Mẫu biên bản đóng hàng vào container miễn phí (stuffing report và phiếu kiểm đếm)

Người mua thường yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp biên bản đóng hàng kèm ảnh để chứng minh hàng đúng chủng loại đã được đóng vào container nguyên vẹn, sạch sẽ và được cố định đúng cách. Bảng này ghi lại container và chì niêm phong, các kiểm tra trước khi đóng hàng, việc kiểm đếm số kiện so với packing list, cách cố định hàng, trọng lượng và các ảnh đã chụp, cùng tên người giám sát đóng hàng và tài xế hoặc đơn vị vận chuyển.

Tải .xlsx Tất cả mẫu miễn phí →

Biên bản đóng hàng vào container – Ví dụ được điền bằng công cụ tạo miễn phí (dữ liệu mẫu)

Mẫu bao gồm những gì

Số booking, số B/L, số PO và số hóa đơn, địa điểm đóng hàng, ngày cùng giờ bắt đầu và giờ kết thúc
Số container, kích thước và mã loại, số chì niêm phong, trọng lượng vỏ (tare) và tổng khối lượng tối đa ghi trên biển CSC
Kiểm tra trước khi đóng hàng: loại container phù hợp, biển CSC còn hiệu lực, không hư hỏng, sạch và không còn tàn dư, không có sinh vật gây hại nhìn thấy được
Kiểm đếm số kiện theo từng mặt hàng so với packing list, chênh lệch tính bằng công thức
Cách cố định hàng (khóa chốt, chèn chặn hoặc chằng buộc), vật liệu chèn lót và dấu ISPM 15 trên gỗ
Trọng lượng hàng, tổng khối lượng và việc đã gửi VGM cho hãng tàu hay chưa
Danh mục ảnh từ container rỗng đến cửa đã đóng và chì niêm phong
Ghi chú, cùng họ tên và chữ ký của người giám sát đóng hàng và tài xế hoặc đơn vị vận chuyển

Nguồn tham khảo

Hướng dẫn liên quan

Đóng hàng vào container theo CTU Code: checklist cho người đóng hàng và gửi hàngCách đóng hàng và chằng buộc hàng hóa trong container theo CTU Code của IMO/ILO/UNECE: ai làm gì, phân bố trọng lượng, giới hạn tải trọng hàng hóa…VGM là gì? Quy định SOLAS, phương pháp 1 và 2, cách tínhVGM là gì, ai phải khai báo theo Quy định 2 Chương VI của SOLAS, cách hoạt động của phương pháp 1 (Method 1) và phương pháp 2 (Method 2), ví dụ…ISPM 15: dấu IPPC, HT và MB, gỗ dán có miễn trừ không?Gỗ dán, OSB và ván dăm được miễn trừ khỏi ISPM 15, nhưng pallet và thùng bằng gỗ nguyên khối cần xử lý HT hoặc MB và đóng dấu IPPC. Ý nghĩa từng…Mã ISO container 22G1, 42G1, 45G1, 45R1 nghĩa là gì?Ý nghĩa của mã kích thước và loại ISO 6346 gồm 4 ký tự in trên container: 22G1, 42G1, 45G1, 22R1, 45R1, 22U1, 22T1, L5G1, cùng cách cấu tạo số…

Kiểm tra trước khi đóng hàng

Bộ quy tắc thực hành của IMO/ILO/UNECE về đóng hàng vào các đơn vị vận tải hàng hóa (CTU Code) là bộ quy tắc thực hành không bắt buộc dành cho tất cả những người đóng hàng, cố định hàng, tiếp nhận và dỡ hàng khỏi các đơn vị vận tải hàng hóa. Trước khi đóng hàng, hãy kiểm tra container có phù hợp với hàng hay không, biển phê duyệt an toàn CSC (CSC Safety Approval Plate) còn hiệu lực hay không, container có nguyên vẹn, sạch sẽ và không còn tàn dư của hàng trước hay không, và container cũng như hàng hóa có không còn sinh vật gây hại nhìn thấy được ở bên trong và bên ngoài hay không. Hãy chuẩn bị sẵn kế hoạch đóng hàng không vượt quá tải trọng cho phép và đặt trọng tâm ở đúng vị trí.

Kiểm đếm, cố định hàng và trọng lượng

Đếm số kiện khi hàng được đưa vào và đối chiếu với packing list để phát hiện chênh lệch trước khi đóng cửa container. Phân bổ hàng nặng đều trên sàn, ngăn hàng trượt và đổ theo mọi hướng bằng cách khóa chốt, chèn chặn hoặc chằng buộc, và chỉ dùng gỗ đã được xử lý và có dấu ISPM 15 làm vật liệu chèn lót và thanh chống. Không bao giờ vượt quá tải trọng cho phép hoặc tổng khối lượng tối đa ghi trên biển CSC hay giới hạn đường bộ quốc gia, và bảo đảm khối lượng toàn bộ đã xác minh (VGM) đến hãng tàu trước hạn chót (cut-off).

Ảnh, chì niêm phong và hồ sơ

Ảnh cung cấp cho người mua và công ty bảo hiểm bằng chứng về tình trạng của container và hàng hóa lúc đóng hàng: container rỗng bên trong và bên ngoài, biển CSC, hàng ở các giai đoạn đóng hàng, việc cố định hàng, cửa đã đóng và chì niêm phong cùng số của nó. Hãy ghi cùng một số chì niêm phong trên biên bản, packing list và chỉ dẫn gửi hàng (shipping instructions) để khớp với vận đơn (B/L). Lưu biên bản cùng bộ chứng từ vận chuyển; biên bản sẽ hữu ích nếu phát hiện mất mát hoặc hư hỏng tại nơi đến.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản đóng hàng vào container là gì?

Là bản ghi lập khi đóng hàng, gồm số container và số chì niêm phong, tình trạng container rỗng, số kiện đã đóng so với packing list, cách cố định hàng và các ảnh đã chụp. Người mua thường yêu cầu biên bản này cùng bộ chứng từ vận chuyển.

Ai nên ký biên bản đóng hàng?

Người giám sát việc đóng hàng tại kho hoặc nhà máy, và thường là tài xế hoặc đơn vị vận chuyển nhận container, xác nhận số container và số chì niêm phong.

Cần chụp những ảnh nào khi đóng hàng vào container?

Container rỗng bên trong và bên ngoài, biển CSC và các ký hiệu trên cửa, hàng ở các giai đoạn đóng hàng, việc cố định hàng và vật liệu chèn lót, cửa đã đóng và chì niêm phong thấy rõ số.

CTU Code có bắt buộc không?

Không. CTU Code là bộ quy tắc thực hành toàn cầu không bắt buộc của IMO, ILO và UNECE, nhưng hãng tàu, người mua hoặc quy định quốc gia có thể yêu cầu áp dụng một phần, còn yêu cầu về VGM theo SOLAS là bắt buộc.

Biên bản đóng hàng có thay thế packing list hoặc khai báo VGM không?

Không. Biên bản chỉ là bản ghi việc đóng hàng. Packing list, khai báo VGM và, khi cần, khai báo hàng nguy hiểm là các chứng từ riêng.

Công cụ miễn phí khác

Chia sẻ với đồng nghiệpWhatsApp LinkedIn X

Triplicate miễn phí và ngày càng tốt hơn. Bạn thấy hữu ích chứ? Ủng hộ Triplicate ♥