免费供应商质量索赔模板(不合格报告)

货物到达时存在缺陷，买方需要清晰、迅速地告知供应商：问题是什么、影响了多少、希望如何处理以及期限是什么时候。本表将不合格报告和索赔合二为一：包括发货相关的参考编号、收货数量和检验数量、附有等级和证据的各项缺陷、由公式计算的所要求的补救措施和索赔金额，以及供应商填写根本原因、纠正措施和答复的部分。

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模板包含的内容

买方、供应商、索赔编号和日期、答复期限
PO、发票、B/L、批次号、产品和物料编码
收货日期、收货数量、检验数量以及问题的发现方式
缺陷描述、等级(致命、严重、轻微)、数量以及照片或报告编号
货物应符合的规格或已批准的样品
要求的补救措施(换货、维修、贷项通知单或降价)及由公式计算的金额
供应商的遏制措施、根本原因、纠正和预防措施及日期
供应商的接受或答复，以及买方关闭

信息来源

及时通知供应商

及时检查到货，发现问题后立即以书面形式通知供应商，说明具体问题。在联合国国际货物销售合同公约(CISG)适用的情况下，买方必须在实际可行的最短时间内检验货物，并在发现货物不符合同后的合理时间内发出不符通知，最迟应在货物实际交付买方之日起2年内发出通知，但合同另有期限的除外。许多合同约定了更短的索赔期限，请核对您的合同。

证据和数量

索赔如能说明货物应当是什么样、实际是什么样，就更有说服力：引用规格书、已批准的样品或检验标准，附上能看到批次号和纸箱唛头的照片，并写明检验了多少件、有多少件不合格。如果检验公司或实验室检测过货物，请附上其报告。除非另有约定，在供应商有机会检查之前，请保留有缺陷的货物。

补救措施和纠正措施

说明您的要求：更换有缺陷的产品、维修、贷项通知单或降价，以及挑选或退货运费等已约定的费用，并注明答复期限。要求供应商对仍在工厂的库存采取遏制措施，并说明根本原因以及纠正和预防措施，以免下一批货物重复出现同样的问题。您有权主张哪些补救措施，取决于合同和适用的法律。

常见问题

什么是不合格报告?

一份记录所交付货物与约定规格有何差异的文件：涉及哪个批次、多少件、有哪些缺陷及证据，通常还附有补救措施和纠正措施的要求。

我应在多长时间内向供应商报告缺陷?

发现后应立即报告，并且不得超过合同规定的期限。在CISG适用的情况下，必须在发现后的合理时间内通知，最迟应在货物实际交付之日起2年内通知，合同另有期限的除外。

质量索赔应附哪些材料?

能看到批次号和纸箱唛头的缺陷照片、检验或实验室报告、规格书或已批准样品的参考信息，以及检验数量和发现缺陷的数量。

我可以要求哪些补救措施?

通常包括更换、维修、贷项通知单或降价，以及挑选或退货运费等已约定的费用。您有权主张什么，取决于合同和适用的法律。

这和针对承运人的货物索赔是一回事吗?

不是。质量索赔是针对货物与合同不符而向供应商提出的；运输途中的灭失或损坏，则向承运人或保险公司索赔，并有各自的通知期限。