Templat klaim kualitas pemasok gratis (laporan ketidaksesuaian)

Beri tahu pemasok tepat waktu

Periksa barang yang masuk dengan segera dan beri tahu pemasok secara tertulis begitu Anda menemukan masalah, dengan menjelaskan apa yang salah. Menurut Konvensi Perserikatan Bangsa-Bangsa tentang Kontrak Penjualan Barang Internasional (CISG), apabila berlaku, pembeli harus memeriksa barang dalam jangka waktu sesingkat yang praktis dapat dilakukan dan memberi pemberitahuan tentang ketidaksesuaian dalam jangka waktu yang wajar setelah menemukannya, paling lambat 2 tahun sejak barang diserahkan, kecuali kontrak menetapkan jangka waktu lain. Banyak kontrak menetapkan jangka waktu klaim yang lebih singkat, jadi periksalah kontrak Anda.

Bukti dan kuantitas

Klaim lebih kuat bila menunjukkan seharusnya barang seperti apa dan kenyataannya seperti apa: rujuk lembar spesifikasi, sampel yang disetujui, atau standar inspeksi, lampirkan foto dengan nomor lot dan tanda karton, dan nyatakan berapa unit yang diperiksa dan berapa yang gagal. Jika perusahaan inspeksi atau laboratorium memeriksa barang tersebut, lampirkan laporannya. Simpan barang yang cacat sampai pemasok sempat memeriksanya, kecuali disepakati lain.

Penyelesaian dan tindakan korektif

Sampaikan apa yang Anda inginkan: penggantian unit yang cacat, perbaikan, nota kredit atau pengurangan harga, ditambah biaya yang disepakati seperti penyortiran atau ongkos kirim retur, serta batas waktu balasan. Minta pemasok melakukan penahanan stok yang masih berada di pabrik, menyampaikan akar penyebab, serta tindakan korektif dan pencegahan, agar pengiriman berikutnya tidak mengulang masalah yang sama. Kontrak dan hukum yang berlaku menentukan upaya penyelesaian apa yang menjadi hak Anda.