Plantilla gratuita de reclamación de calidad al proveedor (informe de no conformidad)
Cuando la mercancía llega con defectos, el comprador necesita comunicar al proveedor de forma clara y rápida qué falla, cuánto está afectado, qué solicita y para cuándo. Esta hoja es a la vez un informe de no conformidad y una reclamación: las referencias del envío, las cantidades recibidas e inspeccionadas, cada defecto con su clase y evidencia, la solución solicitada y el importe reclamado mediante fórmula, y un apartado para la causa raíz, la acción correctiva y la respuesta del proveedor.
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Qué incluye la plantilla
- Comprador, proveedor, número y fecha de la reclamación, y plazo de respuesta
- PO, factura, B/L y números de lote, producto y código de artículo
- Fecha de recepción, cantidad recibida, cantidad inspeccionada y cómo se detectó el problema
- Defectos con descripción, clase (crítico, mayor, menor), cantidad y referencia de foto o informe
- Especificación o muestra aprobada a la que debía ajustarse la mercancía
- Solución solicitada (sustitución, reparación, nota de crédito o reducción del precio) e importe mediante fórmula
- Contención, causa raíz y acciones correctiva y preventiva del proveedor, con fechas
- Aceptación o respuesta del proveedor y cierre por el comprador
Fuentes
Guías sobre este tema
Avise al proveedor a tiempo
Revise la mercancía recibida sin demora y avise por escrito al proveedor en cuanto detecte un problema, describiendo qué falla. Según la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías (CISG), cuando es aplicable, el comprador debe examinar las mercaderías en el plazo más breve posible dadas las circunstancias y comunicar la falta de conformidad dentro de un plazo razonable desde que la haya descubierto, y a más tardar dentro de los 2 años siguientes a la entrega de las mercaderías, salvo que el contrato fije otro plazo. Muchos contratos fijan plazos de reclamación más cortos, así que revise el suyo.
Evidencias y cantidades
Una reclamación es más sólida cuando muestra cómo debía ser la mercancía y cómo es en realidad: remita a la ficha de especificaciones, a la muestra aprobada o a la norma de inspección, adjunte fotos con los números de lote y las marcas de las cajas, e indique cuántas unidades se inspeccionaron y cuántas no pasaron la inspección. Si una empresa de inspección o un laboratorio revisó la mercancía, adjunte su informe. Mantenga disponible la mercancía defectuosa hasta que el proveedor haya tenido ocasión de revisarla, salvo que se acuerde otra cosa.
Solución y acción correctiva
Indique qué desea: sustitución de las unidades defectuosas, reparación, una nota de crédito o una reducción del precio, más los costes acordados, como la selección de piezas o el flete de devolución, y el plazo de respuesta. Pida al proveedor que contenga el stock que aún esté en la fábrica y que identifique la causa raíz y las acciones correctivas y preventivas, para que el próximo envío no repita el problema. El contrato y la ley aplicable determinan a qué soluciones tiene derecho.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un informe de no conformidad?
Un documento que registra en qué se diferencian las mercancías entregadas de la especificación acordada: qué lote, cuántas unidades, qué defectos y las evidencias, normalmente con una solicitud de solución y de acción correctiva.
¿En qué plazo debo comunicar los defectos al proveedor?
En cuanto los detecte y dentro de cualquier plazo fijado en el contrato. Según la CISG, cuando es aplicable, la comunicación debe hacerse dentro de un plazo razonable desde el descubrimiento y, a más tardar, dentro de los 2 años siguientes a la entrega de las mercaderías, salvo que el contrato fije otro plazo.
¿Qué debo adjuntar a una reclamación de calidad?
Fotos que muestren los defectos con los números de lote y las marcas de las cajas, el informe de inspección o de laboratorio, la referencia de la especificación o de la muestra aprobada, y las cantidades inspeccionadas y halladas defectuosas.
¿Qué soluciones puedo pedir?
Habitualmente, sustitución, reparación, nota de crédito o reducción del precio, y costes acordados como la selección de piezas o el flete de devolución. A qué tiene derecho depende del contrato y de la ley aplicable.
¿Es lo mismo que una reclamación de carga contra el transportista?
No. La reclamación de calidad se dirige al proveedor por mercancías que no se ajustan al contrato; la pérdida o el daño durante el transporte se reclaman al transportista o al asegurador, con sus propios plazos de notificación.
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