, kết thúc vào ngày 31 tháng 3 (đoạn 2.81).

Shipping bill, Let Export Order và việc nhận thanh toán

Người xuất khẩu khai báo hàng xuất khẩu bằng shipping bill (đường biển hoặc đường không) hoặc bill of export (đường bộ), khai rằng nội dung là đúng sự thật, và chịu trách nhiệm về độ chính xác của thông tin cùng các chứng từ kèm theo (Luật Hải quan 1962 (Customs Act 1962), Điều 50). Khi hải quan xác nhận hàng hóa không thuộc diện cấm và các loại thuế, phí đã được nộp, hải quan sẽ cho phép thông quan và xếp hàng (Điều 51), thể hiện bằng Let Export Order. Tại các cảng khai báo điện tử (EDI), Mẫu khai xuất khẩu (Export Declaration Form, EDF) của RBI được coi là một phần của shipping bill.

Toàn bộ giá trị xuất khẩu phải được thu hồi và chuyển về nước trong vòng 9 tháng kể từ ngày giao hàng. Từ ngày 1/10/2026, Quy định Quản lý Ngoại hối (Xuất nhập khẩu Hàng hóa và Dịch vụ) 2026 (Foreign Exchange Management (Export and Import of Goods and Services) Regulations, 2026) vẫn giữ thời hạn 9 tháng, đồng thời cho phép 12 tháng đối với các lô hàng xuất hóa đơn hoặc thanh toán bằng rupee Ấn Độ; ngân hàng AD của bạn có thể gia hạn thời gian này nếu bạn nêu lý do đề nghị. Nếu không thu hồi được tiền hàng đúng hạn, các ưu đãi đã hưởng theo Chính sách Ngoại thương phải được hoàn trả (FTP đoạn 2.54).

Ngân hàng gửi thông báo tiền chuyển vào (inward remittance message, IRM) đối với các khoản thu xuất khẩu cho DGFT, và bạn tự tạo Giấy chứng nhận thực hiện của ngân hàng điện tử (electronic Bank Realisation Certificate, e-BRC) trên cổng DGFT bằng cách đối chiếu IRM với shipping bill của mình, theo hệ thống mà DGFT triển khai từ tháng 11/2023.