Modèle gratuit d'avis de paiement (avis de virement pour fournisseurs)

Pourquoi envoyer un avis de paiement

Un virement arrive souvent chez le fournisseur avec une simple référence courte, et le montant peut ne correspondre à aucune facture prise isolément. Sans avis, le service comptabilité du fournisseur doit deviner, peut affecter l'argent à la mauvaise facture et peut envoyer des relances pour des factures que vous avez déjà payées. Envoyez l'avis le jour du paiement et indiquez aussi les numéros de facture dans le libellé du virement.

Déductions et frais bancaires

Indiquez chaque déduction avec son motif et son justificatif, par exemple le numéro d'un avoir ou une réclamation qualité convenue, afin que le fournisseur puisse la rapprocher de ses propres écritures. Précisez l'option de frais choisie : avec OUR, le payeur règle tous les frais bancaires ; avec SHA, chaque partie règle les frais de sa propre banque, et le montant reçu peut être réduit par des frais prélevés en cours de route ; avec BEN, le bénéficiaire supporte tous les frais, qui sont déduits du montant viré. Un petit écart à l'arrivée est souvent dû à des frais bancaires, et non à une erreur.

Preuve de paiement et sécurité

Joignez la confirmation de paiement de votre banque et indiquez l'UETR, la référence unique qui permet à la banque du fournisseur de tracer un paiement SWIFT. Un avis de paiement ou une copie du paiement indique seulement ce que vous avez payé ; le fournisseur doit tout de même vérifier le crédit sur son compte. Ne payez que sur des coordonnées bancaires que vous avez confirmées avec le fournisseur par un numéro de téléphone connu, jamais sur de nouvelles coordonnées reçues uniquement par e-mail.