Inspeksi Sebelum Pengiriman dan CoC: PVoC Kenya, SONCAP Nigeria, Irak

Apa itu program CoC sebelum pengiriman

Pre-shipment inspection (PSI) pada mulanya berarti pemerintah memakai perusahaan swasta untuk memeriksa harga, kuantitas, dan mutu barang yang dipesan dari luar negeri. Program dalam catatan ini adalah program kesesuaian. Badan standar negara pengimpor mewajibkan barang yang diatur diperiksa terhadap standar nasionalnya sebelum pengiriman, di negara pengekspor, oleh lembaga inspeksi yang ditunjuk atau dilisensikannya. Hasilnya adalah sertifikat kesesuaian (CoC) untuk pengiriman tersebut, yang diminta bea cukai saat customs clearance.

Aturan ini mengikat importir, tetapi sebagian besar pekerjaan ada di pihak eksportir: lembaga inspeksi meninjau laporan uji, memeriksa barang yang sudah dikemas, dan menerbitkan CoC. CoC hanya diperlukan untuk barang yang ada dalam daftar barang diatur milik regulator, atau yang tidak ada dalam daftar pengecualiannya. Makanan dan obat-obatan sering diurus lewat instansi lain.

Program, lembaga yang ditunjuk, dan biaya sering berubah. Catatan ini diperiksa pada September 2026. Konfirmasikan aturan kepada regulator dan lembaga inspeksi yang ditunjuk sebelum setiap produk atau tujuan baru.

Istilah kunci: RFC, jalur A, B, dan C, inspeksi, IDF, dan Form M

Kenya, Nigeria, dan Tanzania memakai tiga jalur yang sama. Pada setiap jalur, CoC tetap diterbitkan per pengiriman; pendaftaran dan lisensi hanya membuat pengiriman berikutnya lebih cepat.

• RFC (request for certification; sebagian lembaga menyebutnya request for certificate): permohonan ke lembaga inspeksi, disertai proforma invoice, detail produk, serta laporan uji atau sertifikat yang ada. Di Kenya, pengiriman laut diinspeksi dalam 4 hari kerja sejak RFC lengkap.
• Jalur A: setiap pengiriman diuji dan diinspeksi secara fisik. Cocok untuk eksportir yang hanya sesekali mengekspor. Kenya menggunakan Jalur A untuk barang berisiko tinggi seperti barang bekas, serealia, dan minyak goreng, dan Nigeria menyebut hasilnya PC1.
• Jalur B: produk didaftarkan setelah laporan ujinya ditinjau, lalu setiap pengiriman mendapat pemeriksaan yang lebih ringan. Pendaftaran berlaku satu tahun di Kenya (dengan minimal 2 inspeksi surveilans) dan di Nigeria (PC2).
• Jalur C: untuk produsen yang memiliki sistem manajemen mutu. Pabrik diaudit dan produk dilisensikan: hingga 3 tahun di Kenya, satu tahun di Nigeria (PC3).
• Inspeksi fisik: inspektur memeriksa kuantitas, penandaan, label, dan kemasan terhadap dokumen dan mengambil sampel untuk diuji. Di Kenya, kontainer Jalur A dari China dan UEA disegel oleh lembaga inspeksi, dan nomor segel serta nomor kontainer dicantumkan di CoC.
• Laporan uji: hasil pengujian terhadap standar negara tujuan dari laboratorium yang diterima program, biasanya yang terakreditasi ISO/IEC 17025. Tanpa laporan yang dapat diterima, sampel akan diuji.
• NCR: laporan ketidaksesuaian (non-conformity report), diterbitkan sebagai pengganti CoC ketika barang tidak lulus. Kenya tidak mengizinkan masuknya barang yang mendapat NCR.
• IDF (Kenya): Import Declaration Form yang diajukan importir di single window elektronik Kenya. Bea cukai memerlukannya saat customs clearance bersama CoC, invoice, packing list, dan bill of lading.
• Form M (Nigeria): deklarasi impor importir, dibuka melalui banknya di single window perdagangan Nigeria. Untuk barang yang diatur SON, diperlukan Product Certificate.

Kenya: PVoC KEBS

Kenya Bureau of Standards (KEBS) menjalankan Pre-Export Verification of Conformity (PVoC) berdasarkan Standards (Verification of Conformity to Standards and Other Applicable Regulations) Order, Legal Notice 78 of 2020. Program ini mencakup impor pada umumnya, kecuali produk dalam lampiran Order tersebut, seperti sebagian bahan baku industri, barang buatan Komunitas Afrika Timur, paket kurir, dan obat-obatan yang diatur badan lain.

Kontrak tiga tahun baru untuk barang umum dimulai pada 19 Februari 2026 (manual PVoC versi 15). Mitra yang dikontrak melayani zona tertentu: China, Hong Kong, Taiwan, dan Mongolia; India, Pakistan, dan Sri Lanka; Jepang dan Korea Selatan; Asia Tenggara; Amerika Latin; Rusia, Ukraina, dan Asia Tengah; Turki, Iran, Irak, Suriah, dan Yordania; serta Teluk, termasuk UEA. Barang dari negara di luar zona ini, termasuk Eropa, Amerika Utara, Afrika, dan Oseania, justru dikenai inspeksi di negara tujuan di Kenya.

• Mitra yang disebut dalam manual antara lain Bureau Veritas, Cotecna, Intertek, SGS, TÜV Rheinland, dan CCIC. Tidak semua mitra melayani setiap zona, jadi periksa siapa yang mencakup negara Anda.
• Biaya (manual versi 15): Jalur A 0,60%, Jalur B 0,55%, Jalur C 0,50% dari nilai FOB, minimum USD 300, maksimum USD 3.500, dengan pengujian ditagih terpisah.
• Barang dari negara tanpa mitra PVoC: inspeksi di negara tujuan sebesar 0,6% dari nilai pabean yang disetujui, minimum USD 300, maksimum USD 3.500.
• Barang yang memerlukan CoC tetapi tiba tanpa CoC: inspeksi di negara tujuan dengan biaya 5% dari nilai pabean yang disetujui, dan importir mungkin harus menyerahkan jaminan (security bond) kepada KEBS sebesar 5% lagi (paragraf 9 Order).
• Barang yang tidak sesuai tidak diizinkan masuk ke Kenya dan diekspor kembali atau dimusnahkan atas biaya importir.
• Kendaraan bekas dan suku cadangnya berada di bawah kontrak terpisah dengan Quality Inspection Services Inc. Japan (QISJ).

Nigeria: SONCAP, Form M, dan NAFDAC

Standards Organisation of Nigeria (SON) menjalankan SONCAP, program sertifikasi pra-pengiriman di luar negeri untuk produk yang diatur. Program ini tidak mencakup makanan, obat, alat kesehatan, bahan kimia bahan baku, barang militer, barang selundupan, atau produk bekas selain kendaraan. SON juga dapat menerbitkan izin impor SONCAP yang membebaskan sebagian impor yang diatur dari sertifikasi; kesesuaiannya kemudian diperiksa di Nigeria.

Diperlukan dua sertifikat. Product Certificate (PC) diterbitkan atas nama eksportir setelah firma terakreditasi (IAF) menilai produk, dan importir memerlukannya untuk membuka Form M. PC1 (belum terdaftar, Jalur A) untuk satu pengiriman dan, menurut FAQ SON, berlaku enam bulan; PC2 (terdaftar, Jalur B) dan PC3 (berlisensi, Jalur C) berlaku satu tahun. SONCAP Certificate (SC) diterbitkan SON kepada importir, untuk satu pengiriman, setelah IAF mengirim sertifikat kesesuaiannya. Bea cukai memakai SC untuk Pre-Arrival Assessment Report (PAAR).

• IAF yang tercantum di situs SON antara lain Africa Standards and Certifications, China Certification & Inspection Group (CCIC), dan Cotecna. Dua halaman SON mencantumkan firma yang sedikit berbeda, jadi pastikan daftar terbaru.
• Urutan langkah: importir mendapatkan PC dan membuka Form M melalui banknya; eksportir mengirim Form M, final invoice, bill of lading atau air waybill, dan packing list ke IAF; SON menerbitkan SC; importir memakainya untuk mendapatkan PAAR dan mengeluarkan barang.
• Produk yang diatur yang tiba tanpa SC dapat ditahan, diuji, dan dimusnahkan atas biaya importir (SON).
• NAFDAC: National Agency for Food and Drug Administration and Control mengatur makanan, obat, kosmetik, alat kesehatan, air kemasan, bahan kimia, dan deterjen, mendaftarkannya, dan memeriksa impornya. Makanan dan obat, yang dikecualikan dari SONCAP, diurus lewat NAFDAC; untuk kosmetik dan bahan kimia, tanyakan kepada importir instansi mana yang mencakup produk Anda.

Tanzania, Uganda, dan tujuan lainnya

Program-program ini mirip, tetapi setiap regulator menetapkan daftar produk, lembaga inspeksi, dan dendanya sendiri. Sebagian negara menjalankan jenis pemeriksaan lain yang sering disalahartikan eksportir sebagai CoC.

• Tanzania (TBS): PVoC berlaku untuk kode HS dalam daftar TBS, yang terakhir direvisi pada 29 Maret 2025. Setiap pengiriman barang dalam daftar memerlukan CoC sebelum tiba. Barang tanpa CoC dikenai inspeksi di negara tujuan, dan prosedur inspeksi di negara tujuan menetapkan denda sebesar 15% dari nilai CIF plus biaya inspeksi. Barang yang tidak sesuai diekspor kembali atau dimusnahkan atas biaya importir. TBS menerbitkan tabel denda baru pada 2025, jadi periksa angka terbarunya.
• Uganda (UNBS): barang yang tiba tanpa CoC membayar biaya tambahan 15% dari nilai CIF dan dikenai inspeksi menyeluruh di negara tujuan. Dengan CoC, inspektur hanya memeriksa apakah barang sesuai dengan CoC tersebut. FAQ UNBS menyebut Bureau Veritas, Intertek, dan SGS untuk barang umum; pastikan daftar terbaru.
• Pantai Gading: dalam program Verification of Conformity (VOC), barang yang diatur hanya lolos bea cukai dengan CoC. Dekret 2025-418 tanggal 18 Juni 2025 memperbarui, untuk lima tahun, konsesi BIVAC BV (Bureau Veritas), Cotecna, Intertek, dan SGS. Program ini pernah menerapkan nilai FOB minimum (XOF 1.000.000 pada fase percontohannya); periksa ambang batas dan daftar produk terbaru.
• Irak (COSQC): produk yang diatur, misalnya makanan, mainan, barang elektronik, suku cadang kendaraan, ban, kosmetik, bahan bangunan, dan tekstil, memerlukan CoC per pengiriman dari perusahaan inspeksi yang dilisensikan oleh Central Organization for Standardization and Quality Control. Sebagian lembaga inspeksi menyebut program ini ICIGI. COSQC meninjau sertifikat dan mengambil sampel barang di perbatasan. Daftar perusahaan berlisensi telah beberapa kali berubah, jadi periksa ke COSQC atau importir.
• Aljazair: tidak ada agen PVoC yang ditunjuk. Inspektur Kementerian Perdagangan memeriksa impor di perbatasan (Dekret Eksekutif 05-467 tanggal 10 Desember 2005) melalui dokumen, pemeriksaan visual, dan bila perlu uji laboratorium, lalu mengizinkan atau menolak barang. Perusahaan inspeksi menawarkan CoC yang diterbitkan di negara pengekspor sebagai bukti kesesuaian; tanyakan kepada importir apakah mereka menginginkannya.
• Mesir: bukan program CoC. Advance Cargo Information (ACI) memerlukan nomor ACID, yang diperoleh importir di Nafeza, tercantum pada invoice dan dokumen pengiriman, dan eksportir wajib mendaftar di CargoX. Program ini wajib untuk kargo laut sejak 1 Oktober 2021, dan Bea Cukai Mesir mengumumkannya wajib untuk kargo udara mulai 1 Januari 2026.
• Arab Saudi: platform SABER milik SASO, dengan sertifikat produk atau deklarasi mandiri ditambah sertifikat pengiriman (SCoC) untuk setiap pengiriman. Lihat catatan SABER Triplicate.

Menyamakan invoice, packing list, dan kode HS dengan CoC

Lembaga inspeksi membandingkan barang dengan dokumen Anda, dan bea cukai membandingkan CoC dengan deklarasi impor. Di Kenya, CoC diterbitkan dalam 2 hari kerja sejak dokumen final diterima, dan importir atau eksportir harus mengonfirmasi draf CoC dalam 48 jam. Di Nigeria, IAF memerlukan Form M, final invoice, dokumen pengangkutan, dan packing list sebelum SONCAP Certificate. Setiap perbedaan di antara dokumen ini dapat menahan pengiriman.

• Gunakan nama dan alamat eksportir, importir, dan consignee yang sama pada RFC, invoice, packing list, serta IDF atau Form M importir.
• Deskripsikan setiap barang dengan cara yang sama di semua dokumen, dengan nomor model atau artikel, kuantitas, dan satuan yang sesuai dengan karton dan shipping mark.
• Berikan kode HS pada setiap baris, periksa terhadap daftar barang diatur dan pengecualian negara tujuan, lalu periksa kode dan deskripsi di draf CoC.
• Jaga konsistensi nilai FOB, mata uang, dan Incoterms. Biaya Kenya adalah persentase dari nilai FOB, sedangkan biaya tambahan Tanzania dan Uganda adalah persentase dari nilai CIF.
• Kirim hanya barang yang sudah diinspeksi. Menambah atau menukar barang setelah inspeksi memerlukan pemeriksaan baru.
• Generator gratis Triplicate membuat commercial invoice dan packing list dari item baris yang sama, dan pencarian kode HS-nya membantu memeriksa kode.