Kiểm tra trước khi giao hàng và CoC: Kenya PVoC, Nigeria SONCAP, Iraq

Chương trình CoC trước khi giao hàng là gì

Kiểm tra trước khi giao hàng (PSI) ban đầu là việc chính phủ dùng các công ty tư nhân để kiểm tra giá, số lượng và chất lượng hàng đặt mua ở nước ngoài. Các chương trình trong ghi chú này là chương trình đánh giá sự phù hợp. Cơ quan tiêu chuẩn của nước nhập khẩu yêu cầu hàng hóa thuộc diện quản lý phải được kiểm tra đối chiếu với tiêu chuẩn quốc gia của nước đó trước khi giao hàng, tại nước xuất khẩu, bởi một tổ chức giám định do họ chỉ định hoặc cấp phép. Kết quả là Giấy chứng nhận hợp chuẩn (CoC) cho lô hàng, mà hải quan yêu cầu xuất trình khi thông quan.

Quy định ràng buộc nhà nhập khẩu, nhưng phần lớn công việc thuộc về nhà xuất khẩu: tổ chức giám định xem xét báo cáo thử nghiệm, kiểm tra hàng đã đóng gói và cấp CoC. Chỉ hàng hóa nằm trong danh mục quản lý của cơ quan quản lý, hoặc không nằm trong danh mục miễn trừ, mới cần CoC. Thực phẩm và thuốc thường đi qua các cơ quan khác.

Chương trình, tổ chức được chỉ định và mức phí thay đổi thường xuyên. Ghi chú này được đối chiếu vào tháng 9/2026. Hãy xác nhận quy định với cơ quan quản lý và tổ chức giám định được chỉ định trước mỗi sản phẩm hoặc điểm đến mới.

Thuật ngữ chính: RFC, Route A, B và C, kiểm tra, IDF và Form M

Kenya, Nigeria và Tanzania dùng cùng ba lộ trình này. Ở mọi lộ trình, CoC vẫn được cấp cho từng lô hàng; việc đăng ký và cấp phép chỉ giúp các lô sau nhanh hơn.

• RFC (yêu cầu cấp chứng nhận, Request for Certification; một số tổ chức gọi là Request for Certificate): đơn gửi tổ chức giám định, kèm hóa đơn chiếu lệ, thông tin sản phẩm và các báo cáo thử nghiệm hoặc chứng nhận. Tại Kenya, hàng đường biển được kiểm tra trong vòng 4 ngày làm việc kể từ khi RFC đầy đủ.
• Route A: mỗi lô hàng đều được thử nghiệm và kiểm tra thực tế. Phù hợp với nhà xuất khẩu thỉnh thoảng mới xuất hàng. Kenya áp dụng Route A cho hàng rủi ro cao như hàng đã qua sử dụng, ngũ cốc và dầu ăn, còn Nigeria gọi kết quả là PC1.
• Route B: sản phẩm được đăng ký sau khi báo cáo thử nghiệm được xem xét, rồi mỗi lô hàng chỉ kiểm tra nhẹ hơn. Hiệu lực đăng ký là một năm ở cả Kenya (kèm ít nhất 2 lần kiểm tra giám sát) và Nigeria (PC2).
• Route C: dành cho nhà sản xuất có hệ thống quản lý chất lượng. Nhà máy được đánh giá và sản phẩm được cấp phép: tối đa 3 năm ở Kenya, một năm ở Nigeria (PC3).
• Kiểm tra thực tế: kiểm tra viên đối chiếu số lượng, ký mã hiệu, nhãn và bao bì với chứng từ rồi lấy mẫu để thử nghiệm. Tại Kenya, container Route A từ Trung Quốc và UAE được tổ chức giám định niêm phong, số niêm phong và số container được ghi trên CoC.
• Báo cáo thử nghiệm: kết quả thử nghiệm theo tiêu chuẩn của nước đến từ phòng thử nghiệm mà chương trình chấp nhận, thường là phòng được công nhận theo ISO/IEC 17025. Nếu không có báo cáo được chấp nhận, mẫu sẽ được thử nghiệm.
• NCR: báo cáo không phù hợp (non-conformity report), được cấp thay cho CoC khi hàng không đạt. Kenya không cho phép hàng có NCR nhập cảnh.
• IDF (Kenya): Tờ khai nhập khẩu (Import Declaration Form) mà nhà nhập khẩu nộp trên cơ chế một cửa điện tử của Kenya. Hải quan cần IDF khi thông quan, cùng với CoC, hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn.
• Form M (Nigeria): tờ khai nhập khẩu của nhà nhập khẩu, được mở qua ngân hàng trên cơ chế một cửa thương mại của Nigeria. Với hàng do SON quản lý, cần có Product Certificate.

Kenya: PVoC của KEBS

Cục Tiêu chuẩn Kenya (KEBS) vận hành Chương trình xác minh sự phù hợp trước khi xuất khẩu (PVoC, Pre-Export Verification of Conformity) theo Standards (Verification of Conformity to Standards and Other Applicable Regulations) Order, Legal Notice 78 of 2020. Chương trình áp dụng cho hàng nhập khẩu nói chung, trừ các sản phẩm nêu trong phụ lục của Order, chẳng hạn một số nguyên liệu công nghiệp, hàng sản xuất trong Cộng đồng Đông Phi, bưu kiện chuyển phát nhanh và dược phẩm do các cơ quan khác quản lý.

Các hợp đồng ba năm mới cho hàng hóa thông thường bắt đầu từ ngày 19/2/2026 (sổ tay PVoC phiên bản 15). Các đối tác ký hợp đồng phục vụ các khu vực nhất định: Trung Quốc, Hồng Kông, Đài Loan và Mông Cổ; Ấn Độ, Pakistan và Sri Lanka; Nhật Bản và Hàn Quốc; Đông Nam Á; Mỹ Latinh; Nga, Ukraine và Trung Á; Thổ Nhĩ Kỳ, Iran, Iraq, Syria và Jordan; và vùng Vịnh, bao gồm UAE. Hàng từ các nước ngoài các khu vực này, kể cả châu Âu, Bắc Mỹ, châu Phi và châu Đại Dương, sẽ bị kiểm tra tại nước đến ở Kenya.

• Các đối tác nêu trong sổ tay gồm Bureau Veritas, Cotecna, Intertek, SGS, TÜV Rheinland và CCIC. Không phải đối tác nào cũng phục vụ mọi khu vực, vì vậy hãy kiểm tra ai phụ trách nước xuất hàng của bạn.
• Phí (sổ tay phiên bản 15): Route A 0,60%, Route B 0,55%, Route C 0,50% trị giá FOB, tối thiểu USD 300, tối đa USD 3.500, phí thử nghiệm tính riêng.
• Hàng từ các nước không có đối tác PVoC: kiểm tra tại nước đến với mức 0,6% trị giá hải quan được duyệt, tối thiểu USD 300, tối đa USD 3.500.
• Hàng cần CoC nhưng đến nơi mà không có: kiểm tra tại nước đến với mức phí 5% trị giá hải quan được duyệt, và nhà nhập khẩu có thể phải nộp cho KEBS một khoản bảo đảm (security bond) thêm 5% (đoạn 9 của Order).
• Hàng không phù hợp không được phép vào Kenya, và phải tái xuất hoặc tiêu hủy với chi phí do nhà nhập khẩu chịu.
• Xe đã qua sử dụng và phụ tùng thuộc một hợp đồng riêng với Quality Inspection Services Inc. Japan (QISJ).

Nigeria: SONCAP, Form M và NAFDAC

Tổ chức Tiêu chuẩn Nigeria (SON) vận hành SONCAP, chương trình chứng nhận trước khi giao hàng ở nước ngoài dành cho sản phẩm thuộc diện quản lý. Chương trình không bao gồm thực phẩm, thuốc, thiết bị y tế, hóa chất nguyên liệu, hàng quân sự, hàng lậu hoặc hàng đã qua sử dụng không phải phương tiện. SON cũng có thể cấp giấy phép nhập khẩu SONCAP (import permit) miễn chứng nhận cho một số hàng nhập khẩu thuộc diện quản lý; khi đó sự phù hợp được kiểm tra tại Nigeria.

Cần hai chứng nhận. Product Certificate (PC) được cấp đứng tên nhà xuất khẩu sau khi một đơn vị được công nhận (IAF) đánh giá sản phẩm, và nhà nhập khẩu cần nó để mở Form M. PC1 (chưa đăng ký, Route A) dành cho một lô hàng và theo FAQ của SON có hiệu lực sáu tháng; PC2 (đã đăng ký, Route B) và PC3 (được cấp phép, Route C) có hiệu lực một năm. SONCAP Certificate (SC) do SON cấp cho nhà nhập khẩu, cho một lô hàng, sau khi IAF gửi giấy chứng nhận hợp chuẩn. Hải quan dùng SC cho Báo cáo đánh giá trước khi hàng đến (PAAR, Pre-Arrival Assessment Report).

• Các IAF được liệt kê trên website của SON gồm Africa Standards and Certifications, China Certification & Inspection Group (CCIC) và Cotecna. Hai trang của SON liệt kê các đơn vị hơi khác nhau, nên hãy xác nhận danh sách hiện hành.
• Thứ tự các bước: nhà nhập khẩu lấy PC và mở Form M qua ngân hàng; nhà xuất khẩu gửi Form M, hóa đơn thương mại cuối cùng, vận đơn hoặc vận đơn hàng không và phiếu đóng gói cho IAF; SON cấp SC; nhà nhập khẩu dùng SC để lấy PAAR và thông quan hàng.
• Sản phẩm thuộc diện quản lý đến nơi mà không có SC có thể bị giữ, thử nghiệm và tiêu hủy với chi phí do nhà nhập khẩu chịu (SON).
• NAFDAC: Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Quốc gia Nigeria (National Agency for Food and Drug Administration and Control) quản lý thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, thiết bị y tế, nước đóng gói, hóa chất và chất tẩy rửa, đăng ký các sản phẩm này và kiểm tra hàng nhập khẩu. Thực phẩm và thuốc, vốn nằm ngoài SONCAP, đi qua NAFDAC; với mỹ phẩm và hóa chất, hãy hỏi nhà nhập khẩu cơ quan nào quản lý sản phẩm của bạn.

Tanzania, Uganda và các điểm đến khác

Các chương trình trông giống nhau, nhưng mỗi cơ quan quản lý tự quy định danh mục sản phẩm, tổ chức giám định và mức phạt. Một số nước áp dụng loại kiểm tra khác mà nhà xuất khẩu thường nhầm với CoC.

• Tanzania (TBS): PVoC áp dụng cho các mã HS trong danh mục của TBS, được sửa đổi lần gần nhất vào ngày 29/3/2025. Mỗi lô hàng thuộc danh mục đều cần CoC trước khi đến. Hàng không có CoC bị kiểm tra tại nước đến, và quy trình kiểm tra tại nước đến quy định mức phạt 15% trị giá CIF cộng phí kiểm tra. Hàng không phù hợp bị tái xuất hoặc tiêu hủy với chi phí do nhà nhập khẩu chịu. TBS đã công bố biểu mức phạt mới trong năm 2025, nên hãy kiểm tra con số hiện hành.
• Uganda (UNBS): hàng đến nơi mà không có CoC phải nộp phụ phí 15% trị giá CIF và bị kiểm tra toàn diện tại nước đến. Nếu có CoC, kiểm tra viên chỉ kiểm tra hàng có khớp với CoC hay không. FAQ của UNBS nêu Bureau Veritas, Intertek và SGS cho hàng hóa thông thường; hãy xác nhận danh sách hiện hành.
• Bờ Biển Ngà (Côte d'Ivoire): theo chương trình Xác minh sự phù hợp (VOC), hàng thuộc diện quản lý chỉ được thông quan khi có CoC. Decree 2025-418 ngày 18/6/2025 đã gia hạn năm năm các hợp đồng nhượng quyền của BIVAC BV (Bureau Veritas), Cotecna, Intertek và SGS. Chương trình từng áp dụng trị giá FOB tối thiểu (XOF 1.000.000 ở giai đoạn thí điểm); hãy kiểm tra ngưỡng và danh mục sản phẩm hiện hành.
• Iraq (COSQC): sản phẩm thuộc diện quản lý, ví dụ thực phẩm, đồ chơi, thiết bị điện, phụ tùng xe, lốp xe, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng và hàng dệt, cần CoC cho từng lô hàng từ một công ty giám định được Tổng cục Tiêu chuẩn hóa và Kiểm soát chất lượng Iraq (Central Organization for Standardization and Quality Control) cấp phép. Một số tổ chức giám định gọi chương trình này là ICIGI. COSQC xem xét các chứng nhận và lấy mẫu hàng tại biên giới. Danh sách các công ty được cấp phép đã thay đổi nhiều lần, vì vậy hãy kiểm tra với COSQC hoặc nhà nhập khẩu.
• Algeria: không có đại lý PVoC được chỉ định. Kiểm tra viên của Bộ Thương mại kiểm tra hàng nhập khẩu tại biên giới (Executive Decree 05-467 ngày 10/12/2005) bằng chứng từ, kiểm tra bằng mắt và, nếu cần, thử nghiệm tại phòng thí nghiệm, rồi cho phép hoặc từ chối hàng. Các công ty giám định cung cấp CoC cấp tại nước xuất khẩu làm bằng chứng về sự phù hợp; hãy hỏi nhà nhập khẩu xem họ có muốn có CoC hay không.
• Ai Cập: không phải chương trình CoC. Thông tin hàng hóa trước (ACI) cần số ACID, do nhà nhập khẩu lấy trên Nafeza, ghi trên hóa đơn và chứng từ vận chuyển, và nhà xuất khẩu phải đăng ký trên CargoX. ACI bắt buộc đối với vận tải biển từ ngày 1/10/2021, và Hải quan Ai Cập đã thông báo bắt buộc đối với vận tải hàng không từ ngày 1/1/2026.
• Ả Rập Xê Út: nền tảng SABER của SASO, với chứng nhận sản phẩm hoặc tự khai báo cộng với chứng nhận lô hàng (SCoC) cho từng lô hàng. Xem ghi chú về SABER của Triplicate.

Làm cho hóa đơn, phiếu đóng gói và mã HS khớp với CoC

Tổ chức giám định đối chiếu hàng hóa với chứng từ của bạn, còn hải quan đối chiếu CoC với tờ khai nhập khẩu. Tại Kenya, CoC được cấp trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi có chứng từ cuối cùng, và nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu phải xác nhận bản nháp CoC trong vòng 48 giờ. Tại Nigeria, IAF cần Form M, hóa đơn cuối cùng, chứng từ vận tải và phiếu đóng gói trước khi cấp SONCAP Certificate. Bất kỳ sự khác biệt nào giữa các chứng từ này cũng có thể khiến lô hàng bị giữ.

• Dùng cùng tên và địa chỉ của nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu và người nhận hàng trên RFC, hóa đơn, phiếu đóng gói và IDF hoặc Form M của nhà nhập khẩu.
• Mô tả từng mặt hàng giống nhau trên mọi chứng từ, với mã model hoặc mã hàng, số lượng và đơn vị khớp với thùng hàng và shipping mark.
• Ghi mã HS cho từng dòng, đối chiếu với danh mục quản lý và danh mục miễn trừ của nước đến, đồng thời kiểm tra mã và mô tả trên bản nháp CoC.
• Giữ nhất quán trị giá FOB, đơn vị tiền tệ và điều kiện Incoterms. Phí của Kenya là tỷ lệ phần trăm của trị giá FOB, còn phụ phí của Tanzania và Uganda là tỷ lệ phần trăm của trị giá CIF.
• Chỉ giao hàng đã được kiểm tra. Thêm hoặc đổi hàng sau khi kiểm tra cần kiểm tra lại.
• Công cụ tạo miễn phí của Triplicate lập hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói từ cùng các dòng hàng, còn công cụ tra mã HS giúp kiểm tra mã.