Plantilla gratuita de aviso de pago (remittance advice para proveedores)

Por qué enviar un aviso de pago

Una transferencia suele llegar al proveedor con una referencia breve, y el importe puede no coincidir con ninguna factura concreta. Sin un aviso, el departamento de contabilidad del proveedor tiene que adivinar, puede aplicar el dinero a la factura equivocada y puede enviar recordatorios de facturas que usted ya ha pagado. Envíe el aviso el mismo día del pago y ponga también los números de factura en los detalles del pago.

Deducciones y gastos bancarios

Detalle cada deducción con su motivo y su documento, por ejemplo el número de una nota de crédito o una reclamación de calidad acordada, para que el proveedor pueda cotejarla con sus propios registros. Indique la opción de gastos que haya elegido: con OUR el pagador asume todos los gastos bancarios; con SHA cada parte paga los gastos de su propio banco, y el importe recibido puede reducirse por las comisiones del trayecto; con BEN el beneficiario asume todos los gastos, que se descuentan del importe transferido. Una pequeña diferencia a la llegada suele ser una comisión bancaria, no un error.

Justificante de pago y seguridad

Adjunte la confirmación de pago de su banco e indique el UETR, la referencia única que permite al banco del proveedor rastrear un pago SWIFT. Un aviso de pago o una copia del pago solo indica lo que usted ha pagado; el proveedor debe comprobar igualmente el abono en su cuenta. Pague únicamente a datos bancarios que haya confirmado con el proveedor por un número de teléfono conocido, nunca a datos nuevos recibidos solo por correo electrónico.