Template remittance advice gratis (pemberitahuan pembayaran untuk pemasok)

Mengapa perlu mengirim pemberitahuan pembayaran

Transfer sering tiba di pemasok hanya dengan referensi singkat, dan jumlahnya mungkin tidak sama dengan satu invoice pun. Tanpa pemberitahuan, bagian akuntansi pemasok harus menebak, bisa mengalokasikan dana ke invoice yang salah, dan bisa mengirim pengingat untuk invoice yang sudah Anda bayar. Kirimkan pemberitahuan pada hari Anda membayar, dan cantumkan juga nomor invoice dalam detail pembayaran.

Potongan dan biaya bank

Daftarkan setiap potongan beserta alasan dan dokumennya, seperti nomor nota kredit atau klaim kualitas yang telah disepakati, agar pemasok dapat mencocokkannya dengan catatannya sendiri. Nyatakan opsi biaya yang Anda pilih: dengan OUR, pembayar menanggung seluruh biaya bank; dengan SHA, masing-masing pihak menanggung biaya bank-nya sendiri, dan jumlah yang diterima dapat berkurang oleh biaya di sepanjang jalur transfer; dengan BEN, penerima menanggung seluruh biaya, yang dipotong dari jumlah yang ditransfer. Kekurangan kecil saat dana tiba sering kali merupakan biaya bank, bukan kesalahan.

Bukti pembayaran dan keamanan

Lampirkan konfirmasi pembayaran dari bank Anda dan sertakan UETR, referensi unik yang memungkinkan bank pemasok melacak pembayaran SWIFT. Pemberitahuan pembayaran atau salinan bukti pembayaran hanya menyatakan apa yang Anda bayar; pemasok tetap harus memeriksa apakah dana sudah masuk ke rekeningnya. Bayarlah hanya ke detail bank yang telah Anda konfirmasi kepada pemasok melalui nomor telepon yang dikenal, jangan pernah ke detail baru yang hanya diterima lewat email.