Mẫu giấy báo chuyển tiền (remittance advice) miễn phí – thông báo thanh toán gửi nhà cung cấp

Vì sao nên gửi giấy báo chuyển tiền

Khoản chuyển khoản thường đến tay nhà cung cấp chỉ kèm một nội dung tham chiếu ngắn, và số tiền có thể không khớp với bất kỳ hóa đơn nào. Nếu không có giấy báo, bộ phận kế toán của nhà cung cấp phải đoán, có thể hạch toán tiền vào nhầm hóa đơn và gửi nhắc nợ cho những hóa đơn quý công ty đã thanh toán. Nên gửi giấy báo ngay trong ngày thanh toán, và ghi cả số hóa đơn vào phần nội dung chuyển tiền.

Khoản khấu trừ và phí ngân hàng

Hãy liệt kê từng khoản khấu trừ cùng lý do và chứng từ, chẳng hạn số credit note hoặc một khiếu nại về chất lượng đã được thỏa thuận, để nhà cung cấp đối chiếu với sổ sách của mình. Nêu rõ phương thức chịu phí đã chọn: với OUR, người chuyển tiền trả toàn bộ phí ngân hàng; với SHA, mỗi bên trả phí của ngân hàng mình, và số tiền nhận được có thể bị giảm bởi các khoản phí phát sinh trên đường chuyển; với BEN, người thụ hưởng chịu toàn bộ phí, được trừ vào số tiền chuyển. Số tiền đến nơi thiếu một chút thường là do phí ngân hàng chứ không phải do lỗi.

Chứng từ thanh toán và an toàn

Hãy đính kèm xác nhận thanh toán của ngân hàng và ghi UETR, mã tham chiếu duy nhất giúp ngân hàng của nhà cung cấp truy vết một khoản thanh toán SWIFT. Giấy báo chuyển tiền hay bản sao chứng từ thanh toán chỉ cho biết quý công ty đã thanh toán gì; nhà cung cấp vẫn cần kiểm tra tiền đã được ghi có vào tài khoản của mình. Chỉ thanh toán vào thông tin ngân hàng đã được xác nhận với nhà cung cấp qua số điện thoại đã biết, tuyệt đối không thanh toán vào thông tin mới chỉ nhận được qua email.