Mẫu đăng ký nhà cung cấp miễn phí (phiếu thông tin nhà cung cấp)
Trước đơn hàng đầu tiên, hầu hết nhà nhập khẩu đều yêu cầu nhà cung cấp mới điền mẫu đăng ký hoặc phiếu thông tin nhà cung cấp. Mẫu ghi lại nhà cung cấp là ai, tự sản xuất hay chỉ kinh doanh thương mại hàng hóa, hàng được sản xuất ở đâu, họ có những chứng nhận nào, liên hệ với ai và thanh toán vào đâu. Bảng tính này thu thập các thông tin đó trên một trang, kèm danh sách các giấy tờ cần đính kèm và những việc kiểm tra mà bên mua vẫn phải tự thực hiện.
Tải .xlsxTất cả mẫu miễn phí →
Mẫu bao gồm những gì
- Tên pháp lý, tên giao dịch, địa chỉ đăng ký, mã số đăng ký và mã số thuế, năm thành lập, website
- Loại hình kinh doanh (nhà sản xuất, công ty thương mại, đại lý) và địa chỉ nhà máy nếu khác
- Sản phẩm chính, năng lực sản xuất, số nhân viên và các thị trường xuất khẩu chính
- Chứng nhận đang có, kèm số, đơn vị cấp và ngày hết hạn
- Đầu mối liên hệ bán hàng, chất lượng, giao hàng và kế toán
- Thông tin ngân hàng (tên người thụ hưởng, ngân hàng, SWIFT/BIC, IBAN hoặc số tài khoản), cần xác nhận qua điện thoại
- Giấy tờ đính kèm (giấy phép kinh doanh, chứng nhận, thư xác nhận của ngân hàng)
- Phần kê khai có họ tên, chức vụ, chữ ký và ngày, cùng các việc kiểm tra của bên mua
Hướng dẫn liên quan
Vì sao nên đăng ký nhà cung cấp
Mẫu đăng ký cho bạn biết tư cách pháp lý của nhà cung cấp, nơi hàng thực sự được sản xuất và những người phụ trách chất lượng, giao hàng và thanh toán trước khi tiền được chuyển đi. Mẫu cho thấy sớm bạn đang làm việc với nhà máy hay công ty thương mại, và giúp bộ phận kế toán có một bộ thông tin ngân hàng đã được duyệt để thanh toán.
Kiểm tra những gì biểu mẫu khai
Biểu mẫu chỉ là lời khai của chính nhà cung cấp. Hãy đối chiếu giấy phép kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp trên cơ sở dữ liệu đăng ký chính thức của nước nhà cung cấp nếu có, yêu cầu bản sao chứng nhận và xác minh với đơn vị cấp, xác nhận địa chỉ nhà máy thông qua chuyến thăm, đợt đánh giá hoặc công ty kiểm hàng, và kiểm tra tài khoản ngân hàng đứng tên pháp nhân của nhà cung cấp. Hãy rà soát công ty và chủ sở hữu theo các danh sách trừng phạt áp dụng với bạn, và hỏi về nguồn gốc nguyên liệu khi có lệnh cấm nhập khẩu liên quan đến lao động cưỡng bức.
Thông tin ngân hàng và dữ liệu cá nhân
Hãy xác nhận thông tin ngân hàng bằng cách gọi đến số điện thoại bạn đã có, không dùng số nằm trong cùng email, và chỉ chấp nhận thay đổi sau này khi đã kiểm tra tương tự, vì email giả mạo về việc đổi thông tin ngân hàng là hình thức lừa đảo phổ biến. Chỉ thu thập dữ liệu cá nhân cần cho quan hệ kinh doanh, chẳng hạn thông tin liên hệ công việc, bảo mật dữ liệu đó và tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu áp dụng với bạn. Hãy cập nhật biểu mẫu khi thông tin của nhà cung cấp thay đổi và thỉnh thoảng xem xét lại.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu đăng ký nhà cung cấp là gì?
Là biểu mẫu nhà cung cấp mới điền cho bên mua, gồm thông tin pháp lý và thuế, sản phẩm, nhà máy, chứng nhận, đầu mối liên hệ và thông tin ngân hàng, thường trước đơn hàng hoặc lần thanh toán đầu tiên.
Chỉ có mẫu đăng ký nhà cung cấp thì đã đủ để thẩm định chưa?
Chưa. Đó chỉ là lời khai của chính nhà cung cấp. Bên mua vẫn cần kiểm tra đăng ký kinh doanh, chứng nhận, nhà máy và tài khoản ngân hàng, đồng thời rà soát công ty theo các danh sách trừng phạt áp dụng.
Làm sao phân biệt nhà máy với công ty thương mại?
So sánh phạm vi kinh doanh và địa chỉ đã đăng ký với địa chỉ nhà máy, yêu cầu ảnh hoặc cuộc gọi video từ xưởng sản xuất, rồi xác nhận bằng chuyến thăm, đợt đánh giá hoặc kiểm hàng.
Có nên yêu cầu thông tin ngân hàng trong mẫu không?
Có, để bộ phận kế toán có một bộ thông tin đã được duyệt, nhưng hãy xác nhận qua điện thoại bằng số bạn đã có và nghi ngờ mọi thay đổi gửi sau đó qua email.
Nhà cung cấp nên đính kèm những giấy tờ nào?
Thường là giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký, bản sao chứng nhận chất lượng hoặc sản phẩm, và thư của ngân hàng hoặc giấy tờ xác nhận tên chủ tài khoản.
Công cụ miễn phí khác
Triplicate miễn phí và ngày càng tốt hơn. Bạn thấy hữu ích chứ? Ủng hộ Triplicate ♥
Muốn dùng không có quảng cáo? Pro tắt mọi quảng cáo · $1/tháng