Бесплатный шаблон рекламации по качеству для поставщика (отчёт о несоответствии)
Когда товар прибывает с дефектами, покупателю нужно чётко и быстро сообщить поставщику, что не так, какой объём затронут, чего он требует и к какому сроку. Этот лист объединяет отчёт о несоответствии и рекламацию: реквизиты поставки, полученные и проверенные количества, каждый дефект с классом и подтверждением, способ урегулирования и сумму рекламации по формуле, а также раздел для первопричины, корректирующих действий и ответа поставщика.
Скачать .xlsxВсе бесплатные шаблоны →
Что включает шаблон
- Покупатель, поставщик, номер и дата рекламации и срок ответа
- PO, инвойс, B/L, номера партии, товар и код позиции
- Дата получения, полученное и проверенное количество и как была обнаружена проблема
- Дефекты с описанием, классом (критический, значительный, малозначительный), количеством и ссылкой на фото или отчёт
- Спецификация или утверждённый образец, которым товар должен был соответствовать
- Запрошенный способ урегулирования (замена, ремонт, кредит-нота или снижение цены) и сумма по формуле
- Сдерживающие меры, первопричина, корректирующие и предупреждающие действия поставщика с датами
- Согласие или ответ поставщика и закрытие покупателем
Источники
Руководства по теме
Уведомите поставщика вовремя
Проверяйте поступивший товар без промедления и уведомляйте поставщика письменно, как только обнаружите проблему, описав, что не так. Согласно Конвенции ООН о договорах международной купли-продажи товаров (CISG), если она применима, покупатель должен осмотреть товар в такой короткий срок, который практически возможен, и уведомить о несоответствии товара в разумный срок после того, как оно было обнаружено, и самое позднее в течение 2 лет со дня фактической передачи товара, если только договор не устанавливает иной срок. Многие договоры устанавливают более короткие сроки для рекламаций, поэтому проверьте свой договор.
Доказательства и количества
Рекламация убедительнее, когда показывает, каким товар должен был быть и каков он на самом деле: сошлитесь на спецификацию, утверждённый образец или стандарт контроля, приложите фото с номерами партии и маркировкой коробок и укажите, сколько единиц проверено и сколько не прошло проверку. Если товар проверяла инспекционная компания или лаборатория, приложите её отчёт. Сохраняйте дефектный товар до тех пор, пока поставщик не сможет его проверить, если не согласовано иное.
Способ урегулирования и корректирующие действия
Укажите, чего вы хотите: замены дефектных единиц, ремонта, кредит-ноты или снижения цены, а также согласованных расходов, например на сортировку или обратную перевозку, и срок для ответа. Попросите поставщика принять сдерживающие меры в отношении запасов, всё ещё находящихся на заводе, установить первопричину и разработать корректирующие и предупреждающие действия, чтобы следующая поставка не повторила проблему. Какие способы урегулирования вам доступны, определяют договор и применимое право.
Частые вопросы
Что такое отчёт о несоответствии?
Документ, фиксирующий, чем поставленный товар отличается от согласованной спецификации: какая партия, сколько единиц, какие дефекты и подтверждения, как правило, с требованием об урегулировании и корректирующих действиях.
В какой срок нужно сообщить поставщику о дефектах?
Как только вы их обнаружили и в пределах срока, установленного договором. По CISG, если она применима, уведомление необходимо направить в разумный срок после обнаружения и самое позднее в течение 2 лет со дня фактической передачи товара, если только договор не устанавливает иной срок.
Что приложить к рекламации по качеству?
Фото, на которых видны дефекты, с номерами партии и маркировкой коробок, отчёт об инспекции или лабораторный отчёт, ссылку на спецификацию или утверждённый образец, а также проверенное количество и количество дефектных единиц.
Какие способы урегулирования можно потребовать?
Обычно замену, ремонт, кредит-ноту или снижение цены, а также согласованные расходы, например на сортировку или обратную перевозку. На что вы вправе рассчитывать, зависит от договора и применимого права.
Это то же самое, что претензия к перевозчику по грузу?
Нет. Рекламация по качеству направляется поставщику, если товар не соответствует договору; утрата или повреждение при перевозке предъявляются перевозчику или страховщику, при этом действуют свои сроки уведомления.
Другие бесплатные инструменты
Triplicate бесплатен и постоянно улучшается. Он вам пригодился? Поддержать Triplicate ♥
Хотите без рекламы? Pro убирает всю рекламу · $1 в месяц