বিনামূল্যের সাপ্লায়ার কোয়ালিটি ক্লেইম টেমপ্লেট (নন-কনফরমেন্স রিপোর্ট)
পণ্য ত্রুটি নিয়ে পৌঁছালে ক্রেতাকে সাপ্লায়ারকে স্পষ্টভাবে ও দ্রুত জানাতে হয় কী সমস্যা, কতটা প্রভাবিত, ক্রেতা কী চান এবং কবে নাগাদ। এই শিটটি একসঙ্গে নন-কনফরমেন্স রিপোর্ট ও ক্লেইম: শিপমেন্টের তথ্যসূত্র, প্রাপ্ত ও পরিদর্শিত পরিমাণ, প্রতিটি ত্রুটি তার শ্রেণি ও প্রমাণসহ, চাওয়া প্রতিকার ও ফর্মুলায় নির্ণীত ক্লেইমের অঙ্ক, এবং সাপ্লায়ারের মূল কারণ, সংশোধনমূলক ব্যবস্থা ও উত্তরের জন্য একটি অংশ।
.xlsx ডাউনলোড করুনসব ফ্রি টেমপ্লেট →
টেমপ্লেটে কী কী আছে
- ক্রেতা, সাপ্লায়ার, ক্লেইম নম্বর ও তারিখ, এবং উত্তরের শেষ তারিখ
- PO, ইনভয়েস, B/L এবং লট বা ব্যাচ নম্বর, পণ্য ও আইটেম কোড
- প্রাপ্তির তারিখ, প্রাপ্ত পরিমাণ, পরিদর্শিত পরিমাণ এবং সমস্যাটি কীভাবে ধরা পড়ল
- বিবরণ, শ্রেণি (ক্রিটিক্যাল, মেজর, মাইনর), পরিমাণ এবং ছবি বা রিপোর্টের তথ্যসূত্রসহ ত্রুটি
- যে স্পেসিফিকেশন বা অনুমোদিত নমুনার সঙ্গে পণ্য মিলে যাওয়ার কথা ছিল
- চাওয়া প্রতিকার (প্রতিস্থাপন, মেরামত, ক্রেডিট নোট বা মূল্য হ্রাস) এবং ফর্মুলায় অঙ্ক
- সাপ্লায়ারের কন্টেইনমেন্ট, মূল কারণ, সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থা, তারিখসহ
- সাপ্লায়ারের স্বীকৃতি বা উত্তর, এবং ক্রেতার দ্বারা ক্লেইম বন্ধ করা
সোর্স
এই বিষয়ে গাইড
সময়মতো সাপ্লায়ারকে জানান
আসা পণ্য দ্রুত পরীক্ষা করুন এবং কোনো সমস্যা পেলেই সাপ্লায়ারকে লিখিতভাবে জানান, কী সমস্যা তা বর্ণনা করে। আন্তর্জাতিক পণ্য বিক্রয় চুক্তি সম্পর্কিত জাতিসংঘ কনভেনশন (CISG) প্রযোজ্য হলে, ক্রেতাকে বাস্তবসম্মতভাবে যত অল্প সময়ে সম্ভব তার মধ্যে পণ্য পরীক্ষা করতে হয়, এবং পণ্য চুক্তি অনুযায়ী না হওয়ার বিষয়টি ধরা পড়ার পর যুক্তিসংগত সময়ের মধ্যে, আর পণ্য হস্তান্তরের পর সর্বোচ্চ 2 বছরের মধ্যে, নোটিশ দিতে হয়, যদি না চুক্তিতে অন্য সময় নির্ধারিত থাকে। অনেক চুক্তিতে ক্লেইমের সময়সীমা আরও কম থাকে, তাই আপনার চুক্তিটি দেখে নিন।
প্রমাণ ও পরিমাণ
ক্লেইম তখন বেশি শক্তিশালী হয় যখন তাতে দেখানো হয় পণ্য কেমন হওয়ার কথা ছিল এবং আসলে কেমন: স্পেসিফিকেশন শিট, অনুমোদিত নমুনা বা পরিদর্শনের মানদণ্ডের উল্লেখ করুন, লট নম্বর ও কার্টন মার্কসহ ছবি সংযুক্ত করুন, এবং জানান কতগুলো ইউনিট পরিদর্শন করা হয়েছে ও কতগুলো ব্যর্থ হয়েছে। কোনো পরিদর্শন সংস্থা বা ল্যাবরেটরি পণ্য পরীক্ষা করে থাকলে তাদের রিপোর্ট সংযুক্ত করুন। অন্যভাবে সম্মত না হলে, সাপ্লায়ার পরীক্ষা করার সুযোগ না পাওয়া পর্যন্ত ত্রুটিপূর্ণ পণ্য সংরক্ষণ করে রাখুন।
প্রতিকার ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থা
আপনি কী চান তা জানান: ত্রুটিপূর্ণ ইউনিটের প্রতিস্থাপন, মেরামত, ক্রেডিট নোট বা মূল্য হ্রাস, সঙ্গে বাছাই বা ফেরত পাঠানোর ভাড়ার মতো সম্মত খরচ, এবং উত্তরের শেষ তারিখ। সাপ্লায়ারকে বলুন কারখানায় থাকা মজুতের কন্টেইনমেন্ট করতে, মূল কারণ জানাতে এবং সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থা নিতে, যাতে পরবর্তী চালানে একই সমস্যার পুনরাবৃত্তি না হয়। আপনি কোন প্রতিকার পাওয়ার অধিকারী তা চুক্তি ও প্রযোজ্য আইন ঠিক করে।
সাধারণ প্রশ্ন
নন-কনফরমেন্স রিপোর্ট কী?
এমন একটি নথি যেখানে লেখা থাকে সরবরাহ করা পণ্য সম্মত স্পেসিফিকেশন থেকে কীভাবে আলাদা: কোন লট, কতগুলো ইউনিট, কী কী ত্রুটি ও তার প্রমাণ, সাধারণত প্রতিকার ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থার অনুরোধসহ।
সাপ্লায়ারকে কত তাড়াতাড়ি ত্রুটির কথা জানাতে হবে?
ত্রুটি ধরা পড়ামাত্র, এবং চুক্তিতে নির্ধারিত কোনো সময়সীমা থাকলে তার মধ্যে। CISG প্রযোজ্য হলে, ধরা পড়ার পর যুক্তিসংগত সময়ের মধ্যে এবং পণ্য হস্তান্তরের পর সর্বোচ্চ 2 বছরের মধ্যে নোটিশ দিতে হয়, যদি না চুক্তিতে অন্য সময় নির্ধারিত থাকে।
কোয়ালিটি ক্লেইমের সঙ্গে কী সংযুক্ত করা উচিত?
ত্রুটি দেখানো ছবি (লট নম্বর ও কার্টন মার্কসহ), পরিদর্শন বা ল্যাবরেটরির রিপোর্ট, স্পেসিফিকেশন বা অনুমোদিত নমুনার তথ্যসূত্র, এবং পরিদর্শিত ও ত্রুটিপূর্ণ পাওয়া পরিমাণ।
কী কী প্রতিকার চাওয়া যায়?
সাধারণত প্রতিস্থাপন, মেরামত, ক্রেডিট নোট বা মূল্য হ্রাস, এবং বাছাই বা ফেরত পাঠানোর ভাড়ার মতো সম্মত খরচ। আপনি কী পাওয়ার অধিকারী তা চুক্তি ও প্রযোজ্য আইনের ওপর নির্ভর করে।
এটি কি ক্যারিয়ারের বিরুদ্ধে কার্গো ক্লেইমের মতোই?
না। পণ্য চুক্তির সঙ্গে না মিললে কোয়ালিটি ক্লেইম সাপ্লায়ারের কাছে যায়; পরিবহনের সময় ক্ষতি বা নষ্ট হলে তার ক্লেইম ক্যারিয়ার বা বিমা কোম্পানির কাছে করা হয়, যাদের নোটিশের সময়সীমা আলাদা।
আরও ফ্রি টুলস
Triplicate ফ্রি এবং ক্রমাগত আরও ভালো হচ্ছে। কাজে লেগেছে? Triplicate-কে সাপোর্ট করুন ♥
বিজ্ঞাপন ছাড়া চান? Pro সব বিজ্ঞাপন সরিয়ে দেয় · মাসে $1