Бесплатный шаблон платёжного уведомления (remittance advice для поставщиков)
Когда одним банковским переводом оплачивается несколько инвойсов или сумма оказывается меньше инвойса из-за кредит-ноты или претензии, поставщику нужно знать, за что пришли деньги. Это и сообщает платёжное уведомление: какие инвойсы оплачены, на какую сумму, что удержано и почему, а также как можно отследить платёж. Этот лист перечисляет каждый инвойс с уже оплаченными суммами, удержаниями и суммой, оплачиваемой сейчас, рассчитывает остаток и проверяет, что сумма строк равна отправленной сумме.
Скачать .xlsxВсе бесплатные шаблоны →
Что включает шаблон
- Плательщик и получатель, номер уведомления, дата платежа, валюта и отправленная сумма
- Вариант оплаты банковских комиссий (OUR, SHA или BEN), банк плательщика, банк получателя и последние цифры счёта
- UETR или платёжный референс банка
- Каждый оплаченный инвойс: номер, дата, номер PO и сумма инвойса
- Суммы, уже оплаченные или зачтённые, удержания и их причина (кредит-нота, претензия, скидка)
- Сумма, оплачиваемая сейчас, и остаток по каждому инвойсу, рассчитанные по формуле
- Итоги и проверка того, что сумма строк равна отправленной сумме
- Примечания, имя и контакт подготовившего документ
Руководства по теме
Зачем отправлять платёжное уведомление
Перевод нередко приходит к поставщику с короткой ссылкой, а сумма может не совпадать ни с одним инвойсом. Без уведомления бухгалтерии поставщика приходится гадать: она может отнести деньги не на тот инвойс и может присылать напоминания по инвойсам, которые вы уже оплатили. Отправьте уведомление в день платежа и укажите номера инвойсов также в назначении платежа.
Удержания и банковские комиссии
Укажите каждое удержание с причиной и документом, например номером кредит-ноты или согласованной претензией по качеству, чтобы поставщик мог сопоставить его со своими записями. Укажите выбранный вариант оплаты комиссий: при OUR плательщик оплачивает все банковские комиссии; при SHA каждая сторона оплачивает комиссии своего банка, а полученная сумма может уменьшиться на комиссии, удержанные по пути; при BEN все комиссии несёт получатель, и они удерживаются из переведённой суммы. Небольшая нехватка суммы при поступлении часто связана с банковской комиссией, а не с ошибкой.
Подтверждение платежа и безопасность
Приложите подтверждение платежа от вашего банка и укажите UETR, уникальный референс, позволяющий банку поставщика отследить платёж SWIFT. Платёжное уведомление или копия платежа лишь сообщает, что вы оплатили; поставщику всё равно нужно проверить зачисление на свой счёт. Платите только на банковские реквизиты, которые вы подтвердили у поставщика по известному номеру телефона, и никогда на новые реквизиты, полученные только по электронной почте.
Частые вопросы
Что такое платёжное уведомление?
Сообщение плательщика получателю со списком инвойсов, которые покрывает платёж, оплаченными суммами и удержаниями, чтобы получатель мог сопоставить платёж со своими инвойсами.
Является ли платёжное уведомление подтверждением оплаты?
Нет. Оно сообщает, что оплатил плательщик. Получателю следует проверить, что деньги зачислены на его счёт; подтверждение банка и UETR помогают отследить платёж.
Что означают OUR, SHA и BEN?
Это варианты оплаты банковских комиссий при международном переводе: при OUR все комиссии оплачивает плательщик, при SHA каждая сторона оплачивает комиссии своего банка, а при BEN все комиссии несёт получатель, и они удерживаются из переведённой суммы.
Как указать кредит-ноту или претензию?
Внесите её как удержание по инвойсу, к которому она относится, с номером кредит-ноты или причиной, чтобы остаток показывал, что ещё остаётся неоплаченным.
Проверяет ли шаблон итоги?
Да. Он рассчитывает остаток по каждому инвойсу, суммирует строки и сравнивает общую сумму, оплачиваемую сейчас, с отправленной суммой.
Другие бесплатные инструменты
Triplicate бесплатен и постоянно улучшается. Он вам пригодился? Поддержать Triplicate ♥
Хотите без рекламы? Pro убирает всю рекламу · $1 в месяц