Modèle gratuit de fiche d'enregistrement fournisseur (fiche d'informations fournisseur)

Avant la première commande, la plupart des importateurs demandent à un nouveau fournisseur de remplir une fiche d'enregistrement ou une fiche d'informations fournisseur. Elle indique qui est le fournisseur, s'il fabrique les produits ou en fait le négoce, où ils sont fabriqués, quels certificats il détient, qui contacter et où payer. Cette feuille réunit ces informations sur une seule page, avec la liste des documents à joindre et des vérifications que l'acheteur doit encore effectuer lui-même.

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Fiche d'enregistrement fournisseur – Exemple rempli avec le générateur gratuit (données fictives)

Ce que couvre le modèle

Raison sociale, nom commercial, adresse du siège, numéros d'immatriculation et fiscal, année de création et site web
Type d'activité (fabricant, société de négoce, agent) et adresse de l'usine si elle est différente
Principaux produits, capacité de production, nombre de salariés et principaux marchés d'exportation
Certificats détenus, avec numéro, organisme émetteur et date d'expiration
Contacts pour les ventes, la qualité, l'expédition et la comptabilité
Coordonnées bancaires (nom du bénéficiaire, banque, SWIFT/BIC, IBAN ou numéro de compte), à confirmer par téléphone
Documents joints (licence commerciale, certificats, attestation bancaire)
Déclaration avec nom, fonction, signature et date, et vérifications de l'acheteur

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Pourquoi enregistrer les fournisseurs

Une fiche d'enregistrement vous donne l'identité juridique du fournisseur, le lieu où les produits sont réellement fabriqués et les personnes responsables de la qualité, de l'expédition et du paiement, avant que l'argent ne change de mains. Elle montre tôt si vous avez affaire à une usine ou à une société de négoce, et elle donne à votre service comptabilité un seul jeu approuvé de coordonnées bancaires pour payer.

Vérifiez ce que dit la fiche

Une fiche n'est que la déclaration du fournisseur lui-même. Vérifiez la licence commerciale ou l'immatriculation de l'entreprise dans le registre officiel du pays du fournisseur lorsqu'il en existe un, demandez des copies des certificats et vérifiez-les auprès de l'organisme émetteur, confirmez l'adresse de l'usine par une visite, un audit ou une société d'inspection, et vérifiez que le compte bancaire est au nom juridique du fournisseur. Contrôlez l'entreprise et ses propriétaires au regard des listes de sanctions qui s'appliquent à vous, et renseignez-vous sur l'origine des matières lorsque des interdictions d'importation liées au travail forcé s'appliquent.

Coordonnées bancaires et données personnelles

Confirmez les coordonnées bancaires en appelant un numéro de téléphone que vous connaissez déjà, et non un numéro figurant dans le même e-mail, et n'acceptez les modifications ultérieures qu'après la même vérification, car les faux e-mails de changement de coordonnées bancaires sont une fraude courante. Ne collectez que les données personnelles nécessaires à la relation commerciale, comme des coordonnées professionnelles, conservez-les en sécurité et respectez les règles de protection des données qui s'appliquent à vous. Mettez la fiche à jour lorsque les informations du fournisseur changent et réexaminez-la de temps en temps.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une fiche d'enregistrement fournisseur ?

Un formulaire qu'un nouveau fournisseur remplit pour l'acheteur, avec ses informations juridiques et fiscales, ses produits, son usine, ses certificats, ses contacts et ses coordonnées bancaires, généralement avant la première commande ou le premier paiement.

Une fiche d'enregistrement fournisseur suffit-elle comme vérification préalable (due diligence) ?

Non. C'est la déclaration du fournisseur lui-même. L'acheteur doit encore vérifier l'immatriculation, les certificats, l'usine et le compte bancaire, et contrôler l'entreprise au regard des listes de sanctions applicables.

Comment distinguer une usine d'une société de négoce ?

Comparez l'objet social et l'adresse enregistrés avec l'adresse de l'usine, demandez des photos ou un appel vidéo depuis l'atelier de production, et confirmez-le par une visite, un audit ou une inspection.

Faut-il demander les coordonnées bancaires dans la fiche ?

Oui, afin que la comptabilité dispose d'un seul jeu approuvé de coordonnées, mais confirmez-les par téléphone en appelant un numéro que vous connaissez déjà et considérez avec méfiance tout changement ultérieur communiqué par e-mail.

Quels documents le fournisseur doit-il joindre ?

En général, la licence commerciale ou le certificat d'immatriculation, des copies des certificats de qualité ou de produit, et une attestation bancaire ou un document confirmant le nom du titulaire du compte.

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