Modelo gratuito de reclamação de qualidade ao fornecedor (relatório de não conformidade)
Quando a mercadoria chega com defeitos, o comprador precisa informar ao fornecedor, de forma clara e rápida, o que está errado, quanto foi afetado, o que ele quer e até quando. Esta planilha reúne o relatório de não conformidade e a reclamação: as referências do embarque, as quantidades recebidas e inspecionadas, cada defeito com sua classe e evidência, a solução e o valor reclamado por fórmula, e uma seção para a causa raiz, a ação corretiva e a resposta do fornecedor.
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O que o modelo cobre
- Comprador, fornecedor, número e data da reclamação e prazo de resposta
- PO, fatura, B/L e números de lote, produto e código do item
- Data de recebimento, quantidade recebida, quantidade inspecionada e como o problema foi detectado
- Defeitos com descrição, classe (crítico, maior, menor), quantidade e referência de foto ou relatório
- Especificação ou amostra aprovada com a qual a mercadoria deveria estar de acordo
- Solução solicitada (substituição, reparo, nota de crédito ou redução de preço) e valor por fórmula
- Contenção, causa raiz e ação corretiva e preventiva do fornecedor, com datas
- Aceitação ou resposta do fornecedor e encerramento pelo comprador
Fontes
Guias sobre este tema
Avise o fornecedor a tempo
Confira a mercadoria recebida sem demora e avise o fornecedor por escrito assim que encontrar um problema, descrevendo o que está errado. Segundo a Convenção das Nações Unidas sobre Contratos de Compra e Venda Internacional de Mercadorias (CISG), quando aplicável, o comprador deve examinar a mercadoria no prazo mais breve possível e comunicar a falta de conformidade dentro de um prazo razoável após constatá-la e, o mais tardar, dentro de 2 anos contados da entrega da mercadoria, salvo se o contrato estabelecer outro prazo. Muitos contratos estabelecem prazos de reclamação mais curtos, portanto verifique o seu.
Evidências e quantidades
Uma reclamação fica mais forte quando mostra como a mercadoria deveria ser e como ela é: cite a ficha de especificação, a amostra aprovada ou a norma de inspeção, anexe fotos com os números de lote e as marcações das caixas e informe quantas unidades foram inspecionadas e quantas foram reprovadas. Se uma empresa de inspeção ou um laboratório verificou a mercadoria, anexe o relatório. Mantenha a mercadoria defeituosa disponível até que o fornecedor tenha tido a oportunidade de verificá-la, salvo acordo em contrário.
Solução e ação corretiva
Diga o que você quer: substituição das unidades defeituosas, reparo, nota de crédito ou redução de preço, além de eventuais custos acordados, como triagem ou frete de devolução, e o prazo para resposta. Peça ao fornecedor a contenção do estoque que ainda está na fábrica, a causa raiz e as ações corretivas e preventivas, para que o próximo embarque não repita o problema. O contrato e a lei aplicável definem a quais soluções você tem direito.
Perguntas frequentes
O que é um relatório de não conformidade?
Um documento que registra como as mercadorias entregues diferem da especificação acordada: qual lote, quantas unidades, quais defeitos e as evidências, geralmente com um pedido de solução e de ação corretiva.
Em quanto tempo devo comunicar os defeitos ao fornecedor?
Assim que os encontrar e dentro de qualquer prazo estabelecido no contrato. Pela CISG, quando aplicável, a comunicação deve ser feita dentro de um prazo razoável após a constatação e, o mais tardar, dentro de 2 anos contados da entrega da mercadoria, salvo se o contrato estabelecer outro prazo.
O que devo anexar a uma reclamação de qualidade?
Fotos que mostrem os defeitos com os números de lote e as marcações das caixas, o relatório de inspeção ou de laboratório, a referência da especificação ou da amostra aprovada e as quantidades inspecionadas e encontradas com defeito.
Que soluções posso pedir?
Em geral, substituição, reparo, nota de crédito ou redução de preço, além de custos acordados, como triagem ou frete de devolução. O que você tem direito a receber depende do contrato e da lei aplicável.
Isso é o mesmo que uma reclamação de carga contra o transportador?
Não. A reclamação de qualidade é dirigida ao fornecedor por mercadorias que não correspondem ao contrato; perda ou avaria no transporte é reclamada ao transportador ou à seguradora, com prazos de notificação próprios.
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