Modèle gratuit de réclamation qualité fournisseur (rapport de non-conformité)

Quand des marchandises arrivent avec des défauts, l'acheteur doit indiquer au fournisseur, clairement et rapidement, ce qui ne va pas, l'étendue du problème, ce qu'il demande et dans quel délai. Cette feuille réunit un rapport de non-conformité et une réclamation : les références de l'expédition, les quantités reçues et contrôlées, chaque défaut avec sa classe et sa preuve, la solution demandée et le montant réclamé par formule, ainsi qu'une section pour la cause racine, l'action corrective et la réponse du fournisseur.

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Réclamation qualité fournisseur – Exemple rempli avec le générateur gratuit (données fictives)

Ce que couvre le modèle

Acheteur, fournisseur, numéro et date de la réclamation, et délai de réponse
PO, facture, B/L et numéros de lot, produit et code article
Date de réception, quantité reçue, quantité contrôlée et comment le problème a été détecté
Défauts avec description, classe (critique, majeur, mineur), quantité et référence de photo ou de rapport
Spécification ou échantillon approuvé auquel les marchandises devaient correspondre
Solution demandée (remplacement, réparation, avoir ou réduction de prix) et montant par formule
Confinement, cause racine, action corrective et préventive du fournisseur, avec dates
Acceptation ou réponse du fournisseur et clôture par l'acheteur

Sources

Guides sur ce sujet

CISG (convention de Vienne) : application à un contrat d'export et clauses à prévoirCe qu'est la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM/CISG), lesquels de ses 97 États…Qu'est-ce qu'un CoC ? Inspection avant expédition : PVoCQuels pays exigent un certificat de conformité (CoC) avant l'expédition : PVoC du Kenya, SONCAP du Nigeria, Tanzanie, Ouganda, Irak. Voies A, B,…Limites de responsabilité du transporteur : Hague-Visby, COGSA, Montréal, CMRCombien paie le transporteur pour une marchandise perdue ou endommagée : Hague-Visby 666,67 SDR par colis ou 2 SDR par kg, COGSA américain 500 USD…Assurance cargaison : clauses ICC A, B et C, couverture à 110 % et CIF/CIPCe que couvrent et excluent les Institute Cargo Clauses (A), (B) et (C) de 2009, la durée de la couverture d'entrepôt à entrepôt, la valeur…

Prévenez le fournisseur à temps

Contrôlez rapidement les marchandises reçues et prévenez le fournisseur par écrit dès que vous constatez un problème, en décrivant ce qui ne va pas. Selon la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM/CISG), lorsqu'elle s'applique, l'acheteur doit examiner les marchandises dans un délai aussi bref que possible et dénoncer le défaut de conformité dans un délai raisonnable à partir du moment où il l'a constaté, et au plus tard dans un délai de 2 ans à compter de la remise des marchandises, à moins que le contrat ne prévoie un autre délai. De nombreux contrats prévoient des délais de réclamation plus courts ; vérifiez donc le vôtre.

Preuves et quantités

Une réclamation est plus solide lorsqu'elle montre ce que les marchandises auraient dû être et ce qu'elles sont : référez-vous à la fiche de spécification, à l'échantillon approuvé ou à la norme de contrôle, joignez des photos avec les numéros de lot et les marques des cartons, et indiquez combien d'unités ont été contrôlées et combien ont été rejetées. Si une société d'inspection ou un laboratoire a contrôlé les marchandises, joignez son rapport. Conservez les marchandises défectueuses à disposition jusqu'à ce que le fournisseur ait pu les vérifier, sauf accord contraire.

Solution et action corrective

Indiquez ce que vous souhaitez : remplacement des unités défectueuses, réparation, avoir ou réduction de prix, ainsi que les frais convenus, comme le tri ou le fret de retour, et le délai de réponse. Demandez au fournisseur le confinement du stock encore à l'usine, la cause racine ainsi que les actions correctives et préventives, afin que la prochaine expédition ne reproduise pas le problème. Le contrat et la loi applicable déterminent les solutions auxquelles vous avez droit.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un rapport de non-conformité ?

Un document qui consigne en quoi les marchandises livrées diffèrent de la spécification convenue : quel lot, combien d'unités, quels défauts et les preuves, généralement accompagné d'une demande de solution et d'action corrective.

Sous quel délai dois-je signaler les défauts au fournisseur ?

Dès que vous les constatez et dans tout délai fixé par le contrat. Selon la CVIM/CISG, lorsqu'elle s'applique, la dénonciation doit intervenir dans un délai raisonnable après la constatation et, au plus tard, dans les 2 ans suivant la remise des marchandises, à moins que le contrat ne prévoie un autre délai.

Que dois-je joindre à une réclamation qualité ?

Des photos montrant les défauts avec les numéros de lot et les marques des cartons, le rapport d'inspection ou de laboratoire, la référence de la spécification ou de l'échantillon approuvé, ainsi que les quantités contrôlées et trouvées défectueuses.

Quelles solutions puis-je demander ?

Généralement le remplacement, la réparation, un avoir ou une réduction de prix, ainsi que les frais convenus tels que le tri ou le fret de retour. Ce à quoi vous avez droit dépend du contrat et de la loi applicable.

Est-ce la même chose qu'une réclamation de fret contre le transporteur ?

Non. Une réclamation qualité s'adresse au fournisseur pour des marchandises non conformes au contrat ; la perte ou l'avarie en cours de transport se réclame auprès du transporteur ou de l'assureur, avec des délais de notification propres.

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