Ücretsiz tedarikçi kalite şikâyeti şablonu (uygunsuzluk raporu)

Tedarikçiyi zamanında bilgilendirin

Gelen malları gecikmeden kontrol edin ve bir sorun bulduğunuz anda neyin yanlış olduğunu açıklayarak tedarikçiye yazılı olarak bildirin. Birleşmiş Milletler Uluslararası Mal Satımına İlişkin Sözleşmeler Hakkında Antlaşma'ya (CISG) göre, uygulanabildiği durumlarda, alıcı malları içinde bulunulan koşulların elverdiği en kısa süre içinde muayene etmeli; uygunsuzluğu fark ettikten sonra makul bir süre içinde ve sözleşme başka bir süre belirlemedikçe en geç malların teslim edilmesinden sonra 2 yıl içinde bildirimde bulunmalıdır. Birçok sözleşme daha kısa şikâyet süreleri belirler, bu yüzden kendi sözleşmenizi kontrol edin.

Kanıtlar ve miktarlar

Bir şikâyet, malların ne olması gerektiğini ve gerçekte ne olduğunu gösterdiğinde daha güçlü olur: teknik şartnameye, onaylı numuneye veya muayene standardına atıfta bulunun, lot numaraları ve koli işaretleriyle fotoğraflar ekleyin ve kaç adedin muayene edildiğini, kaçının uygunsuz çıktığını belirtin. Mallar bir muayene şirketi veya laboratuvar tarafından kontrol edildiyse raporunu ekleyin. Aksi kararlaştırılmadıkça, tedarikçi kontrol etme fırsatı bulana kadar kusurlu malları saklayın.

Çözüm ve düzeltici faaliyet

Ne istediğinizi belirtin: kusurlu adetlerin değiştirilmesi, onarım, alacak dekontu veya fiyat indirimi, ayrıca ayıklama veya iade navlunu gibi kararlaştırılmış masraflar ve yanıt için son tarih. Tedarikçiden fabrikada hâlâ bulunan stok için acil önlem almasını, kök nedeni ve düzeltici ve önleyici faaliyetleri bildirmesini isteyin; böylece bir sonraki sevkiyat aynı sorunu tekrarlamaz. Hangi çözümlere hakkınız olduğunu sözleşme ve uygulanacak hukuk belirler.