मुफ़्त सप्लायर गुणवत्ता क्लेम टेम्पलेट (नॉन-कन्फॉर्मेंस रिपोर्ट)
जब माल दोषों के साथ पहुँचता है, तो खरीदार को सप्लायर को साफ़ और जल्दी बताना होता है कि क्या गड़बड़ है, कितना माल प्रभावित है, वह क्या चाहता है और कब तक। यह शीट नॉन-कन्फॉर्मेंस रिपोर्ट और क्लेम दोनों एक साथ है: शिपमेंट के संदर्भ, प्राप्त और निरीक्षण की गई मात्राएँ, हर दोष उसकी श्रेणी और प्रमाण के साथ, माँगा गया उपाय और फ़ॉर्मूले से निकली क्लेम राशि, और सप्लायर के मूल कारण, सुधारात्मक कार्रवाई और जवाब के लिए एक भाग।
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टेम्पलेट में क्या-क्या शामिल है
- खरीदार, सप्लायर, क्लेम संख्या और तारीख, और जवाब की अंतिम तिथि
- PO, इनवॉइस, B/L तथा लॉट या बैच संख्या, उत्पाद और आइटम कोड
- प्राप्ति की तारीख, प्राप्त मात्रा, निरीक्षण की गई मात्रा और समस्या कैसे पता चली
- विवरण, श्रेणी (क्रिटिकल, मेजर, माइनर), मात्रा और फ़ोटो या रिपोर्ट के संदर्भ सहित दोष
- विनिर्देश (स्पेसिफिकेशन) या अनुमोदित नमूना, जिससे माल का मेल होना चाहिए था
- माँगा गया उपाय (रिप्लेसमेंट, मरम्मत, क्रेडिट नोट या कीमत में कमी) और फ़ॉर्मूले से राशि
- सप्लायर की रोकथाम (कंटेनमेंट), मूल कारण, सुधारात्मक एवं निवारक कार्रवाई, तिथियों सहित
- सप्लायर की स्वीकृति या जवाब, और खरीदार द्वारा मामले को बंद करना
सोर्स
इस विषय पर गाइड
सप्लायर को समय पर सूचित करें
आने वाले माल की तुरंत जाँच करें और जैसे ही कोई समस्या मिले, सप्लायर को लिखित में सूचित करें और बताएँ कि क्या गड़बड़ है। माल के अंतरराष्ट्रीय विक्रय के अनुबंधों पर संयुक्त राष्ट्र अभिसमय (CISG) के अंतर्गत, जहाँ यह लागू होता है, खरीदार को माल की जाँच जितनी जल्दी व्यावहारिक हो उतनी जल्दी करनी होती है, और माल के अनुबंध के अनुरूप न होने का पता चलने के बाद उचित समय के भीतर, तथा माल सौंपे जाने के बाद अधिकतम 2 वर्ष के भीतर, सूचना देनी होती है, जब तक कि अनुबंध में कोई अन्य अवधि तय न हो। कई अनुबंधों में क्लेम की अवधि इससे कम होती है, इसलिए अपना अनुबंध देखें।
प्रमाण और मात्राएँ
क्लेम तब मज़बूत होता है जब उसमें दिखाया जाए कि माल कैसा होना चाहिए था और वह कैसा है: विनिर्देश शीट, अनुमोदित नमूने या निरीक्षण मानक का हवाला दें, लॉट संख्या और कार्टन मार्क के साथ फ़ोटो संलग्न करें, और बताएँ कि कितनी इकाइयों का निरीक्षण हुआ और कितनी विफल रहीं। यदि किसी निरीक्षण कंपनी या प्रयोगशाला ने माल की जाँच की है, तो उसकी रिपोर्ट संलग्न करें। जब तक आप कुछ और तय न करें, दोषपूर्ण माल को तब तक सुरक्षित रखें जब तक सप्लायर को उसे जाँचने का अवसर न मिल जाए।
उपाय और सुधारात्मक कार्रवाई
बताएँ कि आप क्या चाहते हैं: दोषपूर्ण इकाइयों का रिप्लेसमेंट, मरम्मत, क्रेडिट नोट या कीमत में कमी, साथ में छँटाई या वापसी माल-भाड़े जैसे सहमत खर्च, और जवाब की अंतिम तिथि। सप्लायर से कहें कि फ़ैक्टरी में बचे माल की रोकथाम (कंटेनमेंट) करे, मूल कारण बताए और सुधारात्मक एवं निवारक कार्रवाई करे, ताकि अगली शिपमेंट में वही समस्या न दोहराई जाए। आपको कौन-से उपाय मिल सकते हैं, यह अनुबंध और लागू कानून तय करते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
नॉन-कन्फॉर्मेंस रिपोर्ट क्या है?
एक दस्तावेज़ जो दर्ज करता है कि भेजा गया माल तय विनिर्देश से कैसे अलग है: कौन-सा लॉट, कितनी इकाइयाँ, कौन-से दोष और उनके प्रमाण, आमतौर पर उपाय और सुधारात्मक कार्रवाई के अनुरोध के साथ।
सप्लायर को दोषों की सूचना कितनी जल्दी देनी चाहिए?
जैसे ही वे मिलें, और अनुबंध में तय किसी भी अवधि के भीतर। CISG के अंतर्गत, जहाँ यह लागू होता है, सूचना पता चलने के बाद उचित समय के भीतर और माल सौंपे जाने के बाद अधिकतम 2 वर्ष के भीतर देनी होती है, जब तक कि अनुबंध में कोई अन्य अवधि तय न हो।
गुणवत्ता क्लेम के साथ क्या संलग्न करें?
दोष दिखाने वाली फ़ोटो (लॉट संख्या और कार्टन मार्क सहित), निरीक्षण या प्रयोगशाला की रिपोर्ट, विनिर्देश या अनुमोदित नमूने का संदर्भ, तथा निरीक्षण की गई और दोषपूर्ण पाई गई मात्राएँ।
क्लेम में कौन-से उपाय माँगे जा सकते हैं?
आमतौर पर रिप्लेसमेंट, मरम्मत, क्रेडिट नोट या कीमत में कमी, और छँटाई या वापसी माल-भाड़े जैसे सहमत खर्च। आपको क्या मिल सकता है, यह अनुबंध और लागू कानून पर निर्भर करता है।
क्या यह कैरियर के विरुद्ध कार्गो क्लेम जैसा ही है?
नहीं। गुणवत्ता क्लेम सप्लायर को उस माल के लिए भेजा जाता है जो अनुबंध से मेल नहीं खाता; रास्ते में हुई हानि या क्षति का क्लेम कैरियर या बीमाकर्ता से किया जाता है, जिनकी सूचना अवधियाँ अलग होती हैं।
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