Mẫu khiếu nại chất lượng nhà cung cấp miễn phí (báo cáo không phù hợp)

Thông báo kịp thời cho nhà cung cấp

Hãy kiểm tra hàng nhận về ngay và thông báo bằng văn bản cho nhà cung cấp ngay khi phát hiện vấn đề, nêu rõ lỗi là gì. Theo Công ước của Liên Hợp Quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), trong trường hợp công ước được áp dụng, bên mua phải kiểm tra hàng hóa trong thời hạn ngắn nhất mà thực tế có thể thực hiện được và phải thông báo về việc hàng không phù hợp trong một thời hạn hợp lý sau khi phát hiện, chậm nhất là trong vòng 2 năm kể từ ngày hàng được giao, trừ khi hợp đồng quy định thời hạn khác. Nhiều hợp đồng quy định thời hạn khiếu nại ngắn hơn, vì vậy hãy kiểm tra hợp đồng của mình.

Bằng chứng và số lượng

Khiếu nại có sức thuyết phục hơn khi cho thấy hàng đáng lẽ phải như thế nào và thực tế ra sao: dẫn chiếu bảng thông số kỹ thuật, mẫu đã duyệt hoặc tiêu chuẩn kiểm tra, đính kèm ảnh thể hiện số lô và ký mã hiệu trên thùng carton, và nêu rõ đã kiểm tra bao nhiêu đơn vị và bao nhiêu đơn vị không đạt. Nếu công ty giám định hoặc phòng thí nghiệm đã kiểm tra hàng, hãy đính kèm báo cáo của họ. Hãy giữ lại hàng lỗi cho đến khi nhà cung cấp có cơ hội kiểm tra, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.

Biện pháp xử lý và hành động khắc phục

Hãy nêu rõ mong muốn của mình: đổi các đơn vị bị lỗi, sửa chữa, giấy báo có hoặc giảm giá, cùng các chi phí đã thỏa thuận như chi phí phân loại hoặc cước vận chuyển trả hàng, và thời hạn phản hồi. Yêu cầu nhà cung cấp thực hiện biện pháp ngăn chặn đối với số hàng tồn còn ở nhà máy, nêu nguyên nhân gốc và các hành động khắc phục, phòng ngừa để lô hàng tiếp theo không lặp lại vấn đề. Hợp đồng và luật áp dụng quyết định bạn được hưởng những biện pháp xử lý nào.