無料のサプライヤー品質クレームテンプレート(不適合報告書)

サプライヤーへ遅滞なく通知する

入荷した商品は速やかに検査し、問題を見つけたらすぐに、何が問題かを書面でサプライヤーに通知します。国際物品売買契約に関する国際連合条約(CISG)が適用される場合、買主は実行可能な限り短い期間内に商品を検査しなければならず、不適合を発見した後合理的な期間内に、遅くとも商品が引き渡された日から2年以内に不適合を通知しなければなりません。ただし、契約で別の期間が定められている場合は、それによります。多くの契約ではより短いクレーム期間が定められているため、ご自身の契約をご確認ください。

証拠と数量

クレームは、商品がどうあるべきだったか、実際はどうだったかを示すと、より説得力が増します。仕様書、承認済みサンプルまたは検査基準を参照し、ロット番号とカートンマークが分かる写真を添付し、何個を検査し何個が不合格だったかを記載します。検査会社や試験所が商品を確認した場合は、その報告書を添付します。別途合意する場合を除き、サプライヤーが確認する機会を持つまで、不良品を保管しておきます。

措置と是正措置

求める内容を明示します。不良品の交換、修理、クレジットノートまたは値引きに加え、選別費用や返送運賃など合意された費用、そして回答期限を示します。工場に残っている在庫の封じ込め、根本原因、是正措置と予防措置をサプライヤーに求め、次回の出荷で同じ問題が繰り返されないようにします。どの救済措置を請求できるかは、契約と適用法によって決まります。