Plantilla gratuita de formulario de alta de proveedores (ficha de información del proveedor)

Por qué dar de alta a los proveedores

Un formulario de alta le da la identidad jurídica del proveedor, el lugar donde realmente se fabrican los productos y las personas responsables de la calidad, los envíos y el pago, antes de que el dinero cambie de manos. Muestra pronto si se trata con una fábrica o con una empresa comercializadora, y ofrece a su departamento de contabilidad un único conjunto aprobado de datos bancarios para pagar.

Compruebe lo que dice el formulario

Un formulario es solo la declaración del propio proveedor. Compruebe la licencia comercial o el registro de la empresa en el registro oficial del país del proveedor cuando exista uno, pida copias de los certificados y verifíquelas con el emisor, confirme la dirección de la fábrica mediante una visita, una auditoría o una empresa de inspección, y compruebe que la cuenta bancaria está a nombre del proveedor con su razón social. Contraste la empresa y sus propietarios con las listas de sanciones que le sean aplicables y pregunte por el origen de los materiales cuando se apliquen prohibiciones de importación por trabajo forzoso.

Datos bancarios y datos personales

Confirme los datos bancarios llamando a un número de teléfono que ya conozca, no a uno que figure en el mismo correo electrónico, y acepte cambios posteriores solo después de la misma comprobación, porque los correos falsos de cambio de datos bancarios son un fraude frecuente. Recoja solo los datos personales que necesite para la relación comercial, como los datos de contacto laborales, manténgalos seguros y cumpla las normas de protección de datos que le sean aplicables. Actualice el formulario cuando cambien los datos del proveedor y revíselo de vez en cuando.