Mẫu debit note và credit note miễn phí (xuất khẩu)

Credit note làm giảm số tiền người mua còn nợ trên một hóa đơn bạn đã phát hành, ví dụ sau khi giảm giá, giao thiếu hàng hoặc giải quyết khiếu nại bằng khoản ghi có. Debit note làm tăng số tiền đó, ví dụ đối với các khoản phí phát sinh thêm đã thỏa thuận. Mẫu này dùng được cho cả hai: chọn loại chứng từ, tham chiếu hóa đơn gốc và thể hiện phần chênh lệch.

Tải .xlsx Tất cả mẫu miễn phí →

Debit note / credit note – Ví dụ được điền bằng công cụ tạo miễn phí (dữ liệu mẫu)

Mẫu bao gồm những gì

Loại chứng từ (debit note hoặc credit note), số và ngày của chứng từ
Tên và địa chỉ bên phát hành và bên nhận, kèm mã số thuế khi được yêu cầu
Số và ngày của hóa đơn gốc, số đơn hàng hoặc số hợp đồng, và số B/L hoặc AWB
Loại tiền tệ, giống với hóa đơn gốc
Lý do, ví dụ chênh lệch giá, giao thiếu hàng, hàng bị hư hỏng, cước vận chuyển hoặc phí ngân hàng, hoa hồng
Các dòng hàng với số tiền gốc, số tiền đã điều chỉnh và chênh lệch
Thuế, chỉ khi áp dụng, và tổng số tiền ghi nợ hoặc ghi có
Cách thức và thời điểm thanh toán, cùng chữ ký của người có thẩm quyền

Nguồn tham khảo

Hướng dẫn liên quan

Hóa đơn thương mại cho hải quan: checklist yêu cầu toàn cầuHóa đơn thương mại phải có gì khi làm thủ tục hải quan: các mục cốt lõi, quy định của Mỹ (19 CFR 141.86), EU, Anh, Canada và Brazil, cơ sở tính…Proforma invoice là gì? Khác biệt với hóa đơn thương mại, quy định hải quanHóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại dùng để làm gì, khi nào hải quan hoặc ngân hàng không chấp nhận hóa đơn chiếu lệ (19 CFR 141.91, UCP 600…Phương thức thanh toán xuất khẩu: T/T, L/C, D/P, D/A, ghi sổSo sánh T/T trả trước, đặt cọc 30% và 70% khi có copy B/L, L/C, D/P, D/A và ghi sổ (open account): ai chịu rủi ro, mỗi phương thức vận hành ra sao…Định giá hải quan: trị giá giao dịch và 6 phương pháp theo WTOHải quan xác định trị giá tính thuế theo Hiệp định Trị giá Hải quan của WTO như thế nào: trị giá giao dịch, các khoản được cộng thêm (khoản hỗ…

Luôn tham chiếu hóa đơn gốc

Debit note hoặc credit note điều chỉnh một hóa đơn nên phải chỉ rõ hóa đơn đó: ghi số và ngày của hóa đơn gốc và nêu lý do số tiền thay đổi. Theo Chỉ thị VAT của EU (2006/112/EC, Điều 219), mọi chứng từ sửa đổi và tham chiếu cụ thể, rõ ràng đến hóa đơn ban đầu đều được coi là hóa đơn. Dùng cùng loại tiền tệ với hóa đơn gốc và đánh số các chứng từ này theo một dãy số riêng.

Quy định về thuế khác nhau theo từng quốc gia

Khi hóa đơn gốc là hóa đơn VAT hoặc GST, chứng từ điều chỉnh thường phải tuân theo quy định thuế của địa phương. Ví dụ, HMRC của Anh kỳ vọng credit note được phát hành trong vòng 14 ngày kể từ khi giảm giá, luật GST của Ấn Độ (CGST Act, Điều 34) quy định thời hạn kê khai credit note, còn Việt Nam sử dụng hóa đơn điều chỉnh thay thế. Mẫu này là chứng từ thương mại; hãy hỏi kế toán của bạn xem có cần thêm chứng từ thuế hay không.

Hãy báo cho người mua nếu trị giá hải quan thay đổi

Việc thay đổi giá sau khi giao hàng có thể ảnh hưởng đến tờ khai hải quan của nhà nhập khẩu, và quy định mỗi nơi một khác. Tại Hoa Kỳ, khoản chiết khấu hoàn lại (rebate) hoặc các khoản giảm giá khác thực hiện sau khi nhập khẩu không được tính đến trong trị giá giao dịch (19 CFR 152.103(a)(4)); tại Anh, nhà nhập khẩu có thể yêu cầu hoàn thuế đối với khoản giảm giá theo các thỏa thuận hợp đồng có hiệu lực tại thời điểm nhập khẩu, trong vòng 3 năm. Hãy gửi chứng từ cho người mua sớm để họ có thể tự kiểm tra tình hình của mình.

Câu hỏi thường gặp

Debit note và credit note khác nhau như thế nào?

Credit note làm giảm số tiền người mua nợ trên hóa đơn đã phát hành, ví dụ sau khi giảm giá hoặc giao thiếu hàng. Debit note làm tăng số tiền đó, ví dụ đối với các khoản phí phát sinh thêm mà người mua đã đồng ý chịu. Cả hai đều tham chiếu hóa đơn gốc.

Khi nào nhà xuất khẩu phát hành credit note?

Các trường hợp điển hình là giảm giá được thỏa thuận sau khi lập hóa đơn, hàng giao thiếu hoặc bị trả lại, khiếu nại về chất lượng hoặc hư hỏng được giải quyết bằng khoản ghi có thay vì hoàn tiền, hoặc hóa đơn bị sai sót. Hãy nêu lý do trên chứng từ.

Có thể trừ credit note vào hóa đơn tiếp theo không?

Có, nếu hai bên đồng ý. Hãy nêu phương thức thanh toán trên chứng từ, sau đó thể hiện khoản trừ trên hóa đơn tiếp theo kèm số credit note, để sổ sách của hai bên khớp nhau.

Credit note có cần số hóa đơn gốc không?

Có. Hãy ghi số và ngày của hóa đơn gốc để việc điều chỉnh được liên kết rõ ràng với hóa đơn đó; theo Chỉ thị VAT của EU, chứng từ sửa đổi hóa đơn phải tham chiếu cụ thể và rõ ràng đến hóa đơn.

Debit note hoặc credit note có làm thay đổi trị giá hải quan không?

Có thể, tùy theo nước nhập khẩu. Tại Hoa Kỳ, việc giảm giá sau khi nhập khẩu không được tính đến trong trị giá giao dịch; tại Anh, nhà nhập khẩu có thể yêu cầu hoàn lại thuế. Nhà nhập khẩu nên tự kiểm tra tờ khai của mình.

Công cụ miễn phí khác

Chia sẻ với đồng nghiệpWhatsApp LinkedIn X

Triplicate miễn phí và ngày càng tốt hơn. Bạn thấy hữu ích chứ? Ủng hộ Triplicate ♥