फ्री डेबिट नोट और क्रेडिट नोट टेम्पलेट (एक्सपोर्ट)
क्रेडिट नोट उस इनवॉइस पर खरीदार की देनदारी घटाता है जो आप पहले ही जारी कर चुके हैं, जैसे कीमत घटाने, कम शिपमेंट या क्रेडिट से निपटाए गए दावे के बाद। डेबिट नोट इसे बढ़ाता है, जैसे सहमत अतिरिक्त शुल्कों के लिए। यह टेम्पलेट दोनों का काम करता है: प्रकार चुनें, मूल इनवॉइस का हवाला दें और अंतर दिखाएँ।
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टेम्पलेट में क्या-क्या शामिल है
- नोट का प्रकार (डेबिट या क्रेडिट), नोट नंबर और तारीख
- जारीकर्ता और प्राप्तकर्ता के नाम और पते, जहाँ ज़रूरी हो वहाँ टैक्स आईडी सहित
- मूल इनवॉइस का नंबर और तारीख, ऑर्डर या कॉन्ट्रैक्ट नंबर और B/L या AWB नंबर
- करेंसी, मूल इनवॉइस जैसी ही
- कारण, जैसे कीमत में अंतर, कम शिपमेंट, क्षतिग्रस्त माल, फ्रेट या बैंक शुल्क, कमीशन
- लाइनें, जिनमें मूल राशि, सुधारी हुई राशि और अंतर हो
- टैक्स, केवल जहाँ लागू हो, और कुल डेबिट या क्रेडिट की गई राशि
- निपटान कैसे और कब होगा, और अधिकृत हस्ताक्षर
सोर्स
- Council Directive 2006/112/EC on the common system of VAT, article 219 (legislation.gov.uk copy)
- HMRC, VAT Trader Records manual VATREC13040: credit notes
- CBIC, CGST Act 2017, section 34: credit and debit notes
- 19 CFR 152.103: transaction value (eCFR)
- HMRC, Valuing imported goods using method 1 (transaction value)
इस विषय पर गाइड
हमेशा मूल इनवॉइस का हवाला दें
डेबिट या क्रेडिट नोट किसी इनवॉइस को सही करता है, इसलिए उसमें उसी का हवाला होना चाहिए: मूल इनवॉइस का नंबर और तारीख दें और बताएँ कि राशि क्यों बदल रही है। यूरोपीय संघ (EU) के VAT निर्देश (2006/112/EC, अनुच्छेद 219) के तहत, कोई भी दस्तावेज़ जो प्रारंभिक इनवॉइस में संशोधन करता है और उसका विशिष्ट व स्पष्ट रूप से हवाला देता है, इनवॉइस माना जाता है। मूल इनवॉइस वाली ही करेंसी इस्तेमाल करें और अपने नोटों को अलग सीरीज़ में नंबर दें।
टैक्स नियम देश के अनुसार अलग होते हैं
जहाँ मूल इनवॉइस VAT या GST इनवॉइस है, वहाँ नोट को आमतौर पर स्थानीय टैक्स नियमों का पालन करना पड़ता है। उदाहरण के लिए, ब्रिटेन में HMRC कीमत घटने के 14 दिनों के भीतर क्रेडिट नोट की अपेक्षा करता है, भारत का GST कानून (CGST Act की धारा 34) क्रेडिट नोट घोषित करने की समय-सीमाएँ तय करता है, और वियतनाम इसके बजाय समायोजन इनवॉइस इस्तेमाल करता है। यह टेम्पलेट एक कमर्शियल दस्तावेज़ है; अपने अकाउंटेंट से पूछ लें कि क्या टैक्स दस्तावेज़ भी चाहिए।
कस्टम्स वैल्यू बदले तो खरीदार को बताएँ
शिपमेंट के बाद कीमत में बदलाव आयातक की कस्टम्स घोषणा के लिए मायने रख सकता है, और नियम अलग-अलग हैं। अमेरिका में आयात के बाद दी गई रिबेट या कीमत में अन्य कटौती को ट्रांज़ैक्शन वैल्यू में नहीं गिना जाता (19 CFR 152.103(a)(4)); ब्रिटेन में आयातक, एंट्री के समय लागू संविदात्मक व्यवस्था के तहत हुई कटौती के लिए, 3 साल के भीतर ड्यूटी रिफ़ंड का दावा कर सकता है। नोट खरीदार को तुरंत भेजें ताकि वह अपनी स्थिति जाँच सके।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
डेबिट नोट और क्रेडिट नोट में क्या अंतर है?
क्रेडिट नोट पहले से जारी इनवॉइस पर खरीदार की देनदारी घटाता है, जैसे कीमत घटाने या कम शिपमेंट के बाद। डेबिट नोट इसे बढ़ाता है, जैसे उन अतिरिक्त शुल्कों के लिए जिन्हें खरीदार ने वहन करना माना हो। दोनों में मूल इनवॉइस का हवाला होता है।
एक्सपोर्टर क्रेडिट नोट कब जारी करते हैं?
आम मामले हैं: इनवॉइस बनने के बाद तय हुई कीमत में कटौती, कम भेजा गया या लौटाया गया माल, क्वालिटी या नुकसान का दावा जिसे रिफ़ंड की जगह क्रेडिट से निपटाया गया हो, या इनवॉइस में गलती। नोट पर कारण लिखें।
क्या क्रेडिट नोट अगले इनवॉइस से घटाया जा सकता है?
हाँ, अगर दोनों पक्ष सहमत हों। नोट पर निपटान का तरीका लिखें, फिर अगले इनवॉइस में क्रेडिट नोट नंबर के साथ कटौती दिखाएँ, ताकि दोनों पक्षों के रिकॉर्ड मेल खाएँ।
क्या क्रेडिट नोट में मूल इनवॉइस नंबर चाहिए?
हाँ। मूल इनवॉइस का नंबर और तारीख दें ताकि सुधार साफ़ तौर पर उससे जुड़ा रहे; EU VAT निर्देश के तहत इनवॉइस में संशोधन करने वाले दस्तावेज़ को उसका विशिष्ट और स्पष्ट रूप से हवाला देना होता है।
क्या डेबिट या क्रेडिट नोट से कस्टम्स वैल्यू बदलती है?
बदल सकती है, यह आयात करने वाले देश पर निर्भर है। अमेरिका में आयात के बाद की कीमत कटौती को ट्रांज़ैक्शन वैल्यू में नहीं गिना जाता; ब्रिटेन में संभव है कि आयातक ड्यूटी रिफ़ंड का दावा कर सके। आयातक को अपनी घोषणा खुद जाँचनी चाहिए।
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